Аудит консорціуму і субгрантів: відповідальність лід-партнера та перевірка партнерів

Коли проєкт виконує не одна організація, а консорціум, фінансова конструкція ускладнюється: донор укладає угоду з однією організацією, а витрачають кошти кілька. Для лід-партнера це означає відповідальність за гроші, які він не витрачав напряму, і за документи, яких він фізично не бачить щодня.

Нижче розбираємо, як розподіляється відповідальність, що має бути в договорі субгранту, як побудувати моніторинг партнерів і що саме перевіряє аудитор у такому проєкті.

Хто перед ким відповідає

У більшості грантових угод діє просте правило: перед донором відповідає підписант угоди. Якщо аудит визнає неприйнятною витрату партнера, повертати кошти донору буде лід-партнер, а вже потім стягувати їх з партнера за договором субгранту.

Звідси практичний висновок: договір субгранту, це не формальність, а основний інструмент захисту. Він має переносити на партнера ті самі правила, які донор встановив для лід-партнера, і давати право перевіряти їх виконання.

Що має бути в договорі субгранту

• бюджет партнера з тими самими статтями, що й у бюджеті проєкту;
• період прийнятності витрат, який не виходить за межі періоду основної угоди;
• правила закупівель донора, перенесені без пом’якшень, з тими самими порогами;
• вимоги до документального підтвердження і строк зберігання документів;
• формат і періодичність звітності, з якої лід-партнер збирає загальний звіт;
• право лід-партнера і донора на перевірку та доступ до первинних документів;
• порядок повернення коштів, визнаних неприйнятними;
• вимоги щодо видимості донора, конфлікту інтересів, захисту даних і політик, яких вимагає угода.

Помилка, яку видно в аудиті регулярно: партнеру передано лише бюджет і строки, без правил закупівель. Партнер витрачає кошти за власними правилами, а неприйнятною витрата стає для всього проєкту.

Моніторинг замість перевірки в кінці

Лід-партнер не може обмежитися прийманням звітів у форматі таблиці. Робоча схема виглядає так:

Періодичність	Що робить лід-партнер
Щомісяця або щокварталу	Приймає звіт партнера з реєстром витрат, звіряє з бюджетом, ставить запитання щодо відхилень
Раз на період	Вибірково запитує скани первинних документів за найбільшими витратами
Раз на проєкт або на рік	Проводить моніторинговий візит: огляд документів, обладнання, спілкування з командою
Перед фінальним звітом	Проводить або замовляє перевірку витрат партнерів

Моніторинговий візит оформлюється звітом з переліком перевірених документів, знайдених питань і строків їх усунення. Саме цей звіт аудитор попросить першим: він показує, що система контролю в консорціумі працює, а не існує лише на папері.

Що перевіряє аудитор

Перевірка проєкту консорціуму включає два рівні. На рівні лід-партнера аудитор дивиться на власні витрати організації і на систему управління субгрантами: договори, моніторинг, звірку звітів, документування рішень. На рівні партнерів, залежно від технічного завдання донора, аудитор або перевіряє їхні витрати безпосередньо, або оцінює якість контролю з боку лід-партнера.

Типові процедури: звірка суми субгрантів у звіті донору з фактичними перерахуваннями і звітами партнерів; вибіркова перевірка первинних документів партнерів; перевірка дотримання закупівельних порогів у партнерів; аналіз того, чи не фінансується та сама витрата двома партнерами одночасно.

Формат звіту визначає донор і це може бути ISA 805, ISRS 4400 або шаблон донора; про відмінності ми пишемо у статті про стандарти ISA 800, ISA 805 та ISAE 3000.

Типові проблеми консорціумів

• партнер витратив кошти на статті, яких немає в його бюджеті;
• у партнера немає окремої аналітики, витрати проєкту змішані з іншою діяльністю;
• закупівлі партнера проведені без конкурентної процедури;
• звіти партнерів складені в різних форматах і не зводяться без ручних коригувань;
• кошти перераховані партнеру наприкінці проєкту, і він не встигає їх освоїти;
• одна витрата, наприклад спільний захід, показана у звітах двох партнерів;
• партнер не зберігає первинні документи, посилаючись на те, що звітував лід-партнеру.

Що робити лід-партнеру на старті

Перед першим перерахуванням коштів варто зробити три речі: оцінити спроможність партнера, узгодити єдиний формат звіту і провести настановчу зустріч, на якій пояснити правила донора його бухгалтеру, а не лише керівнику. Оцінка спроможності партнера, це та сама процедура, яку донор застосовує до вас, і ми описали її у статті про оцінку спроможності організації донором.

Ще один практичний крок, це проміжна перевірка витрат партнерів на середині проєкту. Вона коштує дешевше, ніж повернення коштів донору за підсумками фінального аудиту, і залишає час на виправлення.

МК Аудит перевіряє проєкти консорціумів і субгрантові схеми з 2000 року, входить до реєстру аудиторів ОСНАД (№4624) і до мережі DFK International. Звіти готуємо українською та англійською, за потреби у шаблоні донора. Якщо ви лід-партнер і хочете перевірити витрати партнерів до фінального звіту, залиште заявку: комерційна пропозиція після ознайомлення із завданням, відповідь протягом 1 дня.