Наказом Мінюсту від 04.01.2024 № 40/5 (набрав чинності 09.02.2024 р.) внесли зміни до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб. Як відомо, цей Перелік визначає строки зберігання відповідних документів.
Після оновлення строки зберігання документів, що зазначаються у цьому Переліку та регулюють підприємницьку діяльність юридичних осіб, застосовуються фізичними особами – підприємцями, якщо інше не встановлено законом або не випливає із суті відносин (раніше це було добровільним для ФОП). При цьому строк зберігання для документів та інформації, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, для фізичних осіб – підприємців встановлюється відповідно до ПКУ та становить 3 роки (п. 1.4 Переліку).
Надалі у п. 2.10 Переліку закріпили, що строки зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, внесків, інших обов’язкових платежів, розраховуються з дня подання податкової чи іншої звітності, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання – з передбаченого ПКУ граничного строку подання такої звітності.
Змінилися і строк зберігання окремих конкретних документів, які стосуються фінансово-господарської діяльності. Як правило, він виріс з 1 або 3 років до 5. Більше того, як правило, для таких документів встановили застереження такого характеру:
– документи, пов’язані з предметом податкової перевірки, інспектування (ревізії) органу державного фінансового контролю та/або адміністративним чи судовим оскарженням прийнятого за її (його) результатами рішення, зберігаються не менше встановленого мінімального строку та протягом одного року після закінчення передбаченого законом строку для судового оскарження такого рішення, а у разі такого оскарження – протягом одного року з дня набрання законної сили судовим рішенням, яким закінчено розгляд справи, а у разі оскарження такого судового рішення – протягом трьох місяців з дня набрання законної сили остаточним судовим рішенням, подальше оскарження якого неможливе;
– документи, щодо яких сплинув мінімальний строк зберігання, що стосуються звітних періодів, за які більше не може проводитись податкова перевірка, інспектування (ревізія), підлягають знищенню (крім тих, що можуть бути використані для документального забезпечення процесу відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної внаслідок збройної агресії російської федерації та тимчасової окупації);
– документи та інформація, на які поширюються вимоги статей 39 і 39-2 ПКУ, зберігаються не менше 7 років.
Ну а ст. 311 Переліку, яка визначає тривалість зберігання фінансової звітності, взагалі виклали у новій редакції. Також у новій редакції виклали норми Переліку щодо зберігання проектів землеустрою та іншої землевпорядної документації, документації щодо програмних продуктів.
