Зарплата в Украине для иностранной компании: что надо знать
Иностранные компании, которые держат команду в Украине, обычно знакомятся с зарплатой болезненно: материнская компания считает это ежемесячным переводом, а украинское законодательство считает это регулируемым процессом с фиксированными датами, тремя отдельными налогами и квартальной отчётностью. Ниже то, что действительно действует, в порядке влияния на деньги и на риск.
Три составляющие украинской зарплаты
Отправная точка это начисленная зарплата в трудовом договоре. К ней цепляются три вещи:
- Налог на доходы физических лиц, 18 %, удерживается из начисленной суммы работника.
- Военный сбор, 5 %, тоже удерживается с работника. Ставка действует с 1 декабря 2024 года и длится в течение военного положения и три года после его завершения.
- Единый социальный взнос, 22 %, платит работодатель сверху, а не удерживает с работника.
Итак, начисление 100 означает примерно 77 на карте работника и примерно 122, которые выходят из компании. Планировать бюджет надо от 122, а не от 100: это самая частая ошибка в смете первого года.
Даты выплаты это не вопрос внутренней политики
Зарплата выплачивается не реже двух раз в месяц, с промежутком не более шестнадцати календарных дней, и не позднее семи дней после окончания периода, за который начислена. Ежемесячная выплата, привычная во многих странах, в Украине является нарушением независимо от того, согласны ли на это работники.
Налоги и взнос перечисляются в день выплаты зарплаты, а не в конце месяца. Если выплата идёт двумя частями, обязательства возникают по каждой.
Отчётность
Работодатель подаёт объединённую отчётность по единому взносу, налогу на доходы и военному сбору с приложением, в котором доходы и налоги расписаны по каждому лицу. Подаётся ежеквартально, и персональные данные в ней должны совпадать с фактически выплаченным. Расхождения между отчётом и банковскими выписками это первое, что сверяет проверка.
Что подрядчику нужно от вас ежемесячно
Зарплата никогда не передаётся полностью, потому что половина входных данных рождается внутри компании:
- Кто работал и сколько: табель, отсутствия, командировки.
- Изменения: приёмы, увольнения, изменения окладов, новые должности, с датами вступления в силу.
- Переменная часть: премии, сверхурочные, надбавки и кто их утвердил.
- Больничные и заявления на отпуск по мере поступления, а не в последний день месяца.
Рабочий ритм это короткая дата отсечения в каждом периоде. Всё, что пришло после неё, идёт в следующий расчёт.
Три ошибки, которые иностранные владельцы делают чаще всего
Выплата раз в месяц. Описано выше, и это самое лёгкое нарушение для доказывания: оно видно из банковской выписки.
Работа с ФОПами как со штатом. Привлекать физических лиц-предпринимателей законно, но если отношения по сути похожи на трудовые (фиксированный график, рабочее место, подчинение, ежемесячная одинаковая сумма), их могут переквалифицировать с доначислением налогов и штрафов за весь период. Это стоит проверить с юристом до масштабирования модели, а не после.
Игнорирование воинского учёта. Работодатель ведёт воинский учёт работников и уведомляет ТЦК об изменениях. Компании с иностранным капиталом часто узнают об этой обязанности только тогда, когда проверка просит показать дела.
Персональные данные
Передавая зарплату подрядчику, вы передаёте персональные данные работников. Это оформляется письменно: условия обработки, перечень лиц с доступом и что происходит с данными после завершения сотрудничества. Групповой аудитор об этом спросит, поэтому дешевле иметь это с первого дня.
Как это устроено у нас
Мы ведём аутсорсинг расчёта заработной платы для представительств, компаний с иностранным капиталом и НКО, с отчётностью и перепиской на английском. Если вместе с этим надо вести кадровые документы, это кадровое администрирование, и его обычно берут вместе с зарплатой, потому что табель нужен обоим участкам. Если документы давно не проверяли, начните с кадрового аудита.