Річна інвентаризація: строки, документи і типові помилки

Річна інвентаризація це та процедура, яку більшість компаній робить формально, а потім дивується, чому аудитор не приймає її результати. Причина майже завжди в одному: строк витримали, а документи оформили заднім числом. Розберемо, хто зобов’язаний, коли саме і що має бути на папері, щоб інвентаризацію можна було показати перевіряючому або аудитору.

Хто зобов’язаний проводити

Інвентаризація перед складанням річної фінансової звітності обов’язкова для всіх, хто цю звітність складає. Тобто для всіх юридичних осіб, незалежно від системи оподаткування і розміру. Порядок визначає Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879.

Крім річної, інвентаризація обов’язкова ще в кількох випадках: при зміні матеріально відповідальної особи, при встановленні фактів крадіжок або зловживань, після пожежі чи стихійного лиха, при ліквідації підприємства, а також на вимогу суду чи правоохоронних органів у передбачених законом випадках.

Коли саме

Річна інвентаризація проводиться у тримісячний період до дати балансу, тобто на практиці з 1 жовтня по 31 грудня. Це не означає «31 грудня о 23:50»: більшість компаній рахує запаси і основні засоби в листопаді, а грошові кошти і розрахунки ближче до кінця року.

Важливе, про що забувають: результати інвентаризації мають бути відображені в обліку в тому місяці, в якому її завершено, тобто не пізніше грудня. Провести перерахунок у грудні, а провести в обліку в січні це помилка, яку видно одразу.

Які документи мають бути

Це та частина, де найчастіше й виникають проблеми, бо перерахунок зробили, а папери не оформили.

• Наказ про проведення інвентаризації зі складом комісії і строками. Датований ДО початку, а не після.
• Розписки матеріально відповідальних осіб про те, що всі документи здані в бухгалтерію, а цінності оприбутковані.
• Інвентаризаційні описи за кожним місцем зберігання і кожною відповідальною особою, з підписами всіх членів комісії.
• Звіряльні відомості там, де фактичні дані розійшлися з обліковими.
• Протокол інвентаризаційної комісії з висновками і пропозиціями щодо розбіжностей.
• Рішення керівника за протоколом і проведення результатів в обліку.

Що інвентаризують, крім складу

Слово «інвентаризація» у більшості асоціюється із запасами, і саме тому половину об’єктів пропускають. Перевірити треба також основні засоби і нематеріальні активи, незавершене будівництво, грошові кошти в касі, бланки суворої звітності, дебіторську і кредиторську заборгованість, забезпечення і резерви, а також активи, які не належать підприємству, але у нього перебувають: на відповідальному зберіганні, в переробці, в оренді.

Заборгованість інвентаризують через акти звірки з контрагентами. Це найдовша частина, тому її починають першою, а не в останній тиждень.

Найчастіші помилки

• Наказ виданий після фактичного перерахунку, дати не сходяться.
• В описі стоїть підпис особи, якої в цей день не було на роботі. Це видно за табелем.
• Не інвентаризували заборгованість, хоча вона становить більшу частину балансу.
• Розбіжності знайшли, але рішення керівника немає, і в обліку нічого не проведено.
• Результати проведені в січні наступного року.
• Матеріально відповідальна особа входить до складу комісії, яка перевіряє її ж ділянку.

Навіщо це аудитору

Якщо запаси суттєві для звітності, аудитор зобов’язаний бути присутнім під час перерахунку, а не вивчати готовий акт. Тому про дату інвентаризації аудитора попереджають заздалегідь, до її проведення. Компанії, які згадують про аудит у лютому, вже не можуть закрити це питання: спостерігати нема за чим. Докладніше про порядок роботи аудитора в матеріалі як проходить аудиторська перевірка.

Якщо власними силами провести інвентаризацію нема кому або потрібен незалежний спостерігач, це окрема послуга: інвентаризація майна.