Закупки в грантовом проекте: правила доноров, документы и что проверяет аудитор

Закупки, это блок, в котором аудиторы донорских проектов находят больше всего замечаний. Расход может быть реальным, документально подтверждённым и нужным проекту, но если организация не смогла показать, как выбирала поставщика, донор вправе признать его неприемлемым и потребовать возврата.

Причина простая: деньги донора должны расходоваться экономно и без конфликта интересов, а единственный способ это доказать, это процедура, зафиксированная в документах. Ниже разбираем, какие правила действуют, какие документы нужны и на что смотрит аудитор.

Чьи правила применяются

Украинское законодательство о публичных закупках на грантовые средства неприбыльной организации обычно не распространяется: организация не является заказчиком в понимании закона. Вместо этого действуют правила донора, зафиксированные в грантовом соглашении или в общих условиях, на которые оно ссылается.

Поэтому первое, что стоит сделать после подписания соглашения, это выписать из него закупочные требования отдельным документом: пороги, количество предложений, формат обоснования, требования к стране происхождения товара, правила о связанных лицах. Если организация работает с несколькими донорами, у каждого проекта будет своя таблица порогов, и путаница между ними, это типичная причина замечаний.

Пороги и процедуры

Большинство доноров строят правила по одинаковой логике: чем больше сумма договора, тем сложнее процедура. Типичная схема выглядит так.

Уровень суммы	Процедура	Что хранить
Мелкие расходы	Прямая закупка без сбора предложений	Счёт, акт или накладная, платёжный документ
Средние суммы	Сравнение не менее трёх предложений	Запросы, полученные предложения, сравнительная таблица, обоснование выбора
Крупные суммы	Тендер с объявлением и тендерной документацией	Объявление, документация, протокол комиссии, уведомления участникам, договор

Конкретные границы устанавливает донор, и они существенно различаются. Главное правило: пороги проверяются по общей сумме предмета закупки в рамках проекта, а не по отдельному платежу. Разбивку одной потребности на несколько мелких договоров, чтобы избежать конкурентной процедуры, доноры квалифицируют как нарушение даже тогда, когда цена рыночная.

Обоснование выбора

Самое дешёвое предложение не всегда должно быть выбранным, но выбор другого требует объяснения. Приемлемые критерии, это соотношение цены и качества, сроки поставки, техническое соответствие, опыт исполнителя. Эти критерии должны быть описаны до сбора предложений, а не после.

Практически достаточно одной страницы: перечень приглашённых поставщиков, полученные цены, критерии, итоговая оценка и подпись ответственного лица или протокол комиссии. Такой документ закрывает большинство вопросов аудитора.

Конфликт интересов

Доноры требуют, чтобы закупка не проводилась у связанных лиц: членов правления, сотрудников, их родственников, компаний, где те имеют долю. Если такой поставщик объективно единственный возможный, это согласовывается с донором письменно до заключения договора.

Практика, которая помогает: декларация об отсутствии конфликта интересов, подписанная членами комиссии по отбору по каждой закупке выше порога. Это один лист, который снимает отдельный блок вопросов во время проверки.

Что проверяет аудитор

• соответствует ли фактическая процедура порогу, установленному донором для этой суммы;
• есть ли доказательства конкурентности: запросы, предложения с датами, сравнение;
• обоснован ли выбор, если выбрано не самое дешёвое предложение;
• соответствует ли договор выбранному предложению по цене, объёму и срокам;
• получены ли товар или услуга фактически: акт, накладная, для оборудования, наличие и маркировка;
• нет ли признаков связанности между организацией и поставщиком;
• предусмотрена ли закупка бюджетом проекта и, для проектов технической помощи, планом закупки.

Для проектов МТП последний пункт критичен: отклонение от зарегистрированного плана создаёт ещё и налоговый риск, о чём мы пишем в статье об аудите бенефициара международной технической помощи.

Типичные замечания

• договор заключён без сбора предложений, хотя сумма превышает порог;
• предложения собраны задним числом, даты писем позже даты договора;
• три предложения получены от связанных между собой компаний;
• выбрано не самое дешёвое предложение без письменного обоснования;
• потребность разбита на несколько договоров, чтобы остаться ниже порога;
• договор есть, но акта выполненных работ нет, услуга подтверждена только счётом;
• оборудование оплачено, но не найдено при осмотре и не оприходовано.

Как организовать работу, чтобы не было замечаний

Рабочий подход, это папка на каждую закупку выше порога с полным комплектом: запрос, предложения, сравнение, декларация о конфликте интересов, договор, акт, платёж. Папка формируется во время закупки, а не перед аудитом. В бухгалтерии расход получает аналитику проекта и статьи бюджета сразу при проведении, как описано в статье об учёте грантов по проектам.

Второй элемент, это внутреннее положение о закупках, утверждённое правлением, с порогами и процедурами. Доноры воспринимают его как признак зрелости организации, а во время capacity assessment его наличие часто является отдельным вопросом анкеты.

МК Аудит проверяет закупки донорских проектов с 2000 года, входит в реестр аудиторов ОСНАД (№4624) и в сеть DFK International. Мы готовим отчёты на украинском и английском и при необходимости в шаблоне донора. Если вы хотите проверить закупки проекта до того, как это сделает донор, оставьте заявку: коммерческое предложение после ознакомления с заданием, ответ в течение 1 дня.