Відрядження 2026: які витрати не оподатковуються ПДФО і які документи потрібні
Відшкодовані працівнику або члену керівного органу витрати на відрядження не включаються до його оподатковуваного доходу в межах фактичних витрат, якщо вони підтверджені документами про вартість і є докази зв’язку поїздки з діяльністю організації. Це проїзд, проживання, візи, обов’язкове страхування та інші документально оформлені витрати на в’їзд і перебування. Алкоголь, тютюн, більшість чайових і видовищні заходи оподатковуються.
Нагадування про ці правила ГУ ДПС в Івано-Франківській області опублікувало 15 вересня 2026 року. Для громадських організацій і фондів тема болюча з двох боків: відрядження часто фінансує донор, а їздять не лише штатні працівники, а й члени правління. Нижче пояснюємо, які витрати, крім добових, не є доходом, які документи для цього потрібні і що аудитор шукає в авансових звітах. Про витрати на персонал у грантах загалом ми писали в статті витрати на персонал у донорському проєкті.
Що змінилося
Нових норм немає, податкова нагадала чинні правила Податкового кодексу (if.tax.gov.ua, публікація від 15.09.2026). Ключові положення такі.
- До загального оподатковуваного доходу не включаються кошти, отримані на відрядження або під звіт.
- Не є доходом сума відшкодованих у встановленому порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат для особи, яка перебуває в трудових відносинах з роботодавцем або є членом керівних органів підприємства, установи чи організації.
- Фактична кількість днів відрядження визначається за наказом про відрядження за наявності одного чи кількох документальних доказів перебування: відміток прикордонних служб, проїзних документів, рахунків на проживання або інших документів.
- Витрати не оподатковуються ПДФО лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують їх вартість.
Кого стосується
- працівників, які перебувають у трудових відносинах з організацією;
- членів керівних органів підприємств, установ і організацій: для НПО це, зокрема, члени правління, які їздять у справах організації;
- бухгалтерів, які приймають авансові звіти і вирішують, що з відшкодування є доходом;
- фінансових менеджерів донорських проєктів, у яких відрядження фінансуються з гранту.
Окремо ДПС згадує компенсаційні виплати в іноземній валюті працівникам дипломатичної служби в довготерміновому відрядженні: вони також не включаються до оподатковуваного доходу.
Які витрати не є доходом
За роз’ясненням, у межах фактичних витрат не оподатковуються:
- проїзд до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження, зокрема орендованим транспортом, перевезення багажу і бронювання квитків;
- проживання в готелях і мотелях, а також включені до рахунку харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження, прасування одягу, взуття чи білизни);
- найм інших жилих приміщень;
- оплата телефонних розмов;
- оформлення закордонних паспортів і віз;
- обов’язкове страхування, а також інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування, включно зі зборами і податками з цих витрат;
- страхування життя, здоров’я чи цивільної відповідальності, якщо воно обов’язкове за законами країни відрядження або країн транзиту.
| Витрата у відрядженні | Не доход працівника, якщо | Що включається до доходу |
|---|---|---|
| Проїзд, багаж, бронювання квитків | Є квитки або транспортні рахунки, багажні квитанції, зокрема електронні | Сума без підтвердного документа |
| Готель і включене до рахунку харчування | Є документи від того, хто надав послуги з проживання | Алкоголь і тютюн, навіть якщо вони в рахунку |
| Оплата карткою | Є виписка або відомості з рахунку чи документ про операцію з платіжним інструментом | Витрати, не пов’язані з метою відрядження |
| Ресторан, сервіс | Чайові включені до рахунку згідно із законом країни перебування | Інші чайові, плата за видовищні заходи |
Що зробити і до якого строку
- Оформлюйте кожне відрядження наказом. Саме наказ разом з документами про перебування визначає фактичну кількість днів.
- Збирайте документи про вартість. Квитки, рахунки готелів, страхові поліси, виписки з рахунку, документи про операції з платіжними інструментами. Без них витрата стає доходом.
- Тримайте докази зв’язку з діяльністю. Запрошення сторони, що приймає, договір або контракт, документи про намір встановити цивільно-правові відносини, підтвердження участі в переговорах, конференціях, симпозіумах за тематикою діяльності організації.
- Відокремлюйте особисте. Алкоголь, тютюн, чайові поза рахунком і видовищні заходи в авансовому звіті не відшкодовуйте як витрати на відрядження або включайте до доходу.
- Готуйте переклад. На запит контролюючого органу роботодавець за власний рахунок забезпечує переклад підтвердних документів іноземною мовою. Для закордонних поїздок краще зробити це одразу.
Типові помилки і ризики
- Відрядження без наказу. Квитки є, але немає наказу, і кількість днів підтвердити нічим.
- Немає зв’язку з діяльністю. Податкова прямо називає докази такого зв’язку. Без запрошення, програми заходу чи договору поїздку важко пояснити і податковій, і донору.
- Готельний рахунок з мінібаром. Алкоголь у рахунку включається до доходу, навіть якщо все оплачено однією сумою.
- Член правління без трудового договору. Правило поширюється і на членів керівних органів, тому відшкодування їхніх витрат на поїздки у справах організації може не бути доходом, але лише з тими самими документами.
- Документи іноземною мовою без перекладу. Переклад на запит податкової оплачує роботодавець, а в стислі строки перевірки це складно.
Під час аудиту проєкту аудитор зазвичай вибирає кілька авансових звітів і звіряє наказ, документи про вартість, програму заходу і зв’язок із цілями проєкту. Неповний комплект означає ризик і податкового донарахування, і зняття витрати донором.
Часті запитання
Які витрати на відрядження не оподатковуються ПДФО?
Проїзд, проживання, включене до рахунку готелю харчування і побутові послуги, найм житла, телефон, закордонний паспорт і візи, обов’язкове страхування та інші документально оформлені витрати на в’їзд і перебування, у межах фактичних витрат і за наявності підтвердних документів.
Чи оподатковуються чайові у відрядженні?
Так, чайові включаються до оподатковуваного доходу, крім випадків, коли вони включені до рахунку згідно із законами країни перебування.
Чи можна відрядити члена правління громадської організації?
За роз’ясненням ДПС, правило про неоподатковуване відшкодування витрат на відрядження поширюється і на членів керівних органів підприємств, установ і організацій, за умови тих самих підтвердних документів.
Як ми допомагаємо
Ми ведемо облік і зарплату для компаній і громадських організацій, перевіряємо авансові звіти по відрядженнях і готуємо документи до аудиту проєкту. Дивіться аутсорсинг заробітної плати, облік НПО і аудит гранту. Документування витрат проєкту ми також розбираємо на безкоштовних вебінарах для НПО. Написати нам можна через контакти.
Підготувала Команда МК Аудит