Кава за рахунок роботодавця: чи платити ПДФО і військовий збір
Кава, чай і вода з кулера, які роботодавець купує для загального споживання в офісі, не є доходом працівника: ПДФО і військовий збір з їхньої вартості не утримують. Так 6 листопада 2026 року пояснила Державна податкова служба. Податок може з’явитися тоді, коли благо отримує конкретна людина, наприклад компенсація її особистих витрат на каву.
Питання здається дрібним, але на перевірках воно спливає регулярно: витрати на напої є майже в кожному офісі, а межа між «для всіх» і «для когось» у документах часто не проведена. Розбираємо, що саме сказала ДПС, де проходить ця межа і що варто мати в бухгалтерії.
Що змінилося: позиція ДПС від 6 листопада 2026 року
У новині від 06.11.2026 податкова служба відповіла на питання, чи має працівник платити податки з кави, чаю і води за рахунок роботодавця (роз’яснення ДПС). Логіка така. Податковий кодекс дозволяє вважати безоплатне харчування від роботодавця додатковим благом, але лише за певних умов, і головна з них: дохід має отримати конкретна людина.
Якщо напоями в офісі можуть вільно користуватися всі працівники і відвідувачі, персонального доходу немає. ДПС формулює це так: такі напої «не вважаються персональним доходом окремого працівника». Отже, немає й об’єкта оподаткування ПДФО. Військовий збір рахують з того самого доходу, що й ПДФО (пункт 16-1 підрозділу 10 розділу XX ПКУ), тому за загального споживання не виникає і його.
Окремо ДПС зазначила: подавати річну декларацію про майновий стан і доходи через офісну каву працівнику не потрібно.
Кого стосується
- ТОВ і приватних підприємств, які закуповують воду, каву, чай для офісу, складу чи виробничого майданчика;
- представництв і філій іноземних компаній, де пакет для працівників часто ширший за кулер і кавоварку;
- громадських організацій і благодійних фондів, у яких витрати на офіс ідуть з кошторису проєкту і донор питає, як їх оподатковано;
- бухгалтерів і кадровиків, які заповнюють додаток 4ДФ і вирішують, що є доходом працівника.
Коли кава в офісі стає доходом працівника
Ключ у роз’ясненні один: чи можна назвати конкретну людину, яка отримала благо, і його суму. Для зручності ми звели типові ситуації в таблицю.
| Ситуація | ПДФО і військовий збір | Що мати в документах |
|---|---|---|
| Кулер, кава і чай на кухні, доступні всім працівникам і відвідувачам | Не утримують, позиція ДПС від 06.11.2026 | Розпорядження про забезпечення офісу напоями, рахунки і накладні постачальника |
| Компанія відшкодовує конкретному працівнику його чек за каву | Можливе додаткове благо, ДПС радить оцінювати окремо | Підстава виплати, сума на кожну людину, рішення бухгалтерії щодо оподаткування |
| Напої чи продукти видають поіменно: набір або ліміт на людину | Ризик, що благо персоніфіковане і стає доходом | Відомість видачі з сумами на кожного працівника |
| Безоплатне харчування окремих працівників (обіди, доставка їжі) | За певних умов ПКУ вважає його додатковим благом | Перелік отримувачів, вартість на кожного, розрахунок податку |
Що зробити бухгалтерії і до якого строку
Окремого строку роз’яснення не встановлює, але навести лад варто до річної звітності за 2026 рік, поки за рік не накопичилися суми, які доведеться пояснювати.
- Оформіть розпорядження або пункт у внутрішньому положенні: напої закуповують для загального споживання в офісі, ними користуються працівники і відвідувачі.
- Купуйте напої на компанію за рахунком і накладною, а не через особисті чеки працівників з подальшою компенсацією.
- Якщо компенсації конкретним людям усе ж є, зведіть їх у відомість і разом з бухгалтером вирішіть, чи це додаткове благо. Якщо так, утримайте ПДФО і військовий збір і покажіть дохід у додатку 4ДФ.
- Перевірте, як ці витрати відображені в обліку і в декларації з податку на прибуток. ДПС у цьому роз’ясненні говорить лише про ПДФО, тож податок на прибуток і ПДВ оцінюйте окремо.
- Для проєктів НПО звірте статтю бюджету: частина донорів не приймає витрати на напої як прийнятні, навіть якщо податкових наслідків немає.
Типові помилки
- Компенсація замість закупівлі. Працівник купує каву і приносить чек, компанія повертає гроші. Так благо стає персональним, і ДПС прямо називає це випадком для окремої оцінки.
- «Загальне споживання» лише на словах. Напої видають поіменно або в межах ліміту на людину, а в документах написано «для офісу». На перевірці дивляться на фактичну практику.
- Перенесення логіки на обіди. Роз’яснення стосується кави, чаю і води. Безоплатне харчування окремих працівників ПКУ за певних умов вважає додатковим благом, тож корпоративні обіди потребують свого розрахунку.
- Немає жодних документів. Без розпорядження і первинних документів важко довести, що закупівля була для всіх, а не для конкретних людей.
Для нового бізнесу корисно відразу закласти такі правила в облікову політику. Як налаштувати облік у перші тижні ТОВ, ми писали в статті про перші тижні нового ТОВ, а строки листопада зібрали в календарі бухгалтера.
Часті запитання
Чи утримувати ПДФО з кави і чаю в офісі?
Ні, якщо напої доступні всім працівникам і відвідувачам. За роз’ясненням ДПС від 06.11.2026 це не персональний дохід, тому ПДФО і військовий збір не утримують.
Чи показувати вартість офісної кави в додатку 4ДФ?
Якщо напої для загального споживання, доходу конкретного працівника немає, тож показувати їх як дохід немає підстав. Компенсацію кави конкретній людині, визнану додатковим благом, відображають як дохід.
Чи треба працівнику декларувати каву за рахунок роботодавця?
Ні. ДПС зазначила, що через каву, чай чи воду для загального споживання подавати річну декларацію про майновий стан і доходи не потрібно.
Як ми допомагаємо
Ми ведемо зарплату і розрахунок ПДФО та перевіряємо, які виплати і блага працівникам є доходом, а які ні. Якщо треба навести лад у первинних документах і обліковій політиці, підключимо бухгалтерський аутсорсинг: від 5 000 грн на місяць для ТОВ і від 400 грн за працівника.
Підготувала Команда МК Аудит