Сертифікат CFS для Horizon Europe і Erasmus+: коли потрібен і хто видає
Сертифікат про фінансові звіти (Certificate on the Financial Statements, CFS) це звіт незалежного аудитора, який учасник гранту ЄС подає разом із фінансовим звітом. У Horizon Europe він обов’язковий, якщо запитаний внесок ЄС на ваші витрати становить 430 000 євро і більше. В Erasmus+ та інших програмах на типовій угоді ЄС поріг 325 000 євро. Рахується він окремо для кожного учасника, а не для всього консорціуму.
Для українських університетів, наукових установ, громадських організацій і компаній це вже практичне питання: Україна бере участь у Horizon Europe як асоційована країна, а українські організації входять до консорціумів Erasmus+. Розбираємо, коли сертифікат потрібен, хто може його видати і як підготуватися, щоб не затримати фінальний платіж.
Коротка відповідь
Коли для гранту ЄС потрібен сертифікат CFS і хто може його видати
За типовими угодами ЄС сертифікат про фінансові звіти (CFS) потрібен, якщо запитаний внесок ЄС на витрати одного учасника становить від 430 000 євро в Horizon Europe (від 725 000 євро після аудиту систем і процесів) або від 325 000 євро в Erasmus+. У Horizon Europe його подають, як правило, лише з фінальним звітом. Видає кваліфікований незалежний зовнішній аудитор; для українського учасника це аудитор, який має право на аудит за законом України. Витрати на сертифікат прийнятні. Для грантів з фіксованими сумами (lump sum) він зазвичай не потрібен, остаточно це визначає пункт 4.3 Data Sheet угоди.
Коли потрібен сертифікат CFS
Умови записані в пункті 4.3 Data Sheet вашої грантової угоди і в статті 24. Ось що передбачають типові угоди Єврокомісії:
| Програма | Поріг на одного учасника | Коли подається |
|---|---|---|
| Horizon Europe | Запитаний внесок ЄС на витрати від 430 000 євро; від 725 000 євро для учасників, які пройшли аудит систем і процесів (SPA) | Для більшості дій лише з фінальним звітом; для дій EIT KIC також з проміжним |
| Erasmus+ та інші програми на типовій угоді ЄС | Запитаний внесок ЄС на витрати від 325 000 євро | З проміжним або фінальним звітом, коли поріг досягнуто |
Тексти угод: типова угода Horizon Europe і типова угода Erasmus+ на порталі Єврокомісії.
Дві деталі, на яких часто помиляються. Перша: поріг рахують від запитаного внеску ЄС, а не від загальної суми проєкту, і в Horizon Europe сюди входить 25 відсотків непрямих витрат. Друга: якщо ваш грант на фіксованих сумах (lump sum), звіту про фактичні витрати немає, і сертифікат зазвичай не потрібен. Остаточну відповідь дає саме ваша угода: подивіться пункт 4.3 Data Sheet.
Хто може видати сертифікат
Угода вимагає кваліфікованого зовнішнього аудитора, незалежного від учасника, який працює за стандартами, порівнянними з Директивою ЄС 2006/43. Для організації з третьої країни, зокрема з України, це аудитор, який має право проводити аудит за національним законодавством. Державні органи можуть замість аудитора залучити компетентну незалежну посадову особу.
Аудитора учасник обирає сам. Залучати аудитора з країни координатора чи з ЄС не потрібно, і окремого переліку схвалених Єврокомісією фірм немає. Важливо інше: аудитор не повинен брати участі у веденні обліку проєкту і готуванні фінансового звіту.
Що перевіряє аудитор
Сертифікат складають за обов’язковим шаблоном Єврокомісії: технічне завдання з переліком процедур і звіт аудитора про фактичні результати. Для програм EACEA шаблон прямо посилається на стандарт ISRS 4400 про узгоджені процедури. Аудитор не висловлює думку про звіт загалом, а виконує кожну процедуру і фіксує, що знайшов. Як працює такий формат, ми пояснили в статті про звіт ISRS 4400.
Типовий набір процедур:
- витрати на персонал: трудові договори, табелі або таймшити, розрахунок годинної ставки, нарахування і сплата податків;
- субпідряд і закупівлі: чи дотримано правил найкращого співвідношення ціни і якості, чи немає конфлікту інтересів;
- відрядження, обладнання, амортизація, інші товари і послуги: первинні документи, зв’язок з проєктом, період;
- курсові різниці: перерахунок гривневих витрат у євро за правилом угоди;
- одиничні витрати, якщо вони є: чи правильно їх розраховано;
- звірка фінансового звіту з бухгалтерським обліком і банківськими виписками.
Як підготуватися і скільки часу закласти
Найчастіше сертифікат затримує не аудитор, а документи. Порада проста: домовтеся з аудитором ще в період проєкту і подивіться, як ви документуєте робочий час. Саме таймшити і розрахунок годинної ставки дають більшість зауважень у проєктах Horizon Europe.
- Закладіть витрати на сертифікат у бюджет. Вони прийнятні, у Horizon Europe їх планують у категорії «інші товари, роботи і послуги».
- Ведіть облік проєкту окремо: окремий рахунок або окрема аналітика.
- Збирайте таймшити щомісяця, а не наприкінці проєкту.
- Зберігайте документи закупівель разом з обґрунтуванням вибору постачальника.
- Плануйте 4-8 тижнів на роботу аудитора до дедлайну фінального звіту.
Перелік документів для перевірки витрат за грантом зібрано в нашому чек-листі підготовки до аудиту гранту. Про перевірку витрат за іншими грантами ЄС читайте в статті про аудит гранту ЄС.
Готуєтеся до аудиту гранту? Чек-лист документів і етапів аудиту у PDF, без реєстрації. Етапи, строки і поради на сторінці чек-листа.
Завантажити чек-лист (PDF)Часті запитання
Чи потрібен сертифікат CFS, якщо грант менший за поріг?
Ні, обов’язку немає. Але Єврокомісія або національний орган може провести власну перевірку протягом кількох років після закриття проєкту, тому документи все одно треба зберігати в порядку.
Чи може український аудитор видати CFS для Horizon Europe?
Так, якщо він кваліфікований для аудиту за законодавством України і незалежний від учасника. Угода не вимагає аудитора з ЄС і не має переліку дозволених фірм.
Хто оплачує сертифікат?
Учасник, але ці витрати прийнятні: їх закладають у бюджет проєкту і заявляють у фінансовому звіті.
Як ми допомагаємо
МК Аудит працює з 2000 року і перевіряє донорські проєкти за стандартами ISRS 4400, ISA 800 і ISA 805. Звіт складаємо за шаблоном Єврокомісії українською та англійською. Подробиці на сторінці аудиту гранту, а щоб обговорити ваш проєкт, напишіть нам: надішліть угоду, і ми підкажемо, чи потрібен сертифікат і що підготувати.
Підготувала Команда МК Аудит