Кадровий аутсорсинг: що саме передають підряднику

Кадровий аутсорсинг звучить як «віддали кадри і забули», але на практиці все впирається в одне питання: що саме ви передаєте, а що лишається всередині компанії. Якщо це не проговорити на старті, через півроку виявиться, що військовий облік не веде ніхто, а накази на відпустку підписувати нема кому. Розберемо по пунктах.

Що зазвичай передають підряднику

• Трудові договори і контракти. Підготовка, зміни, додаткові угоди, оформлення звільнень.
• Накази по особовому складу. Прийом, переведення, відпустки, відрядження, звільнення, дисциплінарні.
• Штатний розпис і зміни до нього.
• Табелі обліку робочого часу. Разом із розрахунком годин для нарахування зарплати.
• Відпустки. Графік, залишки днів, компенсації при звільненні.
• Лікарняні і декретні. Оформлення, розрахунок страхового стажу, взаємодія з Пенсійним фондом.
• Військовий облік. Списки, повідомлення, взаємодія з ТЦК. Ділянка, на якій найчастіше горить.
• Особові справи і зберігання документів. Разом із правилами доступу до персональних даних.

Що лишається у компанії завжди

Підрядник не може і не повинен брати на себе чотири речі.

Рішення про людей. Кого приймати, кому підвищувати зарплату, кого звільняти. Ми готуємо документи під ваше рішення, а не приймаємо його.

Підпис. Накази підписує керівник або уповноважена особа компанії. Передати підпис зовні не можна.

Фактичний облік того, хто коли працював. Табель заповнюється з ваших даних. Якщо керівник відділу не сказав, що людина була у відрядженні, ніякий підрядник цього не вгадає.

Комунікація з працівником. Пояснити людині, чому в неї така сума, має її керівник або HR, а не зовнішній бухгалтер.

Три формати, з яких обирають

Повний кадровий супровід. Усе з першого списку. Підходить компаніям до 50 людей, де окремий кадровик не окупається, і представництвам іноземних фірм, де взагалі немає української адміністрації.

Тільки розрахунок зарплати. Кадрові документи веде ваш HR, ми рахуємо зарплату, податки і звітність. Часто беруть компанії, де є кадровик, але немає бухгалтера по зарплаті.

Разове наведення ладу. Не супровід, а кадровий аудит і виправлення того, що знайшли. Розумний перший крок, якщо ви не впевнені в стані документів: спочатку розібратися, що є, і лише потім вирішувати, передавати чи ні.

Від чого залежить вартість

Базовий орієнтир це кількість працівників, але він далеко не єдиний. Сильніше на трудомісткість впливають плинність (десять прийомів і звільнень на місяць це інша робота, ніж стабільний штат), кількість підрозділів і графіків, наявність змінного графіка і нічних, відрядження, а також те, чи є в компанії іноземці з дозволами на працю. Окремо рахується стартовий етап, якщо документи треба спершу привести до ладу.

Персональні дані: те, про що забувають

Передаючи кадри назовні, ви передаєте персональні дані працівників. Це має бути оформлено: договір з умовами обробки, перелік осіб з доступом, порядок знищення після завершення співпраці. Якщо у вас є іноземний засновник, він майже напевно запитає про це під час аудиту групи. Нормальний підрядник піднімає цю тему сам, а не чекає, поки запитають.

З чого почати

Перед тим як щось передавати, варто подивитися, що саме передаєте. Найпростіший спосіб це перевірка кадрових документів: перелік того, чого бракує, і оцінка ризиків. Далі вже рішення, брати повний кадровий супровід чи обмежитись розрахунком заробітної плати.