Кадрові документи, які має тримати роботодавець в Україні

Іноземні роботодавці в Україні зазвичай вважають, що кадрові документи це формальність, яку веде той, хто рахує зарплату. Це не так. Держпраці перевіряє документи, а не наміри, і штраф рахується за тим, що є на папері. Нижче перелік, який український роботодавець має тримати, незалежно від форми компанії.

Основна справа на кожного працівника

• Трудовий договір, підписаний до початку роботи, зі змінами у вигляді додаткових угод.
• Наказ про прийняття і повідомлення про прийняття, подане до податкової до того, як людина стала до роботи.
• Накази про переведення, відпустки, відрядження, дисциплінарні стягнення і звільнення.
• Посадова інструкція, якщо обов’язки в договорі дані посиланням, а не переліком.
• Підписи про ознайомлення з правилами внутрішнього трудового розпорядку, інструктажами з охорони праці і повідомленням про обробку персональних даних.

Дві речі, які іноземні роботодавці плутають найчастіше: повідомлення про прийняття подається ДО першого робочого дня, а не після; і підпис на самому договорі не замінює окремих підписів про ознайомлення.

Документи по компанії загалом

• Штатний розпис з усіма посадами і вилками окладів, оновлюваний при кожній зміні.
• Правила внутрішнього трудового розпорядку.
• Графік відпусток, затверджений на початку року.
• Табелі обліку робочого часу щомісяця. Це доказова база для всього, що виплачено.
• Документи з охорони праці, включно з журналами інструктажів.
• Військовий облік працівників і повідомлення до ТЦК при зміні даних. Саме цей обов’язок дивує компанії з іноземним капіталом найбільше.

Звідки насправді беруться штрафи

На практиці інспектор дивиться передусім, чи не працюють люди без договору або без повідомлення, чи виплачується зарплата не рідше двох разів на місяць із проміжком не більше шістнадцяти календарних днів, чи сходяться суми в зарплатних відомостях із табелями, і чи оформлені та оплачені понаднормові і нічні. Перекваліфікація ФОПів у працівників належить до цього ж переліку: якщо відносини за суттю трудові, папери про протилежне не рятують.

Персональні дані

Справа працівника це персональні дані. Отже, потрібен визначений перелік осіб із доступом, підписане працівником повідомлення про обробку і правила зберігання та знищення. Якщо кадри або зарплата на аутсорсі, передача має бути описана в договорі з підрядником. Групові аудитори питають про це регулярно, тому дешевше налаштувати одразу, ніж відновлювати потім.

Робочий порядок дій

Для компанії, яка вже працює, послідовність така: перевірити, що є, виправити те, чого бракує, і лише потім вирішувати, хто веде далі. Перевірка першою має значення, бо передавати зламану справу означає просто перенести проблему. Ця перевірка називається кадровий аудит: перелік прогалин і оцінка ризиків, зазвичай за кілька днів.

Далі справа або лишається всередині, або передається як кадрове адміністрування, зазвичай разом із розрахунком зарплати, бо табель потрібен обом ділянкам. Як саме ділять зони відповідальності, розібрано в матеріалі кадровий аутсорсинг: що саме передають.