Аудит проєкту GIZ: вимоги до звітності, документи та строки

GIZ (Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit): один із найактивніших донорів в Україні. Німецьке товариство міжнародного співробітництва фінансує проєкти громад, НПО, освітніх і бізнес-об’єднань через договори про фінансування (грантові угоди, місцеві субсидії) та договори про надання послуг.

Умови GIZ щодо фінансової звітності відомі своєю деталізацією. Організація має вести окремий облік, дотримуватися бюджету за статтями, документувати кожну закупівлю і в багатьох випадках подати звіт незалежного аудитора. Помилки в цих речах призводять до повернення коштів, і саме тому варто зрозуміти вимоги на старті проєкту, а не за місяць до дедлайну.

У цій статті ми узагальнили досвід «МК Аудит» із перевірки проєктів GIZ: які документи потрібні, що дивиться аудитор, які зауваження трапляються найчастіше та як розпланувати строки.

Які договори укладає GIZ і де виникає аудит

Для української організації найчастіше йдеться про три формати співпраці:

• Договір про фінансування (Financing Agreement, Zuschussvertrag). GIZ надає кошти на реалізацію проєкту організації-партнера. Організація звітує про використання за статтями бюджету, а GIZ відшкодовує або авансує витрати.
• Місцева субсидія (Local Subsidy). Спрощений формат для менших сум, часто з коротшим періодом і меншим пакетом звітності.
• Договір про надання послуг. Організація виступає підрядником і отримує оплату за результат. Фінансова звітність про витрати тут зазвичай не потрібна, натомість перевіряються акти виконаних робіт.

Обов’язок аудиту виникає в договорах про фінансування. Умови договору визначають, чи потрібен аудит для проміжних звітів, чи лише для остаточного, і хто оплачує послуги аудитора (як правило, витрати на аудит закладають у бюджет проєкту). Вимоги до аудитора та обсягу перевірки викладені у технічному завданні, яке GIZ додає до договору.

Вимоги GIZ до фінансової звітності

Формат звіту

Фінансовий звіт подається за формою GIZ: перелік витрат за статтями бюджету з порівнянням запланованих і фактичних сум, розрахунок залишку авансу, доходів (включно з відсотками банку) і суми до перерахування або повернення. Звіт супроводжується переліком первинних документів із зазначенням номера, дати, контрагента, суми у валюті платежу та у валюті договору.

Ведення обліку

GIZ очікує, що кошти проєкту обліковуються окремо: окремий банківський рахунок або, як мінімум, окрема аналітика в бухгалтерській системі. Кожна витрата має бути простежувана від бюджетної статті до платіжного документа. Змішування коштів кількох донорів на одному рахунку без аналітичного розподілу: типова причина зауважень.

Бюджетна дисципліна

Витрати визнаються лише в межах затвердженого бюджету. Договір передбачає певну гнучкість між статтями; перевищення понад дозволений відсоток потребує письмової згоди GIZ до моменту здійснення витрат, а не після.

Закупівлі

Договори GIZ містять правила закупівель для партнера: для закупівель понад установлений поріг потрібно отримати кілька порівнюваних пропозицій (як правило, не менше трьох), задокументувати оцінку та вибір. Для великих сум процедура ускладнюється. Порогові значення зазначено у договорі або в загальних умовах GIZ, які до нього додаються.

Валюта та курс

Договір фіксує валюту (зазвичай євро) та метод перерахунку витрат у гривні. Курсові різниці мають бути розраховані послідовно і задокументовані. Позитивні курсові різниці, як і відсотки на залишок, зазвичай зменшують суму до перерахування від GIZ.

Зберігання документів

Оригінали первинних документів зберігаються протягом строку, визначеного договором, і мають бути доступні для перевірок GIZ, німецьких державних органів та аудиторів. На практиці йдеться про багаторічний період після завершення проєкту.

