Ведение бухгалтерского учета для бизнеса в Украине
Учет держится на трех вещах: первичные документы, своевременная регистрация налоговых накладных и сроки отчетов. Ломается он не в день проверки, а в тихий месяц, когда акт остался без подписи, накладную остановили, а валютные остатки никто не переоценил. МК Аудит ведет регистры, готовит и подает отчетность, а собственнику ежемесячно отдает результат в цифрах, которые сходятся с балансом. Ниже расписано, как устроен рабочий месяц и кто за что отвечает.
Ведение учета на аутсорсе означает, что внешняя команда работает в вашей базе, ведет регистры, считает налоги и подает отчетность по КЭП уполномоченного лица в срок. Собственник ежемесячно получает пакет: обороты по счетам, финансовый результат, состояние НДС, зарплату, дебиторскую и кредиторскую задолженность. База данных и ключи остаются в компании, копию можно забрать по требованию.
На чем держится учет
Проводка идет по документу. Проверяющий смотрит на обязательные реквизиты, подписи и на то, совпадает ли операция с договором и с реальностью. Услуги закрывает акт, товар сопровождает расходная накладная, перевозку подтверждает товарно-транспортная накладная.
Здесь больше всего денег теряется на мелочах. Держим лимит регистрации в СЭА под контролем, реагируем на остановку накладной, ведем таблицу данных плательщика и следим, чтобы компания не попала в рисковые из-за одного контрагента.
Начисления, больничные, отпуска, индексация, удержания и объединенная отчетность. Вместе с зарплатой читают кадровые приказы, табели и договоры с ФОП: проверяющий оценивает суть отношений, а не название документа.
У каждого отчета свой календарь, декларации подписывает уполномоченное лицо своим КЭП. Мы проверяем обе квитанции: отчет без второй считается неподанным, а узнают об этом уже вместе со штрафом.
Как устроен рабочий месяц
Выгружаем выписки, собираем первичку за прошлый месяц. Составляем перечень того, чего не хватает, пишем вашим контрагентам и отдельно называем расходы, которые пока нельзя взять в учет.
Регистрируем исходящие накладные, сверяем входящие по реестру, сумму к уплате называем заранее, чтобы деньги не искали в последний день. Если регистрацию остановили, готовим пояснения с документами и сопровождаем рассмотрение.
Начисляем зарплату и налоги на нее, готовим ведомости на выплату. Сверяем банк, кассу, расчеты с покупателями и поставщиками, переоцениваем валютные остатки и закрываем курсовые разницы.
Закрываем месяц и отправляем пакет. Отдельно пишем о нетипичных операциях, о вопросах, которые лучше решить до конца квартала, и о том, что ждем от вас дальше.
База, доступы и кто чем владеет
Учет ведем в вашей программе, той, из которой выходят нужные формы и регистры. Где она размещена, у кого есть доступ и как вы забираете копию, договариваемся на старте.
Если инвестор или материнская компания ведет управленческий учет в своей системе, мы отдаем ежемесячный экспорт в нужном разрезе. При необходимости из тех же данных готовим трансформацию и отчетность по МСФО.
КЭП директора остается у директора. Работаем с отдельным ключом бухгалтера, перечень доступов фиксируем письменно и закрываем их в день завершения сотрудничества.
Что собственник видит ежемесячно
Обороты по счетам, финансовый результат, баланс, движение средств, сводка по зарплате, состояние расчетов по НДС, дебиторская и кредиторская задолженность по срокам и перечень открытых вопросов.
Регистры и отчетность на украинском, потому что именно так они подаются. Если в компании есть иностранный инвестор, кредитор или банк, готовим тот же пакет на английском, с теми же цифрами.
Мы: расшифровки, пояснения, копии документов, ответы на запросы. Обязательный аудит финансовой отчетности ведется отдельным договором, если это позволяют требования независимости.
Где учет ломается чаще всего
Услугу оказали, счет оплатили, акт остался неподписанным. Расход снимают первым, а услуги от связанных лиц читают внимательнее всего.
Поставщик не зарегистрировал накладную или регистрацию остановили. Заметили на той же неделе это звонок, заметили через год это уточняющий расчет и разговор с покупателем.
Собственник видит одну прибыль в управленческом учете, бухгалтер другую в отчетности, и никто не объясняет разницу. Ежемесячная сверка держит две картины рядом.
Снятие с корпоративной карты без документов, подотчетные суммы, которые висят годами, договоры с ФОП с рабочим местом в офисе. Смотрите аутсорсинг зарплаты.
Заем от учредителя, импорт и экспорт дают курсовые разницы и сроки расчетов, за которыми следит обслуживающий банк. Переоценка раз в год прячет реальный результат от собственника.
Бухгалтер уволился, база осталась на его ноутбуке, а пароля никто не знает. Такие периоды начинаются с восстановления учета.
Как мы берем учет в работу
Вид деятельности, документооборот, система налогообложения, число работников, валютные операции и состояние базы. Предложение после знакомства с задачей.
База, входящие остатки, договоры, ключи и доступы. Фиксируем, чего не хватает за прошлые периоды, и сразу договариваемся, что делать.
Проходим полный цикл, отдаем пакет отчетов и перечень найденных дыр с планом, как их закрыть.
Месячный цикл, один ответственный человек, фиксированная дата отчета, ответ в течение одного рабочего дня. Объем может расшириться до полного бухгалтерского аутсорсинга.
Что спрашивают чаще всего
У нас есть свой бухгалтер. Зачем аутсорс?
Часто это не замена, а подстраховка. Мы берем НДС и отчетность, ваш бухгалтер ведет первичку и банк, или наоборот. Распределение прописываем в договоре, чтобы не осталось участков без ответственного.
Кто отвечает, если будет штраф?
Перед налоговой отвечает предприятие и его должностные лица. Поэтому в договоре мы фиксируем, за что отвечает исполнитель, в какие сроки вы передаете документы и как мы исправляем ошибки, возникшие по нашей вине.
Можно передать только зарплату или только НДС?
Да, часто именно с этого начинают. Через несколько месяцев видно, стоит ли передавать учет полностью.
Кто подписывает отчетность?
Уполномоченное лицо, обычно директор, своим КЭП. Ключи остаются у вас. Если решите, подписывать может бухгалтер по доверенности, оформленной на конкретного человека.
Как сравнить исполнителей перед выбором?
Спрашивайте, в чьей базе ведется учет, кто конкретно будет вести компанию, кто отвечает за сроки и что будет во время проверки. Вопросы собраны на странице как выбрать бухгалтерскую компанию.
Ведете ли вы зарплату и делаете ли аудит?
Зарплата и налоги идут внутри того же месячного цикла. Аудит это отдельный договор, и требования независимости решают, может ли одна фирма делать для компании и учет, и аудит.
Оставить заявку на ведение учета
Опишите компанию, ответим в течение одного рабочего дня.