Командировка 2026: какие расходы не облагаются НДФЛ и какие документы нужны
Возмещённые работнику или члену руководящего органа командировочные расходы не включаются в его налогооблагаемый доход в пределах фактических расходов, если они подтверждены документами о стоимости и есть доказательства связи поездки с деятельностью организации. Это проезд, проживание, визы, обязательное страхование и другие документально оформленные расходы на въезд и пребывание. Алкоголь, табак, большинство чаевых и зрелищные мероприятия облагаются налогом.
Напоминание об этих правилах ГУ ГНС в Ивано-Франковской области опубликовало 15 сентября 2026 года. Для общественных организаций и фондов тема болезненная с двух сторон: командировки часто финансирует донор, а ездят не только штатные работники, но и члены правления. Ниже объясняем, какие расходы, кроме суточных, не являются доходом, какие документы для этого нужны и что аудитор ищет в авансовых отчётах. О расходах на персонал в грантах в целом мы писали в статье расходы на персонал в донорском проекте.
Что изменилось
Новых норм нет, налоговая напомнила действующие правила Налогового кодекса (if.tax.gov.ua, публикация от 15.09.2026). Ключевые положения такие.
- В общий налогооблагаемый доход не включаются средства, полученные на командировку или под отчёт.
- Не является доходом сумма возмещённых в установленном порядке командировочных расходов в пределах фактических расходов для лица, которое состоит в трудовых отношениях с работодателем или является членом руководящих органов предприятия, учреждения или организации.
- Фактическое количество дней командировки определяется по приказу о командировке при наличии одного или нескольких документальных доказательств пребывания: отметок пограничных служб, проездных документов, счетов на проживание или других документов.
- Расходы не облагаются НДФЛ только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих их стоимость.
Кого касается
- работников, которые состоят в трудовых отношениях с организацией;
- членов руководящих органов предприятий, учреждений и организаций: для НКО это, в частности, члены правления, которые ездят по делам организации;
- бухгалтеров, которые принимают авансовые отчёты и решают, что из возмещения является доходом;
- финансовых менеджеров донорских проектов, в которых командировки финансируются из гранта.
Отдельно ГНС упоминает компенсационные выплаты в иностранной валюте работникам дипломатической службы в долгосрочной командировке: они также не включаются в налогооблагаемый доход.
Какие расходы не являются доходом
По разъяснению, в пределах фактических расходов не облагаются:
- проезд до места командировки и обратно, а также по месту командировки, в том числе арендованным транспортом, перевозка багажа и бронирование билетов;
- проживание в гостиницах и мотелях, а также включённые в счёт питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка, глажка одежды, обуви или белья);
- наём других жилых помещений;
- оплата телефонных разговоров;
- оформление заграничных паспортов и виз;
- обязательное страхование, а также другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания, включая сборы и налоги с этих расходов;
- страхование жизни, здоровья или гражданской ответственности, если оно обязательно по законам страны командировки или стран транзита.
| Расход в командировке | Не доход работника, если | Что включается в доход |
|---|---|---|
| Проезд, багаж, бронирование билетов | Есть билеты или транспортные счета, багажные квитанции, в том числе электронные | Сумма без подтверждающего документа |
| Гостиница и включённое в счёт питание | Есть документы от того, кто оказал услуги по проживанию | Алкоголь и табак, даже если они в счёте |
| Оплата картой | Есть выписка или сведения со счёта либо документ об операции с платёжным инструментом | Расходы, не связанные с целью командировки |
| Ресторан, сервис | Чаевые включены в счёт согласно закону страны пребывания | Другие чаевые, плата за зрелищные мероприятия |
Что сделать и в какой срок
- Оформляйте каждую командировку приказом. Именно приказ вместе с документами о пребывании определяет фактическое количество дней.
- Собирайте документы о стоимости. Билеты, счета гостиниц, страховые полисы, выписки со счёта, документы об операциях с платёжными инструментами. Без них расход становится доходом.
- Храните доказательства связи с деятельностью. Приглашение принимающей стороны, договор или контракт, документы о намерении установить гражданско-правовые отношения, подтверждение участия в переговорах, конференциях, симпозиумах по тематике деятельности организации.
- Отделяйте личное. Алкоголь, табак, чаевые вне счёта и зрелищные мероприятия в авансовом отчёте не возмещайте как командировочные расходы или включайте в доход.
- Готовьте перевод. По запросу контролирующего органа работодатель за собственный счёт обеспечивает перевод подтверждающих документов на иностранном языке. Для заграничных поездок лучше сделать это сразу.
Типичные ошибки и риски
- Командировка без приказа. Билеты есть, но приказа нет, и количество дней подтвердить нечем.
- Нет связи с деятельностью. Налоговая прямо называет доказательства такой связи. Без приглашения, программы мероприятия или договора поездку трудно объяснить и налоговой, и донору.
- Гостиничный счёт с мини-баром. Алкоголь в счёте включается в доход, даже если всё оплачено одной суммой.
- Член правления без трудового договора. Правило распространяется и на членов руководящих органов, поэтому возмещение их расходов на поездки по делам организации может не быть доходом, но только с теми же документами.
- Документы на иностранном языке без перевода. Перевод по запросу налоговой оплачивает работодатель, а в сжатые сроки проверки это сложно.
При аудите проекта аудитор обычно выбирает несколько авансовых отчётов и сверяет приказ, документы о стоимости, программу мероприятия и связь с целями проекта. Неполный комплект означает риск и налогового доначисления, и снятия расхода донором.
Частые вопросы
Какие командировочные расходы не облагаются НДФЛ?
Проезд, проживание, включённое в счёт гостиницы питание и бытовые услуги, наём жилья, телефон, заграничный паспорт и визы, обязательное страхование и другие документально оформленные расходы на въезд и пребывание, в пределах фактических расходов и при наличии подтверждающих документов.
Облагаются ли налогом чаевые в командировке?
Да, чаевые включаются в налогооблагаемый доход, кроме случаев, когда они включены в счёт согласно законам страны пребывания.
Можно ли отправить в командировку члена правления общественной организации?
По разъяснению ГНС, правило о необлагаемом возмещении командировочных расходов распространяется и на членов руководящих органов предприятий, учреждений и организаций, при условии тех же подтверждающих документов.
Как мы помогаем
Мы ведём учёт и зарплату для компаний и общественных организаций, проверяем авансовые отчёты по командировкам и готовим документы к аудиту проекта. Смотрите аутсорсинг заработной платы, учёт НКО и аудит гранта. Документирование расходов проекта мы также разбираем на бесплатных вебинарах для НКО. Написать нам можно через контакты.
Подготовила Команда МК Аудит