Факсимиле на первичных документах с 30.10.2026: что изменил приказ Минфина № 514
С 30 октября 2026 года бухгалтерское Положение № 88 больше не содержит нормы о факсимиле на первичных документах. Это не запрет: ставить факсимильную подпись на актах и накладных по-прежнему можно, но только на условиях статьи 207 Гражданского кодекса, то есть по письменному согласию сторон с образцами подписи.
Для большинства компаний это означает ревизию договоров с контрагентами и собственных форм первички. Ниже объясняем, что именно изменил приказ Минфина № 514, кого это касается и что сделать, чтобы налоговая и аудитор не поставили под сомнение ваши документы.
Что изменилось
Минфин приказом от 02.10.2026 № 514 внёс изменения в Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учёте (Положение № 88). Приказ зарегистрирован в Минюсте 15.10.2026 за № 1386/46780 и опубликован в «Официальном вестнике Украины» № 88 от 30.10.2026. По пункту 3 приказа он вступает в силу со дня официального опубликования, то есть с 30 октября 2026 года. Текст документа: zakon.rada.gov.ua.
Изменений два.
Факсимиле. Из пункта 2.4 Положения № 88 исключён абзац второй, который описывал использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов. Раньше бухгалтеры ссылались на этот абзац как на самостоятельное основание для факсимиле. Теперь такого основания в бухгалтерском положении нет, и единственной нормой остаётся часть 3 статьи 207 Гражданского кодекса: факсимиле допускается в случаях, установленных законом или иными актами гражданского законодательства, либо по письменному согласию сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога собственноручной подписи.
Собственные формы первички. В пункте 2.6 уточнено: когда предприятие разрабатывает собственные формы первичных документов (потому что типовых или специализированных форм нет), оно должно учитывать особенности документального оформления отдельных хозяйственных операций, определённые статьёй 9 Закона «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности в Украине». Практический пример: закон позволяет, чтобы акт об оказанных услугах, выполненных работах или аренде составил и подписал только исполнитель, если это предусмотрено письменным договором и выполнены другие условия закона. Собственная форма акта может прямо предусматривать такой односторонний порядок.
| Норма Положения № 88 | Было | Стало с 30.10.2026 |
|---|---|---|
| Факсимиле на первичных документах (п. 2.4) | Отдельный абзац описывал использование факсимиле при оформлении первички | Абзац исключён. Условия факсимиле определяет только ч. 3 ст. 207 Гражданского кодекса: письменное согласие сторон с образцами подписи |
| Собственные формы первичных документов (п. 2.6) | Предприятие разрабатывает собственные формы, если типовых или специализированных нет | То же, но с учётом особенностей оформления отдельных операций по ст. 9 Закона о бухучёте, в том числе односторонних актов |
Кого касается
- компаний, где директор не подписывает каждый документ собственноручно, а менеджеры ставят факсимиле на актах, накладных, счетах и доверенностях;
- бухгалтерий, которые принимают от поставщиков акты с факсимиле: риск здесь на стороне покупателя, потому что именно его расходы и налоговый кредит зависят от надлежащей подписи;
- предприятий с собственными формами первички, в том числе тех, кто работает по договорам с односторонними актами;
- организаций, чью отчётность проверяет аудитор или донор: акт с сомнительной подписью не подтвердит операцию при проверке.
Что сделать и в какой срок
Приказ уже действует, отдельного переходного срока в нём нет, поэтому откладывать не стоит.
- Инвентаризировать документы, которые у вас подписываются факсимиле: акты, накладные, счета, доверенности. Составить перечень контрагентов, с которыми так работаете.
- По каждому контрагенту проверить, есть ли письменное согласие на факсимиле с образцами подписей: в самом договоре или в отдельном соглашении.
- Где согласия нет или в нём нет образцов подписи, подписать дополнительное соглашение или перейти на квалифицированную электронную подпись (КЭП).
- Обновить положение о документообороте и приказ об учётной политике: собственные формы первичных документов, порядок их подписания, случаи односторонних актов по ст. 9 Закона о бухучёте.
- Обучить менеджеров, которые выставляют документы клиентам: что можно подписывать факсимиле, что только собственноручно или КЭП.
- Для входящих документов добавить в чек-лист бухгалтера проверку: если акт поставщика с факсимиле, есть ли с ним письменное согласие с образцом подписи.
Типичные ошибки и риски
- «Факсимиле запретили». Нет. Изменилось только основание: теперь это Гражданский кодекс, а не бухгалтерское положение.
- «Ничего не изменилось». Тоже нет. Если факсимиле держалось только на Положении № 88 и согласия с образцами подписи нет, документ под вопросом.
- Согласие без образцов. Фраза в договоре «стороны допускают факсимиле» без образцов подписи не соответствует ст. 207 Гражданского кодекса.
- Односторонний акт без договора. Акт, подписанный только исполнителем, работает лишь тогда, когда это прямо предусмотрено письменным договором и выполнены другие условия закона.
Цена ошибки: документ без надлежащей подписи налоговая может не признать первичным. Тогда под угрозой расходы по налогу на прибыль и налоговый кредит по НДС. При аудите такой акт не подтверждает хозяйственную операцию, и аудитор будет искать другие доказательства или делает оговорку.
Частые вопросы
Запретили ли факсимиле на первичных документах с 2026 года?
Нет. Приказ Минфина № 514 лишь исключил из Положения № 88 абзац о факсимиле. Использовать его можно в случаях, установленных законом, или по письменному согласию сторон с образцами подписи (ч. 3 ст. 207 Гражданского кодекса).
Нужно ли дополнительное соглашение с контрагентом для факсимиле?
Если в договоре уже есть письменное согласие на факсимиле и образцы подписей, дополнительное соглашение не нужно. Если такого условия или образцов нет, нужно подписать дополнительное соглашение или перейти на КЭП.
Можно ли подписать акт выполненных работ только исполнителем?
Да, статья 9 Закона о бухучёте допускает односторонний акт об услугах, работах или аренде, если это предусмотрено письменным договором и выполнены другие условия закона. Обновлённый п. 2.6 Положения № 88 требует учитывать это в собственных формах документов.
Как мы помогаем
Мы ведём учёт ООО и проверяем первичные документы до того, как их увидит налоговая: согласия на факсимиле, собственные формы актов, учётную политику. Если документы за прошлые периоды подписаны с нарушениями, помогаем привести их в порядок. Смотрите бухгалтерский аутсорсинг для ООО, восстановление учёта и аудиторскую проверку. Напишите нам через контакты.
Подготовила Команда МК Аудит