Воинский учёт в общественной организации: что смотрит донор

Зачем донору ваш воинский учёт

Общественная организация, у которой есть хотя бы один наёмный работник, является работодателем, а значит ведёт воинский учёт на общих основаниях. Правила описаны в разъяснениях Министерства обороны, и пересказывать их мы не будем: они есть в первоисточнике.

Нас интересует другое, то, чего в первоисточнике нет: что из этого смотрит донор и что проверяет аудитор в грантовом проекте. Потому что связь прямая, хоть и неочевидная.

Три причины, почему этот вопрос грантовый

Штраф нельзя оплатить из гранта. Любой штраф за нарушение является неприемлемым расходом в каждом известном нам донорском соглашении. Если организация уплатила его с проектного счёта, донор требует возврата, и дополнительно возникает вопрос к внутреннему контролю.
Расходы на персонал это самая крупная статья большинства проектов. Проверяя её, аудитор смотрит на кадровые документы в целом. Отсутствие обязательных кадровых документов у проектного сотрудника ставит под сомнение всю статью.
Оценка способности организации. Перед крупным грантом донор проверяет, способна ли организация управлять средствами. Кадровый блок входит в эту проверку, и пробелы в нём влияют на решение.

Что именно смотрит аудитор в кадровых документах проекта

Приказ о назначении ответственного за воинский учёт. Первое, что спрашивают: кто в организации за это отвечает и каким документом назначен.
Документы работника на момент приёма. Проверялись ли военно-учётные документы при оформлении на работу, есть ли отметка об этом.
Уведомления в ТЦК. Отправлялись ли при приёме, переводе и увольнении проектных сотрудников и соблюдены ли сроки.
Списки и их актуальность. Обновлялись ли данные, проводилась ли ежегодная сверка.
Не было ли штрафов в периоде проекта и, если были, с какого счёта они уплачены.

Что делать, если штраф уже уплачен с проектного счёта

Исправлять самостоятельно и до аудита. Порядок: вернуть сумму на проектный счёт из собственных средств организации, сделать бухгалтерскую проводку, переносящую расход на собственные средства, и убрать его из проектного отчёта. Если отчёт уже подан, подать корректирующий с объяснением. Самостоятельное исправление воспринимается значительно легче находки аудитора.

Типичные пробелы в общественных организациях

Ответственный не назначен ни одним документом. Обязанности фактически выполняет бухгалтер или директор, но приказа нет.
Учёт ведётся только на основных сотрудников. О совместителях и тех, кто работает по срочному договору на проект, забывают.
Уведомления в ТЦК отправляются пачкой раз в квартал. Сроки при этом нарушены, даже если все уведомления в итоге отправлены.
Ежегодная сверка не проводилась вообще. О ней часто узнают от проверяющих.
Документы хранятся в личной почте бухгалтера. При смене бухгалтера восстановить невозможно.

Что сделать на этой неделе

Проверить, есть ли приказ о назначении ответственного, и издать его, если нет.
Составить перечень всех, кто работает в организации по трудовым договорам, включая проектных и совместителей.
Проверить по каждому, отправлялось ли уведомление при приёме и в какой срок.
Найти в бухгалтерии все штрафы за период проекта и посмотреть, с какого счёта они уплачены.
Собрать папку кадровых документов проекта отдельно, чтобы не собирать её в день аудита.

Обязана ли общественная организация вести воинский учёт

Да, если имеет наёмных работников. Организационно-правовая форма и неприбыльный статус от этой обязанности не освобождают: обязанность возникает как у работодателя. Детали правил в разъяснениях Министерства обороны.

Можно ли оплатить штраф за нарушение из средств гранта

Нет. Штрафы являются неприемлемыми расходами в донорских соглашениях. Если оплата уже прошла с проектного счёта, сумму надо вернуть на счёт из собственных средств организации и убрать из проектного отчёта.

Касается ли это волонтёров

Воинский учёт ведётся в отношении работников по трудовым договорам. Волонтёры, действующие по договору о волонтёрской деятельности, работниками не являются. Но если отношения с волонтёром по содержанию являются трудовыми, вопрос возникает и к этому, и к приемлемости расходов у донора.

Что аудитор попросит первым из кадровых документов

Приказ о назначении ответственного за воинский учёт и перечень всех работников за период проекта. Дальше выборочно: документы приёма, уведомления в ТЦК и подтверждение сроков. Это занимает немного времени, если папка собрана заранее.

Если нужна проверка

Мы с 2000 года проверяем проекты международной технической помощи и делаем кадровый аудит. Напишите, сколько у вас работников и есть ли среди них проектные и совместители, и мы скажем, какие кадровые документы надо подготовить к аудиту гранта. Коммерческое предложение после ознакомления с заданием.