Финальный аудит проекта при закрытии гранта: что готовить за три месяца до конца

Финальный аудит, это последняя проверка перед тем, как донор признает проект завершённым и закроет финансовые обязательства. От его результата зависит, будут ли признаны все расходы, придётся ли возвращать часть средств и получит ли организация положительную характеристику для следующих конкурсов.

Главная ошибка большинства организаций, это начинать подготовку тогда, когда проект уже закончился. К этому моменту часть документов собрать невозможно: поставщики не выдают дубликаты, сотрудники уволились, а неправильно оформленные закупки уже не переиграть. Ниже, план подготовки, который стоит запустить примерно за три месяца до завершения.

Чем финальный аудит отличается от промежуточного

Промежуточная проверка охватывает часть периода и нужна, чтобы выявить проблемы, пока их ещё можно исправить. Финальный аудит охватывает весь срок проекта, включая периоды, которые уже проверялись, и завершается заключением, на основании которого донор принимает финальный финансовый отчёт.

Второе отличие, это предмет проверки. Кроме расходов, аудитор оценивает закрытие проекта как процесс: возвращены ли неиспользованные средства, переданы ли активы, закрыты ли обязательства перед работниками и подрядчиками, завершены ли договоры. Формат отчёта определяет техническое задание донора и это может быть ISA 805, ISRS 4400 или шаблон донора; сравнение форматов есть в статье о стандартах ISA 800, ISA 805 и ISAE 3000.

За три месяца: сверка бюджета

Первый шаг, это построить таблицу «бюджет, факт, отклонение» по каждой статье с начала проекта. На этом этапе становятся видны проблемы, которые ещё можно решить:

• статьи, по которым израсходовано больше, чем предусмотрено бюджетом, и нужно письменное согласование донора на перераспределение;
• статьи с большим неизрасходованным остатком: остаётся время использовать средства по назначению или согласовать изменение;
• расходы, которые фактически относятся к другому проекту или к общей деятельности и должны быть перенесены;
• расходы после даты завершения периода приемлемости.

Доноры почти всегда разрешают перераспределение в пределах согласованного процента, но только по предварительному письменному обращению. Письмо, отправленное за неделю до закрытия, обычно уже не спасает.

За два месяца: документы и закупки

Второй шаг, это сплошная проверка папки проекта. По каждому существенному расходу должны быть договор, счёт, акт или накладная, платёжный документ и банковская выписка. Отдельно проверяются закупки: собраны ли ценовые предложения, есть ли протокол выбора, нет ли конфликта интересов. Детали, это тема статьи о проверке закупок в грантовом проекте.

Одновременно проверяются документы по персоналу: договоры, приказы, табели, таймшиты, расчётные ведомости, отчётность по НДФЛ и единому взносу. Если сотрудник занят в нескольких проектах, нужно подтверждение распределения времени за каждый месяц, а не одна справка в конце.

За один месяц: активы, остатки, обязательства

Оборудование и имущество

Составляется перечень всего, что приобретено за средства проекта, с инвентарными номерами и местом нахождения. Соглашение определяет, что происходит дальше: передача бенефициару, партнёру, целевой группе или оставление в организации. Каждое действие оформляется актом. Проведите инвентаризацию до закрытия, а не после.

Неиспользованные средства

Остаток на счёте проекта сверяется с расчётом в финальном отчёте. Если средства подлежат возврату, платёж делается до подачи отчёта, а платёжное поручение прилагается к пакету. Проценты, начисленные банком на остаток, в большинстве соглашений также подлежат возврату или отражению как доход проекта.

Обязательства

Закрываются расчёты с подрядчиками, выплачиваются компенсации за неиспользованные отпуска, завершаются договоры аренды. Кредиторская задолженность на дату закрытия, это вопрос, который аудитор задаст обязательно.

Пакет документов для аудитора

Блок	Что подаётся
Соглашение	Договор с донором, бюджет, все приложения и письменные изменения
Отчётность	Промежуточные отчёты, финальный финансовый и нарративный отчёт
Учёт	Оборотно-сальдовая ведомость по проекту, аналитика по статьям бюджета, банковские выписки
Расходы	Первичные документы по выборке аудитора или сплошным порядком
Закупки	Предложения, протоколы, договоры, акты
Персонал	Договоры, таймшиты, ведомости, налоговая отчётность
Активы	Инвентаризация, акты передачи
Закрытие	Расчёт остатка, платёжное поручение на возврат, справка банка

Сколько времени закладывать

Сам аудит проекта среднего размера занимает от двух до четырёх недель после получения полного пакета. К этому стоит добавить время на подготовку документов внутри организации и на ответы по запросам аудитора. Если донор установил дедлайн подачи финального отчёта, аудитора приглашают не позднее чем за полтора месяца до этой даты.

Ещё одна практическая деталь: аудитор, который делал промежуточную проверку этого же проекта, выполняет финальный аудит быстрее, потому что уже знает систему учёта и документооборот организации.

Типичные замечания в финальных отчётах

• расходы, совершённые после завершения периода приемлемости, или оплаченные после закрытия счёта;
• превышение по статье бюджета без письменного согласования донора;
• закупка без конкурентной процедуры там, где сумма превышает порог, установленный донором;
• заработная плата без таймшитов или с распределением, не подтверждённым документально;
• оборудование не инвентаризировано, судьба активов после проекта не задокументирована;
• неиспользованный остаток не возвращён или возвращён без подтверждения;
• финальный отчёт не сверяется с данными бухгалтерского учёта.

Большинство этих пунктов исправляются, если их найти за два-три месяца до конца. Именно поэтому промежуточная проверка стоит дешевле, чем возврат средств донору.

МК Аудит проводит промежуточные и финальные аудиты донорских проектов с 2000 года, входит в реестр аудиторов ОСНАД (№4624) и в сеть DFK International. Отчёты готовим на украинском и английском, при необходимости в шаблоне донора. Если ваш проект завершается в ближайшие месяцы, оставьте заявку: посмотрим техническое задание донора и составим график подготовки. Коммерческое предложение после ознакомления с заданием, ответ в течение 1 дня.