ФЛП в грантовом проекте: когда донор принимает, когда снимает

Можно ли привлекать ФЛП в грантовом проекте

Можно, и большинство доноров это принимает. Но именно эта форма даёт больше всего снятых расходов на аудите, потому что организации оформляют через ФЛП то, что по сути является трудовыми отношениями. Ниже граница, за которой донор или налоговая переквалифицируют договор, и перечень документов, который эту границу держит.

Когда донор принимает ФЛП без вопросов

У работы есть результат, а не процесс. Разработанный сайт, проведённое исследование, учебный модуль, перевод. Есть что описать в акте.
Исполнитель не зависит от организации. Работает своим оборудованием, сам выбирает время, имеет других заказчиков.
Оплата привязана к результату. За этап или за объём, а не одинаковая сумма дважды в месяц.
Исполнителя выбрали по процедуре. Три предложения или тендер, в зависимости от суммы и правил донора.

Когда донор снимает расход

Проблема почти всегда одна: под видом ФЛП в проекте работает фактический сотрудник. Признаки трудовых отношений перечислены в статье 21 Кодекса законов о труде, и аудитор смотрит именно на них:

исполнитель лично выполняет работу и не может привлечь замену;
работает по графику организации и на её рабочем месте;
подчиняется руководителю проекта, получает ежедневные указания;
получает одинаковую сумму с одинаковой периодичностью независимо от объёма;
интегрирован в структуру: имеет корпоративную почту, должность, числится в команде;
организация обеспечивает его оборудованием и материалами.

Если признаков несколько, договор считается трудовым по содержанию независимо от названия. Для донора это неприемлемый расход, для налоговой это доначисление НДФЛ, военного сбора и ЕСВ, для организации ещё и штраф за неоформленного работника.

Что ещё смотрит донор

Конфликт интересов. ФЛП, зарегистрированный на члена правления, руководителя или их родственника, снимается почти всегда. Если такой договор объективно нужен, его согласовывают с донором письменно до подписания.
Группа и виды деятельности. КВЭД в реестре должен соответствовать тому, что написано в договоре. Расхождение это формальный повод снять расход.
Лимит дохода. Если ФЛП превысил годовой лимит своей группы, часть платежей может оказаться проблемной. Лимиты пересматривают ежегодно, проверять нужно на дату договора.
Рыночность цены. Донор сравнивает ставку с рынком. Обоснование это либо процедура отбора, либо письменное сравнение с несколькими предложениями.

Документы, которые должны быть на каждого ФЛП

Договор об оказании услуг с описанием результата, сроков и порядка приёмки.
Техническое задание или описание работ, если договор рамочный.
Акты приёмки за каждый период оплаты с конкретным перечнем сделанного. Формулировку «услуги оказаны в полном объёме» без детализации аудитор не принимает.
Платёжные документы с назначением, которое ссылается на договор и акт.
Выписка из реестра плательщиков единого налога на дату договора.
Документы процедуры отбора, если сумма превышает порог донора.
Результат работы в материальной форме: файл, отчёт, презентация, фото мероприятия.

Что проверяет аудитор

Есть ли все семь документов из списка выше и согласуются ли даты между ними.
Описывает ли акт конкретный результат, а не общие слова.
Нет ли признаков трудовых отношений в содержании договора и в графике платежей.
Не совпадает ли ФЛП со связанными с организацией лицами.
Соблюдена ли процедура отбора и есть ли обоснование цены.
Есть ли результат работы в материальной форме. Его отсутствие превращает расход в неподтверждённый.

Пять ошибок, из-за которых снимают деньги

Одинаковая сумма ежемесячно за «консультационные услуги». Выглядит как зарплата и проверяется как зарплата.
Акт без перечня работ. Самая частая причина снятия и самая легко исправимая до аудита.
ФЛП зарегистрирован после даты начала работ. Даты в договоре и в выписке из реестра должны совпадать либо договор должен начинаться позже.
Нет ни одного файла с результатом. Исследование оплачено, текста исследования нет.
Процедура отбора проведена после подписания договора. Донор смотрит на даты, и задним числом это видно.

Когда лучше оформить трудовой договор

Если человек нужен постоянно, работает по графику организации и выполняет процесс, а не разовый результат, дешевле оформить трудовой договор сразу. В бюджете это статья расходов на персонал, доноры её принимают, а риск доначислений и снятых расходов исчезает. Попытка сэкономить на налогах через ФЛП в таких случаях стоит дороже самой экономии.

Можно ли платить ФЛП, который является членом правления организации

Формального запрета нет, но это прямой конфликт интересов, и доноры снимают такие расходы почти всегда. Если работа действительно нужна именно этому человеку, решение принимает правление без его участия, а договор согласовывается с донором письменно до подписания.

Что написать в акте, чтобы его приняли

Конкретный перечень: что именно сделано, в каком объёме, за какой период, со ссылкой на пункты технического задания. Если есть материальный результат, назвать его и приложить к акту. Фраза «услуги оказаны в полном объёме, стороны претензий не имеют» без детализации аудитором не принимается.

Сколько предложений нужно собрать перед выбором ФЛП

Зависит от порога в правилах донора, обычно от трёх предложений для сумм выше определённой границы. Предложения должны быть собраны до подписания договора и храниться вместе с решением о выборе и его обоснованием.

Считается ли ФЛП административным расходом проекта

Зависит от того, что он делает. Бухгалтер или офис-менеджер проекта это административный расход и входит в лимит админрасходов. Тренер, исследователь, разработчик это прямые расходы мероприятия. Неправильная классификация приводит к превышению лимита админрасходов и снятию разницы.

Если нужна проверка

Мы с 2000 года проверяем проекты международной технической помощи и видим договоры с ФЛП в каждом проекте. Напишите, какого донора и какой период нужно проверить, и мы скажем, какие договоры посмотреть первыми и каких документов не хватает. Коммерческое предложение после ознакомления с заданием.