Годовая инвентаризация: сроки, документы и типичные ошибки

Годовая инвентаризация это та процедура, которую большинство компаний делает формально, а потом удивляется, почему аудитор не принимает её результаты. Причина почти всегда одна: срок выдержали, а документы оформили задним числом. Разберём, кто обязан, когда именно и что должно быть на бумаге, чтобы инвентаризацию можно было показать проверяющему или аудитору.

Кто обязан проводить

Инвентаризация перед составлением годовой финансовой отчётности обязательна для всех, кто эту отчётность составляет. То есть для всех юридических лиц, независимо от системы налогообложения и размера. Порядок определяет Положение об инвентаризации активов и обязательств, утверждённое приказом Минфина от 02.09.2014 № 879.

Кроме годовой, инвентаризация обязательна ещё в нескольких случаях: при смене материально ответственного лица, при установлении фактов краж или злоупотреблений, после пожара или стихийного бедствия, при ликвидации предприятия, а также по требованию суда или правоохранительных органов в предусмотренных законом случаях.

Когда именно

Годовая инвентаризация проводится в трёхмесячный период до даты баланса, то есть на практике с 1 октября по 31 декабря. Это не означает «31 декабря в 23:50»: большинство компаний считает запасы и основные средства в ноябре, а денежные средства и расчёты ближе к концу года.

Важное, о чём забывают: результаты инвентаризации должны быть отражены в учёте в том месяце, в котором она завершена, то есть не позднее декабря. Провести пересчёт в декабре, а отразить в учёте в январе это ошибка, которую видно сразу.

Какие документы должны быть

Это та часть, где чаще всего и возникают проблемы, потому что пересчёт сделали, а бумаги не оформили.

• Приказ о проведении инвентаризации с составом комиссии и сроками. Датированный ДО начала, а не после.
• Расписки материально ответственных лиц о том, что все документы сданы в бухгалтерию, а ценности оприходованы.
• Инвентаризационные описи по каждому месту хранения и каждому ответственному лицу, с подписями всех членов комиссии.
• Сличительные ведомости там, где фактические данные разошлись с учётными.
• Протокол инвентаризационной комиссии с выводами и предложениями по расхождениям.
• Решение руководителя по протоколу и отражение результатов в учёте.

Что инвентаризируют, кроме склада

Слово «инвентаризация» у большинства ассоциируется с запасами, и именно поэтому половину объектов пропускают. Проверить надо также основные средства и нематериальные активы, незавершённое строительство, денежные средства в кассе, бланки строгой отчётности, дебиторскую и кредиторскую задолженность, обеспечения и резервы, а также активы, которые не принадлежат предприятию, но находятся у него: на ответственном хранении, в переработке, в аренде.

Задолженность инвентаризируют через акты сверки с контрагентами. Это самая долгая часть, поэтому её начинают первой, а не в последнюю неделю.

Самые частые ошибки

• Приказ издан после фактического пересчёта, даты не сходятся.
• В описи стоит подпись лица, которого в этот день не было на работе. Это видно по табелю.
• Не инвентаризировали задолженность, хотя она составляет большую часть баланса.
• Расхождения нашли, но решения руководителя нет, и в учёте ничего не отражено.
• Результаты отражены в январе следующего года.
• Материально ответственное лицо входит в состав комиссии, которая проверяет его же участок.

Зачем это аудитору

Если запасы существенны для отчётности, аудитор обязан присутствовать во время пересчёта, а не изучать готовый акт. Поэтому о дате инвентаризации аудитора предупреждают заранее, до её проведения. Компании, которые вспоминают об аудите в феврале, уже не могут закрыть этот вопрос: наблюдать не за чем. Подробнее о порядке работы аудитора в материале как проходит аудиторская проверка.

Если своими силами провести инвентаризацию некому или нужен независимый наблюдатель, это отдельная услуга: инвентаризация имущества.