Аудит консорциума и субгрантов: ответственность лид-партнёра и проверка партнёров

Когда проект выполняет не одна организация, а консорциум, финансовая конструкция усложняется: донор заключает соглашение с одной организацией, а расходуют средства несколько. Для лид-партнёра это означает ответственность за деньги, которые он не тратил напрямую, и за документы, которых он физически не видит каждый день.

Ниже разбираем, как распределяется ответственность, что должно быть в договоре субгранта, как построить мониторинг партнёров и что именно проверяет аудитор в таком проекте.

Кто перед кем отвечает

В большинстве грантовых соглашений действует простое правило: перед донором отвечает подписант соглашения. Если аудит признает неприемлемым расход партнёра, возвращать средства донору будет лид-партнёр, а уже потом взыскивать их с партнёра по договору субгранта.

Отсюда практический вывод: договор субгранта, это не формальность, а основной инструмент защиты. Он должен переносить на партнёра те же правила, которые донор установил для лид-партнёра, и давать право проверять их выполнение.

Что должно быть в договоре субгранта

• бюджет партнёра с теми же статьями, что и в бюджете проекта;
• период приемлемости расходов, не выходящий за пределы периода основного соглашения;
• правила закупок донора, перенесённые без смягчений, с теми же порогами;
• требования к документальному подтверждению и срок хранения документов;
• формат и периодичность отчётности, из которой лид-партнёр собирает общий отчёт;
• право лид-партнёра и донора на проверку и доступ к первичным документам;
• порядок возврата средств, признанных неприемлемыми;
• требования о видимости донора, конфликте интересов, защите данных и политиках, которых требует соглашение.

Ошибка, которую видно в аудите регулярно: партнёру передан только бюджет и сроки, без правил закупок. Партнёр тратит средства по собственным правилам, а неприемлемым расход становится для всего проекта.

Мониторинг вместо проверки в конце

Лид-партнёр не может ограничиться приёмом отчётов в формате таблицы. Рабочая схема выглядит так:

Периодичность	Что делает лид-партнёр
Ежемесячно или ежеквартально	Принимает отчёт партнёра с реестром расходов, сверяет с бюджетом, задаёт вопросы по отклонениям
Раз в период	Выборочно запрашивает сканы первичных документов по крупнейшим расходам
Раз в проект или в год	Проводит мониторинговый визит: осмотр документов, оборудования, общение с командой
Перед финальным отчётом	Проводит или заказывает проверку расходов партнёров

Мониторинговый визит оформляется отчётом с перечнем проверенных документов, найденных вопросов и сроков их устранения. Именно этот отчёт аудитор попросит первым: он показывает, что система контроля в консорциуме работает, а не существует только на бумаге.

Что проверяет аудитор

Проверка проекта консорциума включает два уровня. На уровне лид-партнёра аудитор смотрит на собственные расходы организации и на систему управления субгрантами: договоры, мониторинг, сверку отчётов, документирование решений. На уровне партнёров, в зависимости от технического задания донора, аудитор либо проверяет их расходы непосредственно, либо оценивает качество контроля со стороны лид-партнёра.

Типичные процедуры: сверка суммы субгрантов в отчёте донору с фактическими перечислениями и отчётами партнёров; выборочная проверка первичных документов партнёров; проверка соблюдения закупочных порогов у партнёров; анализ того, не финансируется ли один и тот же расход двумя партнёрами одновременно.

Формат отчёта определяет донор и это может быть ISA 805, ISRS 4400 или шаблон донора; о различиях мы пишем в статье о стандартах ISA 800, ISA 805 и ISAE 3000.

Типичные проблемы консорциумов

• партнёр потратил средства на статьи, которых нет в его бюджете;
• у партнёра нет отдельной аналитики, расходы проекта смешаны с другой деятельностью;
• закупки партнёра проведены без конкурентной процедуры;
• отчёты партнёров составлены в разных форматах и не сводятся без ручных корректировок;
• средства перечислены партнёру в конце проекта, и он не успевает их освоить;
• один расход, например совместное мероприятие, показан в отчётах двух партнёров;
• партнёр не хранит первичные документы, ссылаясь на то, что отчитался лид-партнёру.

Что делать лид-партнёру на старте

Перед первым перечислением средств стоит сделать три вещи: оценить способность партнёра, согласовать единый формат отчёта и провести установочную встречу, на которой объяснить правила донора его бухгалтеру, а не только руководителю. Оценка способности партнёра, это та же процедура, которую донор применяет к вам, и мы описали её в статье об оценке способности организации донором.

Ещё один практический шаг, это промежуточная проверка расходов партнёров в середине проекта. Она стоит дешевле, чем возврат средств донору по итогам финального аудита, и оставляет время на исправления.

МК Аудит проверяет проекты консорциумов и субгрантовые схемы с 2000 года, входит в реестр аудиторов ОСНАД (№4624) и в сеть DFK International. Отчёты готовим на украинском и английском, при необходимости в шаблоне донора. Если вы лид-партнёр и хотите проверить расходы партнёров до финального отчёта, оставьте заявку: коммерческое предложение после ознакомления с заданием, ответ в течение 1 дня.