Взнос натурой и софинансирование: чем подтвердить

Чем софинансирование отличается от взноса натурой

Донор просит показать собственный вклад организации, и дальше начинается путаница. Это два разных типа вклада, они подтверждаются разными документами, и подмена одного другим в отчёте приводит к тому, что вклад не засчитывают.

• Софинансирование это деньги. Собственные средства организации или средства из другого источника, потраченные на статьи бюджета проекта. Проходят через счёт, имеют платёжные документы.
• Взнос натурой это не деньги: труд волонтёров, безвозмездно предоставленное помещение, оборудование, транспорт, услуги. Через счёт не проходят, поэтому требуют оценки.

Что донор принимает как взнос натурой

• Работа волонтёров. Самый частый вид. Нужен учёт часов и обоснование ставки.
• Помещение. Собственное или предоставленное безвозмездно третьей стороной для мероприятий проекта.
• Оборудование и транспорт. Использование собственной техники организации в проекте.
• Услуги pro bono. Юрист, дизайнер, переводчик, работавшие безвозмездно.
• Материалы. Переданные организации или приобретённые ранее и использованные в проекте.

Как оценивать

Правило одно: рыночная стоимость, подтверждённая внешним источником. Собственное мнение о том, сколько это стоит, не подходит.

• Часы волонтёров оцениваются по ставке сотрудника с сопоставимой работой. Источник: собственное штатное расписание, статистика по региону или две-три вакансии с такой же работой. Важно: оценивается работа, а не человек, поэтому час волонтёра-юриста и час волонтёра на регистрации участников стоят по-разному.
• Помещение по рыночной аренде за квадратный метр в этом районе. Источник: два-три действующих предложения аренды.
• Оборудование по стоимости аренды аналогичного оборудования за период использования, а не по его покупной цене.
• Услуги pro bono по обычному прайсу исполнителя, подтверждённому его письмом или коммерческим предложением.

Документы на каждый вид вклада

1. Волонтёры: договор о волонтёрской деятельности, табель или ведомость часов с подписью волонтёра, расчёт ставки со ссылкой на источник.
2. Помещение: документ о праве собственности или письмо владельца о безвозмездном предоставлении, расчёт по площади и дням, подтверждение рыночной ставки.
3. Оборудование: перечень с инвентарными номерами, акт использования в проекте, расчёт стоимости.
4. Услуги: письмо исполнителя о безвозмездном оказании с описанием объёма и указанием обычной стоимости, акт.
5. На все виды: сводная ведомость взноса натурой за период с итогом, подписанная руководителем.

Чего донор не примет

• Взнос из средств другого гранта. Это двойное финансирование, а не собственный вклад.
• Оценку без внешнего источника. Цифра, взятая с потолка, не засчитывается, даже если она скромная.
• Часы без учёта. Фраза «волонтёры отработали около двухсот часов» не является подтверждением.
• Стоимость труда штатных сотрудников как взнос натурой. Их зарплата это либо расход проекта, либо софинансирование деньгами, но не in-kind.
• Оборудование по покупной цене, если оно только использовалось, а не передавалось проекту.

Что проверяет аудитор

• Достигнут ли объём вклада, предусмотренный соглашением, и считался ли он в течение всего периода, а не в конце.
• Источник оценки для каждого вида вклада и является ли он внешним.
• Табели волонтёров: подписи, даты, связь с мероприятиями проекта.
• Не пересекается ли взнос натурой с расходами, профинансированными донором или другим грантом.
• Показан ли вклад в отчёте той же суммой, что и в сводной ведомости.

Что сделать на старте

1. Найти в соглашении нужный процент вклада и что именно донор засчитывает.
2. Утвердить приказом методику оценки: какие ставки, из каких источников, кто подписывает.
3. Завести ведомость учёта часов волонтёров с первого месяца.
4. Собрать подтверждения рыночных ставок сразу, пока предложения аренды и вакансии актуальны.

Если нужна проверка

Мы с 2000 года проверяем проекты международной технической помощи и видим, что взнос натурой чаще всего собирают в конце и не засчитывают. Напишите, какой процент вклада требует ваш донор и чем вы планируете его закрывать, и мы скажем, что надо фиксировать с первого месяца. Коммерческое предложение после ознакомления с заданием.