Как НКО подготовиться к аудиту за 30 дней: чек-лист по неделям
За 30 дней до аудита НКО успеет главное: собрать и сверить первичные документы, привести регистры в соответствие с отчётами донору, проверить учётную политику и показать, как работает внутренний контроль. Исправить учёт за несколько лет за месяц не получится, но закрыть пробелы, которые аудитор увидит в первый же день, вполне реально.
Ниже план по неделям. Он подходит и для аудита финансовой отчётности организации, и для аудита или проверки расходов конкретного гранта. Общий перечень документов мы уже давали в статье как подготовиться к аудиту гранта, а здесь делаем акцент на том, что и в каком порядке делать за месяц.
На что опирается аудитор
Отправная точка для любого аудитора в Украине Закон «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности в Украине». Текст: zakon.rada.gov.ua. Для подготовки важны несколько норм.
- Учётная политика. По статье 8 организация сама определяет учётную политику по согласованию с собственником или уполномоченным органом в соответствии с учредительными документами. Статья 4 требует последовательности: менять политику можно только в случаях, предусмотренных стандартами, с обоснованием и раскрытием в отчётности.
- Внутренний контроль и документооборот. Статья 8 поручает организации разработать систему внутрихозяйственного учёта, отчётности и контроля, определить права работников на подписание бухгалтерских документов и утвердить правила документооборота.
- Регистры. По статье 9 данные аналитических счетов должны быть тождественны синтетическим на конец последнего дня каждого месяца, а операции отражаются в том периоде, в котором осуществлены.
- Инвентаризация. Статья 10 обязывает проводить инвентаризацию активов и обязательств. Объекты и периодичность определяет руководитель, кроме случаев, когда инвентаризация обязательна по законодательству.
Донор добавляет к этому свои требования из грантового соглашения: бюджет, правила закупок, отчётность. Аудитор проверяет и закон, и соглашение.
Кого касается
- общественных организаций и благотворительных фондов, которым донор назначил аудит гранта или годовой отчётности;
- организаций, которые впервые проходят аудит и не знают, с чего начать;
- бухгалтеров, которые пришли в НКО посреди проекта и получили учёт в неполном состоянии;
- руководителей, которые подписывают отчёты донору и отвечают за организацию учёта по статье 8 закона.
Что сделать за 30 дней
- Дни 1-3. Согласуйте с аудитором или донором объём: период, проекты, уровень существенности, перечень документов, формат работы. Назначьте одного ответственного за связь.
- Дни 4-10. Соберите первичные документы за период и разложите их по статьям бюджета. Найдите пробелы: акты без подписей, расходы без договоров, закупки без досье.
- Дни 11-17. Сверьте регистры: банк, касса, расчёты с поставщиками и работниками, аналитика по проектам. Сверьте суммы с финансовыми отчётами донору и объясните каждую разницу письменно.
- Дни 18-22. Проверьте учётную политику и внутренние документы: приказ об учётной политике, порядок распределения общих расходов, положение о закупках, право подписи, правила документооборота.
- Дни 23-26. Проведите или обновите инвентаризацию основных средств, купленного за грант оборудования и расчётов. Проверьте, что оборудование на месте и промаркировано, если этого требует соглашение.
- Дни 27-30. Подготовьте пакет для аудитора: перечень документов, пояснения к отклонениям от бюджета, переписку с донором о согласованных изменениях, контакты людей, которые будут отвечать на вопросы.
| Неделя | Фокус | Результат на конец недели |
|---|---|---|
| 1 | Объём аудита, сбор первички | Согласованный перечень документов, папки по статьям бюджета |
| 2 | Пробелы в документах, сверки регистров | Список того, что нужно дооформить; сверенные банк и касса |
| 3 | Сверка с отчётами донору, учётная политика | Пояснения разниц, проверенные внутренние документы |
| 4 | Инвентаризация, пакет для аудитора | Акты инвентаризации, пакет документов и пояснений |
Чтобы план сработал, распределите роли с первого дня.
- Бухгалтер отвечает за регистры, сверки, банковские выписки и пояснения разниц между учётом и отчётом донору.
- Менеджер проекта собирает доказательства деятельности: программы мероприятий, списки участников, отчёты консультантов, фото, продукты проекта.
- Ответственный за закупки комплектует досье: запросы, предложения, протоколы, декларации об отсутствии конфликта интересов.
- Руководитель подписывает учётную политику и внутренние положения, согласовывает с донором изменения бюджета и отвечает на вопросы аудитора об управленческих решениях.
Раз в неделю проводите короткую встречу и сверяйте, что уже закрыто из списка пробелов. Так за день до прихода аудитора вы будете знать, какие вопросы ещё открыты и что о них сказать.
Типичные ошибки подготовки
- Документы «создают» под аудит. Протокол закупки или таймшит, составленный за год задним числом, легко выявить по датам и содержанию. Лучше честно показать пробел и объяснить, чем предоставить документ, которому аудитор не поверит.
- Учётную политику переписывают за неделю до аудита. Статья 4 требует последовательности, и новая политика не объяснит, почему прошлые расходы распределяли иначе.
- Разницы между учётом и отчётом донору не объяснены. Аудитор первым делом сверяет отчёт с учётом. Каждая необъяснённая разница становится вопросом.
- Нет одного ответственного. Запросы аудитора расходятся между бухгалтером, менеджером и директором, ответы задерживаются, аудит затягивается.
- Инвентаризацию не проводили. Тогда нечем подтвердить, что купленное за грант оборудование существует и используется в проекте.
Если за первые десять дней стало видно, что пробелов слишком много, обсудите с донором перенос аудита или сначала сделайте восстановление учёта. Это честнее и для организации дешевле, чем аудиторский отчёт с существенными замечаниями.
Частые вопросы
Сколько времени нужно НКО, чтобы подготовиться к аудиту?
Если учёт вёлся текущим образом, месяца достаточно, чтобы собрать документы, сверить регистры и подготовить пояснения. Если учёт запущен или менялся бухгалтер, лучше начать раньше и, возможно, сначала восстановить учёт.
Какие документы аудитор попросит первыми?
Обычно это грантовое соглашение с бюджетом и изменениями, финансовые отчёты донору, оборотно-сальдовая ведомость и аналитика по проекту, банковские выписки, учётная политика и перечень договоров. Точный перечень согласуйте с аудитором в начале.
Нужна ли инвентаризация перед аудитом гранта?
Статья 10 Закона о бухучёте обязывает проводить инвентаризацию, а объекты и периодичность определяет руководитель, кроме случаев обязательной инвентаризации. Перед аудитом гранта она помогает подтвердить наличие купленного оборудования.
Как мы помогаем
Мы проводим предаудиторскую проверку НКО: смотрим первичку, регистры, учётную политику и внутренний контроль глазами аудитора и составляем список того, что исправить. Смотрите подготовку НКО к аудиту, аудит НКО и восстановление учёта. Для бухгалтеров и менеджеров проектов мы проводим бесплатные вебинары для НКО. Напишите нам через контакты.
Подготовила Команда МК Аудит