Гранти посольств і приватних фондів: звітність і аудит невеликих проєктів

Крім великих програм ЄС, агенцій ООН і державних агенцій розвитку, значна частина проєктів громадських організацій в Україні фінансується посольствами, консульствами та приватними фондами. Це малі й середні гранти з коротким строком і простішими правилами, але саме через простоту вони створюють специфічні проблеми при перевірці.

Нижче розбираємо, чим така співпраця відрізняється від великих донорських програм, що містить типова угода, як готувати фінансовий звіт і коли для малого гранту потрібен аудит.

Чим малі гранти відрізняються

Перше, це обсяг документів угоди. Замість сотні сторінок загальних умов буде договір на кілька аркушів плюс бюджет. Це зручно, але й ризиковано: багато питань в угоді просто не врегульовані, і організація ухвалює рішення на власний розсуд, а донор оцінює його постфактум.

Друге, це строки. Проєкт може тривати від трьох місяців до року, а звітувати треба швидко після завершення. Часу на виправлення документів практично немає.

Третє, це відсутність окремих правил закупівель у багатьох таких угодах. Це не означає, що конкурентність не потрібна: донор все одно очікує обґрунтованих цін, а за їх відсутності може не визнати витрату. Практичне рішення, це застосувати власне положення про закупівлі організації, як описано у статті про закупівлі у грантовому проєкті.

Що зазвичай вимагає донор

• фінансовий звіт у форматі бюджету, з поділом на статті та порівнянням план і факт;
• реєстр витрат з датами, контрагентами, номерами документів і сумами;
• копії первинних документів, часто за всіма витратами, а не за вибіркою;
• банківські виписки за рахунком проєкту;
• наративний звіт з фотографіями та підтвердженням видимості донора;
• підтвердження повернення невикористаного залишку.

Особливість малих грантів: копії документів часто подаються повністю. Для проєкту на кілька десятків операцій це реально, і саме тому якість оформлення кожного документа має більше значення, ніж у великому проєкті з вибірковою перевіркою.

Валюта і курсові різниці

Посольства і фонди зазвичай перераховують кошти в іноземній валюті. Далі виникає класичне питання: за яким курсом показувати витрати у звіті. Варіанти, які зустрічаються в угодах:

Підхід	Як рахують	Де ризик
Курс дати надходження	Уся сума гранту фіксується за курсом зарахування	Різниця з фактичними витратами лягає на організацію
Курс дати операції	Кожна витрата перераховується за курсом свого дня	Потрібен акуратний облік по кожній операції
Середній курс періоду	Застосовується один курс за період	Приймається не всіма донорами

Якщо угода мовчить, безпечніше застосувати курс дати операції, як того вимагають правила бухгалтерського обліку, і додати до звіту пояснювальну записку з розрахунком. Курсові різниці за залишком коштів показуються окремим рядком, а не «розчиняються» у витратах.

Коли потрібен аудит

Для малих грантів аудит вимагається не завжди. Типові ситуації, коли він потрібен:

• сума гранту перевищує поріг, встановлений донором для обов’язкової перевірки;
• організація отримує від цього донора кілька грантів поспіль;
• донор має внутрішнє правило перевіряти нових партнерів після першого проєкту;
• у попередньому звіті були суттєві питання;
• грант фінансується з коштів державного бюджету країни-донора, що часто автоматично додає вимогу незалежної перевірки.

Формат перевірки для малих проєктів найчастіше, це узгоджені процедури за ISRS 4400 або перевірка у шаблоні донора: аудитор не висловлює думку, а підтверджує фактичні результати за переліком процедур. Порівняння форматів є у статті про стандарти ISA 800, ISA 805 та ISAE 3000.

Типові проблеми у звітах за малими грантами

• витрати підтверджені лише чеками без договорів там, де сума цього вимагає;
• оплата фізичним особам без договору і без утримання податків;
• готівкові розрахунки без належного оформлення підзвітних сум;
• витрати за проєктом проведені з основного рахунку організації без окремої аналітики;
• у звіті вказані суми у валюті, а в обліку в гривні, звірка неможлива;
• немає доказів видимості: логотип донора на матеріалах, згадка у публікаціях;
• залишок не повернуто, бо про це не було прямо написано в угоді.

Як спростити собі роботу

Три практики закривають більшість питань. Перша, це окремий рахунок або хоча б окрема аналітика проєкту в обліку з першого дня. Друга, це папка проєкту, у якій документи складаються в порядку статей бюджету, а не за датами: у такому вигляді донор і аудитор знаходять потрібне без запитів. Третя, це проміжна самоперевірка на середині строку, коли ще можна дооформити документи.

Організаціям, які ведуть кілька малих грантів одночасно, зручно вести облік з проєктною аналітикою на аутсорсі разом з підготовкою звітів донорам: тоді фінансовий звіт формується з обліку, а не збирається вручну в таблиці. Про формат роботи ми пишемо на сторінці бухгалтерія для НПО і бізнесу.

МК Аудит працює з донорськими проєктами будь-якого розміру з 2000 року, входить до реєстру аудиторів ОСНАД (№4624) і до мережі DFK International. Ми готуємо звіти українською та англійською і у шаблоні донора. Якщо ваш проєкт від посольства чи фонду завершується і потрібна перевірка, залиште заявку: комерційна пропозиція після ознайомлення із завданням, відповідь протягом 1 дня.