Кадровый аутсорсинг: что именно передают подрядчику
Кадровый аутсорсинг звучит как «отдали кадры и забыли», но на практике всё упирается в один вопрос: что именно вы передаёте, а что остаётся внутри компании. Если это не проговорить на старте, через полгода выяснится, что воинский учёт не ведёт никто, а приказы на отпуск подписывать некому. Разберём по пунктам.
Что обычно передают подрядчику
- Трудовые договоры и контракты. Подготовка, изменения, дополнительные соглашения, оформление увольнений.
- Приказы по личному составу. Приём, перевод, отпуска, командировки, увольнения, дисциплинарные.
- Штатное расписание и изменения к нему.
- Табели учёта рабочего времени. Вместе с расчётом часов для начисления зарплаты.
- Отпуска. График, остатки дней, компенсации при увольнении.
- Больничные и декретные. Оформление, расчёт страхового стажа, взаимодействие с Пенсионным фондом.
- Воинский учёт. Списки, уведомления, взаимодействие с ТЦК. Участок, на котором чаще всего горит.
- Личные дела и хранение документов. Вместе с правилами доступа к персональным данным.
Что остаётся в компании всегда
Подрядчик не может и не должен брать на себя четыре вещи.
Решения о людях. Кого принимать, кому повышать зарплату, кого увольнять. Мы готовим документы под ваше решение, а не принимаем его.
Подпись. Приказы подписывает руководитель или уполномоченное лицо компании. Передать подпись наружу нельзя.
Фактический учёт того, кто когда работал. Табель заполняется по вашим данным. Если руководитель отдела не сказал, что человек был в командировке, никакой подрядчик этого не угадает.
Коммуникация с работником. Объяснить человеку, почему у него такая сумма, должен его руководитель или HR, а не внешний бухгалтер.
Три формата, из которых выбирают
Полное кадровое сопровождение. Всё из первого списка. Подходит компаниям до 50 человек, где отдельный кадровик не окупается, и представительствам иностранных фирм, где вообще нет украинской администрации.
Только расчёт зарплаты. Кадровые документы ведёт ваш HR, мы считаем зарплату, налоги и отчётность. Часто берут компании, где есть кадровик, но нет бухгалтера по зарплате.
Разовое наведение порядка. Не сопровождение, а кадровый аудит и исправление того, что нашли. Разумный первый шаг, если вы не уверены в состоянии документов: сначала разобраться, что есть, и только потом решать, передавать или нет.
От чего зависит стоимость
Базовый ориентир это количество работников, но он далеко не единственный. Сильнее на трудоёмкость влияют текучесть (десять приёмов и увольнений в месяц это другая работа, чем стабильный штат), количество подразделений и графиков, наличие сменного графика и ночных, командировки, а также то, есть ли в компании иностранцы с разрешениями на работу. Отдельно считается стартовый этап, если документы надо сначала привести в порядок.
Персональные данные: то, о чём забывают
Передавая кадры наружу, вы передаёте персональные данные работников. Это должно быть оформлено: договор с условиями обработки, перечень лиц с доступом, порядок уничтожения после завершения сотрудничества. Если у вас есть иностранный учредитель, он почти наверняка спросит об этом во время аудита группы. Нормальный подрядчик поднимает эту тему сам, а не ждёт, пока спросят.
С чего начать
Прежде чем что-то передавать, стоит посмотреть, что именно передаёте. Самый простой способ это проверка кадровых документов: перечень того, чего не хватает, и оценка рисков. Дальше уже решение, брать полное кадровое сопровождение или ограничиться расчётом заработной платы.