Що перевіряє аудитор проєкту GIZ

Залежно від технічного завдання аудит проводиться як аудит фінансового звіту спеціального призначення за МСА 800/805 із висловленням думки або як завдання з узгоджених процедур за ISRS 4400. У першому випадку аудитор висловлює думку, чи фінансовий звіт проєкту у всіх суттєвих аспектах складено відповідно до умов договору з GIZ. У другому: повідомляє фактичні результати за переліком процедур.

В обох випадках аудитор:

1. звіряє фінансовий звіт із даними бухгалтерського обліку та банківськими виписками;
2. перевіряє відповідність витрат бюджету і періоду реалізації;
3. перевіряє первинні документи за вибіркою або суцільно: договори, рахунки, акти, накладні, платіжні доручення;
4. оцінює дотримання правил закупівель GIZ для кожної закупівлі понад поріг;
5. перевіряє витрати на персонал: договори, табелі, нарахування податків та внесків;
6. перевіряє коректність перерахунку валют і облік відсотків;
7. перевіряє, чи відображено доходи, залишки авансу та обладнання, придбане за кошти проєкту;
8. формує звіт за структурою, передбаченою технічним завданням GIZ, українською та за потреби англійською мовами.

Про наш підхід до таких завдань читайте на сторінці аудит грантів і донорських проєктів.

Документи для аудиту: чекліст

Група	Що підготувати
Договірна база	Договір із GIZ з усіма додатками, бюджет, листування про зміни та погодження
Звіт	Фінансовий звіт за формою GIZ, перелік витрат, звірка з обліком, попередні звіти та коментарі GIZ
Банк і каса	Виписки за рахунком проєкту за весь період, касова книга, авансові звіти
Персонал	Договори, накази, табелі, розрахункові відомості, підтвердження сплати ПДФО, військового збору, ЄСВ
Закупівлі	Запити, пропозиції, протоколи оцінки, договори з постачальниками, акти, накладні, платіжки
Заходи	Програми, списки учасників із підписами, договори з тренерами, рахунки за оренду і харчування
Активи	Реєстр обладнання, придбаного за проєктом, акти введення в експлуатацію, інвентаризація
Партнери та субгранти	Договори з партнерами, їхні звіти та первинні документи

Типові зауваження аудиторів

• Витрати не збігаються з бюджетною статтею або перевищують її без погодження GIZ.
• Немає доказів порівняння пропозицій для закупівель понад поріг.
• Табелі відсутні, підписані заднім числом або не збігаються з розрахунком зарплати.
• Відсотки на залишок коштів не відображено у звіті.
• Використано курс, що не відповідає умовам договору.
• Готівкові виплати учасникам без підписаних відомостей.
• Список учасників заходу не збігається з кількістю оплачених місць чи харчування.
• ПДВ включено до витрат, хоча організація має право на відшкодування.
• Документи партнерів надано лише у вигляді зведеної таблиці без первинки.

Більшість зауважень можна усунути ще до фіналізації звіту, якщо аудитор працює з організацією у режимі діалогу, а не «приїхав, зафіксував, поїхав». Ми надсилаємо попередній перелік винятків і даємо час на пояснення та пошук документів.

Строки: як розпланувати

Договір із GIZ визначає строк подання фінансового звіту після завершення періоду звітності або проєкту, і цей строк зазвичай складає кілька тижнів або місяців. Аудиторський звіт подають разом із фінансовим або невдовзі після нього. Практична рекомендація:

1. Обирайте аудитора та підписуйте договір ще до завершення проєкту, щоб аудитор міг ознайомитися з договором і бюджетом.
2. Закладайте на аудит два-чотири тижні з моменту передачі повного пакета документів.
3. Залишайте один-два тижні на усунення винятків і внесення виправлень до звіту.
4. Погодьте з менеджером GIZ, чи потрібен звіт англійською мовою.

Якщо облік проєкту ведеться неідеально, доцільно замовити бухгалтерську перевірку або передати бухгалтерський облік проєкту фахівцям, які вже працювали з формами GIZ.

Готуєте звіт для GIZ і потрібен аудит? Залиште заявку: ми ознайомимося із завданням і надішлемо комерційну пропозицію. Відповідаємо протягом 1 дня.