Тендер на аудит проєкту: як читати технічне завдання донора

Більшість неприбуткових організацій шукають аудитора не напряму, а через оголошення: «Тендер на проведення аудиту проєкту», «Проведення аудиту фінансової звітності проекту», «Проведення проектного аудиту». Формулювання різні, послуга одна. Від того, як написане технічне завдання, залежить і вартість, і те, чи прийме донор готовий звіт з першого разу.

Нижче розбір для двох сторін: для організації, яка оголошує тендер, і для тієї, яка читає чуже оголошення перед подачею.

Перше питання: це аудит чи узгоджені процедури

Найчастіша плутанина в оголошеннях. У заголовку стоїть «аудит», а далі за текстом донор перелічує конкретні дії: перевірити вибірку операцій, звірити суми з фінансовим звітом, підтвердити наявність договорів і актів. Це вже не аудит, а завдання з узгоджених процедур за ISRS 4400.

Різниця не термінологічна, вона змінює обсяг роботи:

• Аудит за ISA 800 або ISA 805 закінчується думкою аудитора про звітність проєкту. Процедур більше, доказів більше, строк довший.
• Узгоджені процедури за ISRS 4400 закінчуються звітом про фактичні результати без думки. Аудитор робить рівно те, що перелічено в переліку процедур, і описує, що знайшов.
• Огляд за ISRE 2400 дає обмежену впевненість. У грантових проєктах трапляється рідше, частіше для річної звітності організації.

Як перевірити за хвилину: шукайте в тексті слова «думка аудитора», «висловити думку», «opinion». Якщо їх немає, а є нумерований перелік процедур, донор хоче ISRS 4400. Якщо в оголошенні написано «аудит», а перелік процедур доданий окремим файлом, це варто уточнити у донора до оголошення тендеру, а не після підписання договору.

Сім пунктів технічного завдання, які визначають обсяг і строк

1. Період перевірки. Один рік чи весь строк проєкту. Дворічний проєкт це не подвійний, а приблизно півтора обсяг однорічного.
2. Бюджет проєкту і кількість партнерів. Кожен партнер додає окремий облік, окремі документи і окрему звірку.
3. Обсяг вибірки. Донори формулюють по-різному: відсоток від суми витрат, поріг для суцільної перевірки, мінімальна кількість операцій за статтею. Це головний чинник строку.
4. Валюти і курс. Витрати в гривні, бюджет у євро чи доларі, курс за датою платежу або за курсом донора. Перерахунок часто дає розбіжності, які треба пояснювати у звіті.
5. Закупівлі. Чи входить у перевірку процедура вибору постачальників, чи лише наявність документів. Перевірка закупівель це окремий пласт роботи.
6. Мова звіту. Англійська, українська або обидві. Дві мови це не переклад, а два узгоджені документи.
7. Формат звіту. Шаблон донора чи стандартна форма за міжнародними стандартами. Шаблон донора завжди довший.

Що просять у пакеті учасника

Перелік повторюється майже в усіх оголошеннях:

• витяг з Реєстру аудиторів та суб’єктів аудиторської діяльності, з номером і розділом;
• досвід подібних перевірок: скільки грантових проєктів і яких донорів;
• склад команди на це завдання і кваліфікація кожного;
• чинний договір страхування професійної відповідальності;
• підтвердження незалежності від організації;
• пропозиція зі строком і вартістю за вашим технічним завданням.

Про те, що саме перевіряти в реєстрі і чому наявність фірми в ньому ще нічого не означає без розділу, ми написали окремо: реєстр аудиторів і як перевірити фірму.

Чотири помилки, через які тендер доводиться переоголошувати

Слово «аудит» без стандарту. Учасники рахують різне: хтось повний аудит, хтось узгоджені процедури. Пропозиції відрізняються в рази, і порівняти їх неможливо. Пишіть стандарт прямо.

Строк подачі коротший за строк роботи. Буває, що оголошення висить п’ять днів, а звіт потрібен донору через тиждень. Серйозні фірми просто не подаються. Закладайте на аудит гранту від двох до чотирьох тижнів від передачі документів.

Не вказана мова звіту. Організація отримує звіт українською, а донор чекає англійською. Переробка коштує часу, якого вже немає.

Аудитор той самий, що веде облік. Вимоги незалежності забороняють аудитору перевіряти облік, який він сам вів. Якщо ваш бухгалтерський підрядник подається на аудит, його пропозицію доведеться відхилити.

Що робимо ми

«МК Аудит» працює з 2000 року, внесена до Реєстру аудиторів під №4624, член міжнародної мережі DFK International. Подаємося на тендери неприбуткових організацій на Просторі, ГУРТі та Єднанні, готуємо повний пакет документів учасника і читаємо технічне завдання до подачі, а не після.

Якщо ви оголошуєте тендер і не впевнені у формулюванні, надішліть проєкт технічного завдання або грантову угоду. Протягом одного робочого дня скажемо, який формат звіту потрібен донору і який строк реальний. Це безкоштовно. Детально про послугу: аудит гранту для донора.