Остаток средств гранта: что делать в конце проекта

Что делать с деньгами, которые остались в конце проекта

Проект заканчивается, на счёте остаток. Соблазн потратить его за последнюю неделю на что-то полезное велик, и именно так возникает большинство снятых расходов в финальном отчёте. Ниже что входит в остаток, какие есть законные варианты, в какие сроки и какие документы нужны.

Остаток это не только деньги на счёте

Донор считает остатком всё, что осталось от проекта, а не только цифру в выписке:

• Неизрасходованные средства на проектном счёте и в кассе.
• Проценты, начисленные банком на остаток проектных средств.
• Курсовой доход, если курс сыграл в пользу проекта.
• Возвраты от поставщиков: переплаты, средства за неоказанные услуги, возвращённые авансы.
• Неиспользованные материалы и оборудование, купленные за средства проекта.

Всё это показывается в финальном отчёте отдельно. Пропустить проценты или курсовой доход легче всего, и именно их аудитор находит быстрее всего: они видны в выписке.

Четыре законных варианта

1. Вернуть донору. Базовый сценарий. Срок обычно от тридцати до шестидесяти дней после даты завершения, точный срок в договоре. Перевод делается на реквизиты, указанные донором письменно, с назначением платежа, ссылающимся на номер соглашения.
2. Продлить проект без дополнительного финансирования. По-английски это no-cost extension. Срок сдвигается, бюджет остаётся, остаток тратится по тому же бюджету. Согласовывается письменно до даты завершения, а не после.
3. Перераспределить между статьями. Если экономия возникла в одной статье, а в другой не хватает, донор может разрешить перенос. Большинство соглашений допускает движение в пределах определённого процента без отдельного разрешения, остальное только с письменным согласованием.
4. Перенести в следующую фазу. Возможно, если донор продолжает финансирование и прямо разрешил это в решении. Устно не считается.

Общее во всех вариантах, кроме возврата: решение должно быть письменным и датированным раньше, чем закончился проект.

Чего делать нельзя

• Тратить остаток на статьи, которых нет в бюджете. Даже если расход полезен и связан с проектом.
• Закупать наперёд материалы или услуги, которые будут потреблены после завершения проекта. Донор смотрит на дату получения, а не на дату оплаты.
• Платить авансом за следующий год аренду, связь, подписки. Классическая попытка освоить остаток, которую снимают всегда.
• Оставлять проценты себе без письменного разрешения.
• Возвращать средствами организации с другого счёта, не показав движение по проектному. Донор должен видеть цепочку.

Что делать с оборудованием

Оборудование, купленное за средства проекта, не является автоматически собственностью организации. Судьба определяется соглашением и подтверждается письменным решением донора: передать организации, передать бенефициарам, вернуть, продать с возвратом средств. Без такого решения оборудование в финальном отчёте остаётся открытым вопросом.

Нужны: перечень с инвентарными номерами, стоимостью и местом хранения, акт приёма-передачи, решение донора. Если оборудование передано бенефициарам, нужны акты с каждым получателем.

Что проверяет аудитор

• Сверку: получено от донора минус израсходовано минус возвращено, и равен ли результат нулю.
• Выписку с проектного счёта за последний месяц и платёжку о возврате.
• Даты: относятся ли все расходы последнего месяца к периоду проекта.
• Проценты за весь период и то, как организация ими распорядилась.
• Переписку с донором о продлении, перераспределении или судьбе оборудования.
• Нет ли предоплат за периоды после завершения проекта.

План последнего месяца

1. За тридцать дней до завершения посчитать ожидаемый остаток и написать донору, если нужно продление или перераспределение.
2. Остановить новые закупки, если товар или услуга не будут получены до даты завершения.
3. Собрать все акты и накладные за последний месяц сразу, не дожидаясь отчёта.
4. Запросить в банке справку о начисленных процентах за весь период проекта.
5. Сделать сверку и вернуть остаток в срок, сохранив платёжное поручение.

Если нужна проверка

Мы с 2000 года проверяем проекты международной технической помощи и видим, что большинство проблем финального отчёта рождается в последний месяц. Напишите, когда заканчивается проект и каков примерно остаток, и мы скажем, что успеть сделать до даты завершения. Коммерческое предложение после ознакомления с заданием.