Як НПО підготуватися до аудиту за 30 днів: чек-лист по тижнях
За 30 днів до аудиту НПО встигне головне: зібрати і звірити первинні документи, привести регістри у відповідність до звітів донору, перевірити облікову політику і показати, як працює внутрішній контроль. Виправити облік за кілька років за місяць не вийде, але закрити прогалини, які аудитор побачить у перший же день, цілком реально.
Нижче план по тижнях. Він підходить і для аудиту фінансової звітності організації, і для аудиту чи перевірки витрат конкретного гранту. Загальний перелік документів ми вже давали в статті як підготуватися до аудиту гранту, а тут робимо акцент на тому, що і в якому порядку робити за місяць.
На що спирається аудитор
Відправна точка для будь-якого аудитора в Україні Закон «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Текст: zakon.rada.gov.ua. Для підготовки важливі кілька норм.
- Облікова політика. За статтею 8 організація сама визначає облікову політику за погодженням з власником або уповноваженим органом відповідно до установчих документів. Стаття 4 вимагає послідовності: змінювати політику можна лише у випадках, передбачених стандартами, з обґрунтуванням і розкриттям у звітності.
- Внутрішній контроль і документообіг. Стаття 8 доручає організації розробити систему внутрішньогосподарського обліку, звітності і контролю, визначити права працівників на підписання бухгалтерських документів і затвердити правила документообороту.
- Регістри. За статтею 9 дані аналітичних рахунків мають бути тотожні синтетичним на кінець останнього дня кожного місяця, а операції відображаються в тому періоді, в якому здійснені.
- Інвентаризація. Стаття 10 зобов’язує проводити інвентаризацію активів і зобов’язань. Об’єкти і періодичність визначає керівник, крім випадків, коли інвентаризація обов’язкова за законодавством.
Донор додає до цього свої вимоги з грантової угоди: бюджет, правила закупівель, звітність. Аудитор перевіряє і закон, і угоду.
Кого стосується
- громадських організацій і благодійних фондів, яким донор призначив аудит гранту або річної звітності;
- організацій, які вперше проходять аудит і не знають, з чого почати;
- бухгалтерів, які прийшли в НПО посеред проєкту і отримали облік у неповному стані;
- керівників, які підписують звіти донору і відповідають за організацію обліку за статтею 8 закону.
Що зробити за 30 днів
- Дні 1-3. Узгодьте з аудитором або донором обсяг: період, проєкти, рівень суттєвості, перелік документів, формат роботи. Призначте одну відповідальну людину для зв’язку.
- Дні 4-10. Зберіть первинні документи за період і розкладіть їх за статтями бюджету. Знайдіть прогалини: акти без підписів, витрати без договорів, закупівлі без досьє.
- Дні 11-17. Звірте регістри: банк, каса, розрахунки з постачальниками і працівниками, аналітика по проєктах. Звірте суми з фінансовими звітами донору і поясніть кожну різницю письмово.
- Дні 18-22. Перевірте облікову політику і внутрішні документи: наказ про облікову політику, порядок розподілу спільних витрат, положення про закупівлі, право підпису, правила документообороту.
- Дні 23-26. Проведіть або оновіть інвентаризацію основних засобів, купленого за грантом обладнання і розрахунків. Перевірте, що обладнання є на місці і промарковане, якщо цього вимагає угода.
- Дні 27-30. Підготуйте пакет для аудитора: перелік документів, пояснення до відхилень від бюджету, листування з донором про погоджені зміни, контакти людей, які відповідатимуть на запитання.
| Тиждень | Фокус | Результат на кінець тижня |
|---|---|---|
| 1 | Обсяг аудиту, збір первинки | Узгоджений перелік документів, папки за статтями бюджету |
| 2 | Прогалини в документах, звірки регістрів | Список того, що треба дооформити; звірені банк і каса |
| 3 | Звірка зі звітами донору, облікова політика | Пояснення різниць, перевірені внутрішні документи |
| 4 | Інвентаризація, пакет для аудитора | Акти інвентаризації, пакет документів і пояснень |
Щоб план спрацював, розподіліть ролі з першого дня.
- Бухгалтер відповідає за регістри, звірки, банківські виписки і пояснення різниць між обліком і звітом донору.
- Менеджер проєкту збирає докази діяльності: програми заходів, списки учасників, звіти консультантів, фото, продукти проєкту.
- Відповідальний за закупівлі комплектує досьє: запити, пропозиції, протоколи, декларації про відсутність конфлікту інтересів.
- Керівник підписує облікову політику і внутрішні положення, погоджує з донором зміни бюджету і відповідає на запитання аудитора про управлінські рішення.
Раз на тиждень проводьте коротку зустріч і звіряйте, що вже закрито зі списку прогалин. Так за день до приходу аудитора ви знатимете, які питання ще відкриті і що про них сказати.
Типові помилки підготовки
- Документи «створюють» під аудит. Протокол закупівлі чи таймшит, складений за рік заднім числом, легко виявити за датами і змістом. Краще чесно показати прогалину і пояснити, ніж надати документ, якому аудитор не повірить.
- Облікову політику переписують за тиждень до аудиту. Стаття 4 вимагає послідовності, і нова політика не пояснить, чому минулі витрати розподіляли інакше.
- Різниці між обліком і звітом донору не пояснено. Аудитор першим ділом звіряє звіт з обліком. Кожна непояснена різниця стає запитанням.
- Немає однієї відповідальної людини. Запити аудитора розходяться між бухгалтером, менеджером і директором, відповіді затримуються, аудит затягується.
- Інвентаризацію не проводили. Тоді нема чим підтвердити, що куплене за грантом обладнання існує і використовується в проєкті.
Якщо за перші десять днів стало видно, що прогалин забагато, обговоріть з донором перенесення аудиту або спочатку зробіть відновлення обліку. Це чесніше і для організації дешевше, ніж аудиторський звіт із суттєвими зауваженнями.
Часті запитання
Скільки часу потрібно НПО, щоб підготуватися до аудиту?
Якщо облік вівся поточно, місяця достатньо, щоб зібрати документи, звірити регістри і підготувати пояснення. Якщо облік запущено або змінювався бухгалтер, краще почати раніше і, можливо, спершу відновити облік.
Які документи аудитор попросить першими?
Зазвичай це грантова угода з бюджетом і змінами, фінансові звіти донору, оборотно-сальдова відомість і аналітика по проєкту, банківські виписки, облікова політика і перелік договорів. Точний перелік узгодьте з аудитором на початку.
Чи потрібна інвентаризація перед аудитом гранту?
Стаття 10 Закону про бухоблік зобов’язує проводити інвентаризацію, а об’єкти і періодичність визначає керівник, крім випадків обов’язкової інвентаризації. Перед аудитом гранту вона допомагає підтвердити наявність купленого обладнання.
Як ми допомагаємо
Ми проводимо передаудиторську перевірку НПО: дивимося первинку, регістри, облікову політику і внутрішній контроль очима аудитора і складаємо список того, що виправити. Дивіться підготовку НПО до аудиту, аудит НПО і відновлення обліку. Для бухгалтерів і менеджерів проєктів ми проводимо безкоштовні вебінари для НПО. Напишіть нам через контакти.
Підготувала Команда МК Аудит