Расходы на персонал в донорском проекте: таймшиты, распределение ставок, что проверяет аудитор

Оплата труда, это самая крупная статья бюджета в большинстве донорских проектов и одновременно та, по которой аудиторы задают больше всего вопросов. Причина не в сомнениях относительно реальности выплат, а в том, что донор оплачивает не работника вообще, а конкретный вклад человека в конкретный проект. Доказать этот вклад можно только документами.

Ниже разбираем, как оформить персонал в проекте, как распределить расходы между несколькими источниками финансирования и что именно проверяет аудитор.

Трудовой договор или договор ГПХ

Проектная команда обычно состоит из двух групп. Первая, это работники по трудовым договорам: координатор, бухгалтер, менеджер направления. Вторая, это исполнители по договорам гражданско-правового характера: тренеры, эксперты, переводчики, разработчики, привлечённые на отдельные задачи.

Ошибка, которую аудиторы видят регулярно, это оформление постоянной работы через ГПХ. Если человек работает ежедневно, подчиняется правилам внутреннего распорядка и выполняет трудовую функцию, а не разовый результат, это трудовые отношения. Риск здесь двойной: переквалификация со стороны контролирующих органов и замечание донора, который увидит, что организация избегает налогов за счёт проекта.

С другой стороны, для короткого задания с чётким результатом договор ГПХ, это нормальный инструмент. Ключевое, это акт с описанием выполненной работы, а не формулировка «услуги по договору».

Таймшиты: зачем и как

Таймшит, это документ, в котором работник фиксирует, сколько времени и на какие проекты потрачено в течение месяца. Доноры требуют таймшиты почти всегда, когда человек занят более чем в одном проекте или частично финансируется из собственных средств организации.

Рабочий таймшит содержит: месяц, фамилию, должность, перечень проектов с кодами, количество часов или процент по каждому, общий итог, подпись работника и подпись руководителя. Заполняется ежемесячно, а не в конце проекта. Ретроспективно составленные таймшиты, подписанные одним днём за полтора года, аудитор определяет сразу.

Частые требования доноров: итог за месяц не должен превышать норму рабочего времени, а сумма процентов по всем проектам одного человека не должна превышать 100. Если работник в двух проектах на полную ставку, это автоматическое замечание в обоих.

Распределение расходов между проектами

Заработная плата работника, занятого в нескольких направлениях, распределяется по фактически отработанному времени. Схема такая:

• начисление за месяц берётся в полной сумме, вместе с единым взносом;
• доля каждого проекта определяется по таймшиту;
• сумма распределяется и отражается в учёте с аналитикой проекта и статьи бюджета;
• расчёт хранится как отдельный документ к ведомости.

Административный персонал, бухгалтер или офис-менеджер, часто финансируется из нескольких проектов в фиксированных долях, согласованных в бюджетах. Тогда подтверждением является не таймшит, а утверждённая методика распределения, последовательно применяемая в течение года. Общие принципы такого учёта описаны в статье об учёте грантов по проектам.

Что входит в расходы на персонал

Доноры по-разному относятся к премиям и бонусам: часть разрешает их только при наличии утверждённого положения, часть не признаёт вообще. Это стоит выяснить до начисления, а не после замечания аудитора.

Налоги и отчётность

Средства гранта не освобождают организацию от обязанностей налогового агента. С выплат удерживается налог на доходы физических лиц и военный сбор, начисляется единый взнос, подаётся соответствующая отчётность. Аудитор сверяет суммы в проектном отчёте с расчётными ведомостями и с поданной отчётностью: расхождение между ними, это сигнал, что часть выплат не проведена официально.

Типичные замечания аудиторов

• таймшитов нет, хотя работник занят в нескольких проектах;
• таймшиты составлены задним числом, все подписи одной датой;
• сумма ставок одного человека по проектам превышает полную занятость;
• в проект списано 100 процентов зарплаты бухгалтера, обслуживающего всю организацию;
• договор ГПХ без акта или с актом без описания результата;
• премия выплачена без приказа и без согласования донора;
• суммы в отчёте донору не совпадают с расчётными ведомостями;
• выплаты проведены после завершения периода приемлемости.

Как подготовиться

Минимальный комплект, который стоит иметь за каждый месяц проекта: расчётная ведомость, таймшиты всех задействованных работников, расчёт распределения, платёжные документы, выписка из учёта с аналитикой проекта. Если этот комплект формируется ежемесячно, аудит расходов на персонал проходит быстро и без корректировок.

Организациям, которые ведут несколько проектов одновременно, удобнее передать расчёт зарплаты и кадровый учёт на аутсорсинг вместе с проектной аналитикой: тогда таймшиты, распределение и отчётность согласованы между собой по определению. О таком формате мы пишем на странице бухгалтерия для НПО и бизнеса.

МК Аудит проверяет расходы донорских проектов с 2000 года, входит в реестр аудиторов ОСНАД (№4624) и в сеть DFK International. Отчёты готовим на украинском и английском, при необходимости в шаблоне донора. Если нужно проверить оформление персонала в проекте до отчёта донору, оставьте заявку: коммерческое предложение после ознакомления с заданием, ответ в течение 1 дня.