Гранты посольств и частных фондов: отчётность и аудит небольших проектов

Кроме крупных программ ЕС, агентств ООН и государственных агентств развития, значительная часть проектов общественных организаций в Украине финансируется посольствами, консульствами и частными фондами. Это малые и средние гранты с коротким сроком и более простыми правилами, но именно из-за простоты они создают специфические проблемы при проверке.

Ниже разбираем, чем такое сотрудничество отличается от крупных донорских программ, что содержит типичное соглашение, как готовить финансовый отчёт и когда для малого гранта нужен аудит.

Чем малые гранты отличаются

Первое, это объём документов соглашения. Вместо сотни страниц общих условий будет договор на несколько листов плюс бюджет. Это удобно, но и рискованно: многие вопросы в соглашении просто не урегулированы, и организация принимает решение по своему усмотрению, а донор оценивает его постфактум.

Второе, это сроки. Проект может длиться от трёх месяцев до года, а отчитываться нужно быстро после завершения. Времени на исправление документов практически нет.

Третье, это отсутствие отдельных правил закупок во многих таких соглашениях. Это не значит, что конкурентность не нужна: донор всё равно ожидает обоснованных цен, а при их отсутствии может не признать расход. Практическое решение, это применить собственное положение о закупках организации, как описано в статье о закупках в грантовом проекте.

Что обычно требует донор

• финансовый отчёт в формате бюджета, с разделением на статьи и сравнением плана и факта;
• реестр расходов с датами, контрагентами, номерами документов и суммами;
• копии первичных документов, часто по всем расходам, а не по выборке;
• банковские выписки по счёту проекта;
• нарративный отчёт с фотографиями и подтверждением видимости донора;
• подтверждение возврата неиспользованного остатка.

Особенность малых грантов: копии документов часто подаются полностью. Для проекта на несколько десятков операций это реально, и именно поэтому качество оформления каждого документа имеет больше значения, чем в крупном проекте с выборочной проверкой.

Валюта и курсовые разницы

Посольства и фонды обычно перечисляют средства в иностранной валюте. Дальше возникает классический вопрос: по какому курсу показывать расходы в отчёте. Варианты, которые встречаются в соглашениях:

Подход	Как считают	Где риск
Курс даты поступления	Вся сумма гранта фиксируется по курсу зачисления	Разница с фактическими расходами ложится на организацию
Курс даты операции	Каждый расход пересчитывается по курсу своего дня	Нужен аккуратный учёт по каждой операции
Средний курс периода	Применяется один курс за период	Принимается не всеми донорами

Если соглашение молчит, безопаснее применить курс даты операции, как того требуют правила бухгалтерского учёта, и добавить к отчёту пояснительную записку с расчётом. Курсовые разницы по остатку средств показываются отдельной строкой, а не «растворяются» в расходах.

Когда нужен аудит

Для малых грантов аудит требуется не всегда. Типичные ситуации, когда он нужен:

• сумма гранта превышает порог, установленный донором для обязательной проверки;
• организация получает от этого донора несколько грантов подряд;
• у донора есть внутреннее правило проверять новых партнёров после первого проекта;
• в предыдущем отчёте были существенные вопросы;
• грант финансируется из средств государственного бюджета страны-донора, что часто автоматически добавляет требование независимой проверки.

Формат проверки для малых проектов чаще всего, это согласованные процедуры по ISRS 4400 или проверка в шаблоне донора: аудитор не выражает мнение, а подтверждает фактические результаты по перечню процедур. Сравнение форматов есть в статье о стандартах ISA 800, ISA 805 и ISAE 3000.

Типичные проблемы в отчётах по малым грантам

• расходы подтверждены только чеками без договоров там, где сумма этого требует;
• оплата физическим лицам без договора и без удержания налогов;
• наличные расчёты без надлежащего оформления подотчётных сумм;
• расходы по проекту проведены с основного счёта организации без отдельной аналитики;
• в отчёте указаны суммы в валюте, а в учёте в гривне, сверка невозможна;
• нет доказательств видимости: логотип донора на материалах, упоминание в публикациях;
• остаток не возвращён, потому что об этом не было прямо написано в соглашении.

Как упростить себе работу

Три практики закрывают большинство вопросов. Первая, это отдельный счёт или хотя бы отдельная аналитика проекта в учёте с первого дня. Вторая, это папка проекта, в которой документы складываются в порядке статей бюджета, а не по датам: в таком виде донор и аудитор находят нужное без запросов. Третья, это промежуточная самопроверка в середине срока, когда ещё можно дооформить документы.

Организациям, которые ведут несколько малых грантов одновременно, удобно вести учёт с проектной аналитикой на аутсорсе вместе с подготовкой отчётов донорам: тогда финансовый отчёт формируется из учёта, а не собирается вручную в таблице. О формате работы мы пишем на странице бухгалтерия для НПО и бизнеса.

МК Аудит работает с донорскими проектами любого размера с 2000 года, входит в реестр аудиторов ОСНАД (№4624) и в сеть DFK International. Мы готовим отчёты на украинском и английском и в шаблоне донора. Если ваш проект от посольства или фонда завершается и нужна проверка, оставьте заявку: коммерческое предложение после ознакомления с заданием, ответ в течение 1 дня.