Кадровые документы, которые должен держать работодатель в Украине

Иностранные работодатели в Украине обычно считают, что кадровые документы это формальность, которую ведёт тот, кто считает зарплату. Это не так. Гоструда проверяет документы, а не намерения, и штраф считается по тому, что есть на бумаге. Ниже перечень, который украинский работодатель должен держать, независимо от формы компании.

Основное дело на каждого работника

• Трудовой договор, подписанный до начала работы, с изменениями в виде дополнительных соглашений.
• Приказ о приёме и уведомление о приёме, поданное в налоговую до того, как человек приступил к работе.
• Приказы о переводе, отпусках, командировках, дисциплинарных взысканиях и увольнении.
• Должностная инструкция, если обязанности в договоре даны ссылкой, а не перечнем.
• Подписи об ознакомлении с правилами внутреннего трудового распорядка, инструктажами по охране труда и уведомлением об обработке персональных данных.

Две вещи, которые иностранные работодатели путают чаще всего: уведомление о приёме подаётся ДО первого рабочего дня, а не после; и подпись на самом договоре не заменяет отдельных подписей об ознакомлении.

Документы по компании в целом

• Штатное расписание со всеми должностями и вилками окладов, обновляемое при каждом изменении.
• Правила внутреннего трудового распорядка.
• График отпусков, утверждённый в начале года.
• Табели учёта рабочего времени ежемесячно. Это доказательная база для всего, что выплачено.
• Документы по охране труда, включая журналы инструктажей.
• Воинский учёт работников и уведомления в ТЦК при изменении данных. Именно эта обязанность удивляет компании с иностранным капиталом больше всего.

Откуда на самом деле берутся штрафы

На практике инспектор смотрит прежде всего, не работают ли люди без договора или без уведомления, выплачивается ли зарплата не реже двух раз в месяц с промежутком не более шестнадцати календарных дней, сходятся ли суммы в зарплатных ведомостях с табелями, и оформлены ли и оплачены сверхурочные и ночные. Переквалификация ФОПов в работников относится к этому же перечню: если отношения по сути трудовые, бумаги об обратном не спасают.

Персональные данные

Дело работника это персональные данные. Значит, нужен определённый перечень лиц с доступом, подписанное работником уведомление об обработке и правила хранения и уничтожения. Если кадры или зарплата на аутсорсе, передача должна быть описана в договоре с подрядчиком. Групповые аудиторы спрашивают об этом регулярно, поэтому дешевле настроить сразу, чем восстанавливать потом.

Рабочий порядок действий

Для компании, которая уже работает, последовательность такая: проверить, что есть, исправить то, чего не хватает, и только потом решать, кто ведёт дальше. Проверка первой имеет значение, потому что передавать сломанное дело означает просто перенести проблему. Эта проверка называется кадровый аудит: перечень пробелов и оценка рисков, обычно за несколько дней.

Дальше дело либо остаётся внутри, либо передаётся как кадровое администрирование, обычно вместе с расчётом зарплаты, потому что табель нужен обоим участкам. Как именно делят зоны ответственности, разобрано в материале кадровый аутсорсинг: что именно передают.