Військовий облік у громадській організації: що дивиться донор

Навіщо донору ваш військовий облік

Громадська організація, яка має хоча б одного найманого працівника, є роботодавцем, а отже веде військовий облік на загальних підставах. Правила описані в роз’ясненнях Міністерства оборони, і переказувати їх ми не будемо: вони є в першоджерелі.

Нас цікавить інше, те, чого в першоджерелі немає: що з цього дивиться донор і що перевіряє аудитор у грантовому проєкті. Бо зв’язок прямий, хоч і неочевидний.

Три причини, чому це питання грантове

1. Штраф не можна оплатити з гранту. Будь-який штраф за порушення є неприйнятною витратою в кожній відомій нам донорській угоді. Якщо організація сплатила його з проєктного рахунку, донор вимагає повернення, і додатково виникає питання до внутрішнього контролю.
2. Витрати на персонал це найбільша стаття більшості проєктів. Перевіряючи її, аудитор дивиться на кадрові документи загалом. Відсутність обов’язкових кадрових документів у проєктного працівника ставить під сумнів усю статтю.
3. Оцінка спроможності організації. Перед великим грантом донор перевіряє, чи здатна організація керувати коштами. Кадровий блок входить у цю перевірку, і прогалини в ньому впливають на рішення.

Що саме дивиться аудитор у кадрових документах проєкту

• Наказ про призначення відповідального за військовий облік. Перше, що питають: хто в організації за це відповідає і яким документом призначений.
• Документи працівника на момент прийняття. Чи перевірялися військово-облікові документи при оформленні на роботу, чи є відмітка про це.
• Повідомлення до ТЦК. Чи надсилалися при прийнятті, переведенні та звільненні проєктних працівників і чи дотримано строки.
• Списки та їх актуальність. Чи оновлювалися дані, чи проводилася щорічна звірка.
• Чи не було штрафів у періоді проєкту і, якщо були, з якого рахунку вони сплачені.

Що робити, якщо штраф уже сплачено з проєктного рахунку

Виправляти самостійно і до аудиту. Порядок: повернути суму на проєктний рахунок з власних коштів організації, зробити бухгалтерську проводку, що переносить витрату на власні кошти, і прибрати її з проєктного звіту. Якщо звіт уже подано, подати коригувальний з поясненням. Самостійне виправлення сприймається значно легше за знахідку аудитора.

Типові прогалини в громадських організаціях

• Відповідального не призначено жодним документом. Обов’язки фактично виконує бухгалтер або директор, але наказу немає.
• Облік ведеться лише на основних працівників. Про сумісників і тих, хто працює за строковим договором на проєкт, забувають.
• Повідомлення до ТЦК надсилаються пачкою раз на квартал. Строки при цьому порушені, навіть якщо всі повідомлення зрештою надіслані.
• Щорічна звірка не проводилася взагалі. Про неї часто дізнаються від перевіряльників.
• Документи зберігаються в особистій пошті бухгалтера. При зміні бухгалтера відновити неможливо.

Що зробити цього тижня

1. Перевірити, чи є наказ про призначення відповідального, і видати його, якщо немає.
2. Скласти перелік усіх, хто працює в організації за трудовими договорами, включно з проєктними і сумісниками.
3. Перевірити по кожному, чи надсилалося повідомлення при прийнятті і в який строк.
4. Знайти в бухгалтерії всі штрафи за період проєкту і подивитися, з якого рахунку вони сплачені.
5. Скласти папку кадрових документів проєкту окремо, щоб не збирати її в день аудиту.

Якщо потрібна перевірка

Ми з 2000 року перевіряємо проєкти міжнародної технічної допомоги і робимо кадровий аудит. Напишіть, скільки у вас працівників і чи є серед них проєктні та сумісники, і ми скажемо, які кадрові документи треба підготувати до аудиту гранту. Комерційна пропозиція після ознайомлення із завданням.