ПДВ у грантовому проєкті: коли це неприйнятні витрати

Чому ПДВ у гранті стає проблемою

Організація закладає в бюджет суму з ПДВ, донор наприкінці проєкту знімає цей ПДВ як неприйнятні витрати, і в бюджеті утворюється дірка на двадцять відсотків від закупівлі. Причина майже завжди та сама: ніхто заздалегідь не перевірив, у якій із трьох ситуацій перебуває проєкт.

Нижче ці три ситуації, документи, якими кожна підтверджується, і те, що перевіряє аудитор.

Базове правило донора

Донори не фінансують податок, який організація може повернути. Логіка проста: якщо ПДВ підлягає відшкодуванню, він не є реальною витратою проєкту. Якщо повернути його неможливо, це справжня витрата, і більшість донорів її приймає. Отже все зводиться до одного питання: чи може саме ця організація повернути саме цей ПДВ.

Ситуація перша: організація не платник ПДВ

Найчастіший випадок для громадських організацій і фондів. Організація не зареєстрована платником ПДВ, вхідний податок відшкодувати не може, тому ПДВ входить у вартість закупівлі і є прийнятною витратою.

Що потрібно донору: підтвердження, що організація не є платником ПДВ. Це витяг з реєстру платників ПДВ про відсутність реєстрації або лист організації з посиланням на свій податковий статус. Донори просять це один раз на початку проєкту, а не наприкінці.

Ситуація друга: організація платник ПДВ

Трапляється у фондів із господарською діяльністю і в організацій, які перетнули поріг обов’язкової реєстрації. Якщо вхідний ПДВ потрапляє в податковий кредит, донор його не фінансує: у звіті мають стояти суми без ПДВ.

Помилка, яку ми бачимо регулярно: бюджет складено з ПДВ, бо його брали з комерційних пропозицій постачальників, а організація при цьому платник. Донор знімає податок з усіх закупівель одразу, і це найбільша сума, яку знімають за один раз.

Ситуація третя: проєкт зареєстрований як міжнародна технічна допомога

Тут діє окремий механізм. Постачання товарів і послуг у межах проєкту МТД звільняється від ПДВ згідно з пунктом 197.11 Податкового кодексу. Тобто ПДВ не має сплачуватися взагалі.

Щоб звільнення працювало, потрібні три речі:

• проєкт зареєстрований у встановленому порядку і має реєстраційну картку;
• закупівля внесена до плану закупівлі, що є додатком до реєстраційної картки;
• постачальник повідомлений про звільнення до виставлення рахунку і виписує документи без ПДВ.

Якщо організація все ж сплатила ПДВ там, де мала право на звільнення, донор вважає цю суму неприйнятною: проєкт міг не платити і заплатив. Це найболючіший варіант, бо повернути такий ПДВ з бюджету складно, а донор його не компенсує.

Що перевіряє аудитор

• Податковий статус організації на дату кожної закупівлі, а не на дату звіту.
• Чи є реєстраційна картка проєкту МТД і чи входить закупівля до плану закупівлі.
• Чи відповідають первинні документи статусу: там, де діє звільнення, у накладних і актах ПДВ бути не повинно.
• Чи не потрапив вхідний ПДВ у податковий кредит, якщо організація платник.
• Чи збігаються суми у звіті донору з сумами в обліку: з ПДВ або без, послідовно по всьому звіту.

П’ять помилок, через які знімають ПДВ

• Бюджет складено з ПДВ, а проєкт зареєстрований як МТД. Звільнення було, ним не скористалися.
• Закупівлі немає в плані закупівлі. Звільнення формально не поширюється, постачальник правильно виставив ПДВ, а донор усе одно знімає, бо план можна було оновити.
• Постачальника повідомили після виставлення рахунку. Переробляти документи заднім числом ніхто не любить, а без переробки ПДВ лишається в сумі.
• Організація стала платником ПДВ посеред проєкту і нікому про це не сказала. Донор дізнається на аудиті.
• У звіті суми з ПДВ, а в обліку без. Розбіжність між звітом і обліком сама по собі привід для додаткових питань до всього проєкту.

Що зробити на старті проєкту

1. Зафіксувати письмово свій податковий статус і надіслати підтвердження донору разом з першим звітом.
2. Якщо проєкт підпадає під МТД, зареєструвати його і скласти план закупівлі до того, як почалися закупівлі.
3. Внести в шаблон договору з постачальником пункт про звільнення від ПДВ з посиланням на реєстраційну картку.
4. Закласти в бюджет суми в тій самій логіці, в якій вестиметься звіт, і не змішувати.

Якщо потрібна перевірка

Ми з 2000 року перевіряємо проєкти міжнародної технічної допомоги і бачимо ПДВ серед знятих витрат постійно. Напишіть, який у вас донор, чи зареєстрований проєкт як МТД і який ваш податковий статус, і ми скажемо, що саме перевіряти в першу чергу. Комерційна пропозиція після ознайомлення із завданням.