Військовий облік на підприємстві 2026: обов’язки роботодавця і штрафи за ст. 210-1 КУпАП

Військовий облік зобов’язана вести кожна юридична особа, яка має працівників за трудовим договором, незалежно від розміру і сфери діяльності. За порушення в особливий період стаття 210-1 КУпАП передбачає штраф для посадових осіб юридичних осіб від 2 000 до 3 500 неоподатковуваних мінімумів, тобто, за роз’ясненням Міноборони, від 34 000 до 59 500 грн.

Міністерство оборони 22 вересня 2026 року опублікувало роз’яснення для роботодавців: хто веде облік, які документи потрібні, які строки діють і хто відповідає за помилки. Нижче ми переказали його своїми словами, звірили суму штрафу з чинною редакцією КУпАП і додали те, що бачимо під час аудиту: де саме бізнес найчастіше втрачає документи і гроші.

Що змінилося і на що спирається правило

Нових норм роз’яснення не вводить, але воно збирає в одному місці правила, які кадровики часто знають уривками. Обов’язок вести військовий облік за місцем роботи встановлено Законом «Про військовий обов’язок і військову службу», а практичний порядок визначає Порядок, затверджений постановою Кабінету Міністрів від 30.12.2022 № 1487. Текст роз’яснення: mod.gov.ua.

Відповідальність встановлює стаття 210-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення. У чинній редакції частина третя передбачає, що порушення законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію в особливий період карається штрафом на посадових осіб органів влади, юридичних осіб і громадських об’єднань від двох тисяч до трьох тисяч п’ятисот неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Текст кодексу: zakon.rada.gov.ua.

Важлива деталь, яку часто пропускають: штраф накладається не на компанію як таку, а на посадову особу. За роз’ясненням Міноборони, якщо облік не ведеться взагалі, відповідає керівник. Якщо облік ведеться, але з порушеннями, відповідає призначена відповідальна особа.

Кого стосується

• усіх юридичних осіб з найманими працівниками: ТОВ, ПП, представництв, громадських і благодійних організацій. Звільнені від обов’язку лише ФОП-роботодавці;
• працівників за трудовим договором з числа призовників, військовозобов’язаних і резервістів. Це чоловіки від 18 до 60 років (вищий офіцерський склад до 65), які не виключені з обліку, і жінки, що перебувають на військовому обліку, наприклад з медичною або фармацевтичною спеціальністю;
• як основних працівників, так і сумісників;
• працівників, з якими призупинено трудовий договір: облік щодо них ведеться далі.

Облік не ведеться щодо осіб, виключених з військового обліку, а також щодо ФОП-підрядників і тих, хто працює за цивільно-правовими договорами. Якщо працівника мобілізовано, він стає військовослужбовцем, але його дані залишаються у списках персонального обліку до кінця поточного календарного року.

Про особливості для громадських організацій і про те, що дивиться донор, ми писали окремо: військовий облік у громадській організації.

Що зробити і до якого строку

Крім подій, потрібен постійний пакет документів. За роз’ясненням Міноборони це:

1. наказ про призначення відповідальної особи і її посадова інструкція, наказ щодо підвищення кваліфікації;
2. правила військового обліку на підприємстві, розміщені в доступному місці, з ознайомленням працівників під підпис;
3. списки персонального військового обліку;
4. журнал обліку результатів перевірок;
5. відомість оперативного обліку: кількість військовозобов’язаних, заброньованих працівників тощо.

Хто веде облік, залежить від чисельності. Якщо на обліку менше 500 осіб, обов’язки можна покласти на інспектора з кадрів або іншого працівника служби персоналу з доплатою до 50% посадового окладу. Понад 500 осіб потрібна окрема штатна посада інспектора з військового обліку; від 2 001 до 4 000 осіб на обліку два інспектори, від 4 001 до 7 000 три, і далі ще один на кожні наступні 3 000 осіб. Відповідальна особа має відповідати кваліфікаційним вимогам професії «Інспектор з військового обліку» (код 3439).

Технічно звіряти й оновлювати дані можна онлайн через портал Дія, якщо у підприємства є така можливість.

Перевірки і типові помилки

Перевіряють стан обліку комісії, до яких можуть входити представники ТЦК та СП, державних адміністрацій, ДПС і Держпраці. Про планову перевірку повідомляють за 10 днів. Позапланова можлива без попередження на підприємствах, які бронювали працівників або мають працівників з мобілізаційним розпорядженням.

Кількість штрафів залежить від кількості постанов. Якщо порушення знайшли під час однієї перевірки, розглядається одна справа і накладається один штраф за всі порушення. Якщо порушення виявлено поза перевіркою і розглядаються кілька справ, штраф можливий за кожне.

Що ми найчастіше бачимо під час аудиту кадрових документів:

• Немає наказу про відповідальну особу. Облік фактично веде бухгалтер, але письмового призначення і посадової інструкції немає. Тоді питання щодо обліку йдуть одразу до керівника.
• Пропущено 7 днів. Наказ про прийняття підписано, а повідомлення до ТЦК подано пізніше. Саме цей приклад Міноборони наводить як типове порушення.
• Сумісники поза списками. Облік ведуть лише щодо основних працівників, хоча норма поширюється і на сумісників.
• Старий е-ВОД. Кандидат показав документ, сформований раніше ніж за 72 години до прийняття.
• Мобілізованих видалили зі списків. Їхні дані мають залишатися до кінця календарного року.
• Штраф сплачено з коштів проєкту. Для організацій з донорським фінансуванням це окремий ризик: адміністративний штраф посадової особи не є витратою проєкту.

Про строки, пов’язані з продовженням воєнного стану, бронюванням і е-ВОД, дивіться також наш матеріал воєнний стан до 29.01.2027: що зробити роботодавцю.

Часті запитання

Як ми допомагаємо

Ми перевіряємо кадрові документи, зокрема накази і списки військового обліку, і ведемо кадровий облік на аутсорсингу, щоб строки повідомлень не губилися між кадровиком і бухгалтером. Дивіться кадровий облік, розрахунок зарплати і контакти. Для громадських організацій проводимо безкоштовні вебінари для НПО, зокрема про кадрові питання в грантових проєктах.

Підготувала Команда МК Аудит