Внесок натурою і співфінансування: чим підтвердити

Чим співфінансування відрізняється від внеску натурою

Донор просить показати власний внесок організації, і далі починається плутанина. Це два різні типи внеску, вони підтверджуються різними документами, і підміна одного іншим у звіті призводить до того, що внесок не зараховують.

• Співфінансування це гроші. Власні кошти організації або кошти з іншого джерела, витрачені на статті бюджету проєкту. Проходять через рахунок, мають платіжні документи.
• Внесок натурою це не гроші: праця волонтерів, безоплатно надане приміщення, обладнання, транспорт, послуги. Через рахунок не проходять, тому потребують оцінки.

Що донор приймає як внесок натурою

• Робота волонтерів. Найчастіший вид. Потрібен облік годин і обґрунтування ставки.
• Приміщення. Власне або надане безоплатно третьою стороною для заходів проєкту.
• Обладнання і транспорт. Використання власної техніки організації в проєкті.
• Послуги pro bono. Юрист, дизайнер, перекладач, які працювали безоплатно.
• Матеріали. Передані організації або придбані раніше і використані в проєкті.

Як оцінювати

Правило одне: ринкова вартість, підтверджена зовнішнім джерелом. Власна думка про те, скільки це коштує, не підходить.

• Години волонтерів оцінюються за ставкою працівника з порівнянною роботою. Джерело: власна штатка, статистика по регіону або дві-три вакансії з такою самою роботою. Важливо: оцінюється робота, а не людина, тому година волонтера-юриста і година волонтера на реєстрації учасників коштують по-різному.
• Приміщення за ринковою орендою за квадратний метр у цьому районі. Джерело: дві-три діючі пропозиції оренди.
• Обладнання за вартістю оренди аналогічного обладнання за період використання, а не за його купівельною ціною.
• Послуги pro bono за звичайним прайсом виконавця, підтвердженим його листом або комерційною пропозицією.

Документи на кожен вид внеску

1. Волонтери: договір про волонтерську діяльність, табель або відомість годин із підписом волонтера, розрахунок ставки з посиланням на джерело.
2. Приміщення: документ про право власності або лист власника про безоплатне надання, розрахунок за площею і днями, підтвердження ринкової ставки.
3. Обладнання: перелік з інвентарними номерами, акт використання в проєкті, розрахунок вартості.
4. Послуги: лист виконавця про безоплатне надання з описом обсягу і зазначенням звичайної вартості, акт.
5. На всі види: зведена відомість внеску натурою за період із підсумком, підписана керівником.

Чого донор не прийме

• Внесок з коштів іншого гранту. Це подвійне фінансування, а не власний внесок.
• Оцінку без зовнішнього джерела. Цифра, взята зі стелі, не зараховується навіть якщо вона скромна.
• Години без обліку. Фраза «волонтери відпрацювали близько двохсот годин» не є підтвердженням.
• Вартість власної праці штатних працівників як внесок натурою. Їхня зарплата це або витрата проєкту, або співфінансування грошима, але не in-kind.
• Обладнання за купівельною ціною, якщо воно лише використовувалося, а не передавалося проєкту.

Що перевіряє аудитор

• Чи досягнуто обсяг внеску, передбачений угодою, і чи рахувався він протягом усього періоду, а не наприкінці.
• Джерело оцінки для кожного виду внеску і чи є воно зовнішнім.
• Табелі волонтерів: підписи, дати, зв’язок із заходами проєкту.
• Чи не перетинається внесок натурою з витратами, профінансованими донором або іншим грантом.
• Чи показаний внесок у звіті тією самою сумою, що й у зведеній відомості.

Що зробити на старті

1. Знайти в угоді потрібний відсоток внеску і що саме донор зараховує.
2. Затвердити наказом методику оцінки: які ставки, з яких джерел, хто підписує.
3. Завести відомість обліку годин волонтерів з першого місяця.
4. Зібрати підтвердження ринкових ставок одразу, поки пропозиції оренди і вакансії актуальні.

Якщо потрібна перевірка

Ми з 2000 року перевіряємо проєкти міжнародної технічної допомоги і бачимо, що внесок натурою найчастіше збирають наприкінці і не зараховують. Напишіть, який відсоток внеску вимагає ваш донор і чим ви плануєте його закривати, і ми скажемо, що треба фіксувати з першого місяця. Комерційна пропозиція після ознайомлення із завданням.