НДС в грантовом проекте: когда это неприемлемые расходы

Почему НДС в гранте становится проблемой

Организация закладывает в бюджет сумму с НДС, донор в конце проекта снимает этот НДС как неприемлемые расходы, и в бюджете образуется дыра на двадцать процентов от закупки. Причина почти всегда одна: никто заранее не проверил, в какой из трёх ситуаций находится проект.

Ниже эти три ситуации, документы, которыми каждая подтверждается, и то, что проверяет аудитор.

Базовое правило донора

Доноры не финансируют налог, который организация может вернуть. Логика простая: если НДС подлежит возмещению, он не является реальным расходом проекта. Если вернуть его невозможно, это настоящий расход, и большинство доноров его принимает. Значит всё сводится к одному вопросу: может ли именно эта организация вернуть именно этот НДС.

Ситуация первая: организация не плательщик НДС

Самый частый случай для общественных организаций и фондов. Организация не зарегистрирована плательщиком НДС, входной налог возместить не может, поэтому НДС входит в стоимость закупки и является приемлемым расходом.

Что нужно донору: подтверждение, что организация не является плательщиком НДС. Это выписка из реестра плательщиков НДС об отсутствии регистрации или письмо организации со ссылкой на свой налоговый статус. Доноры просят это один раз в начале проекта, а не в конце.

Ситуация вторая: организация плательщик НДС

Встречается у фондов с хозяйственной деятельностью и у организаций, перешагнувших порог обязательной регистрации. Если входной НДС попадает в налоговый кредит, донор его не финансирует: в отчёте должны стоять суммы без НДС.

Ошибка, которую мы видим регулярно: бюджет составлен с НДС, потому что его брали из коммерческих предложений поставщиков, а организация при этом плательщик. Донор снимает налог со всех закупок сразу, и это самая большая сумма, которую снимают за один раз.

Ситуация третья: проект зарегистрирован как международная техническая помощь

Здесь действует отдельный механизм. Поставка товаров и услуг в рамках проекта МТП освобождается от НДС согласно пункту 197.11 Налогового кодекса. То есть НДС не должен уплачиваться вообще.

Чтобы освобождение работало, нужны три вещи:

• проект зарегистрирован в установленном порядке и имеет регистрационную карточку;
• закупка внесена в план закупки, который является приложением к регистрационной карточке;
• поставщик уведомлён об освобождении до выставления счёта и выписывает документы без НДС.

Если организация всё же уплатила НДС там, где имела право на освобождение, донор считает эту сумму неприемлемой: проект мог не платить и заплатил. Это самый болезненный вариант, потому что вернуть такой НДС из бюджета сложно, а донор его не компенсирует.

Что проверяет аудитор

• Налоговый статус организации на дату каждой закупки, а не на дату отчёта.
• Есть ли регистрационная карточка проекта МТП и входит ли закупка в план закупки.
• Соответствуют ли первичные документы статусу: там, где действует освобождение, в накладных и актах НДС быть не должно.
• Не попал ли входной НДС в налоговый кредит, если организация плательщик.
• Совпадают ли суммы в отчёте донору с суммами в учёте: с НДС или без, последовательно по всему отчёту.

Пять ошибок, из-за которых снимают НДС

• Бюджет составлен с НДС, а проект зарегистрирован как МТП. Освобождение было, им не воспользовались.
• Закупки нет в плане закупки. Освобождение формально не распространяется, поставщик правильно выставил НДС, а донор всё равно снимает, потому что план можно было обновить.
• Поставщика уведомили после выставления счёта. Переделывать документы задним числом никто не любит, а без переделки НДС остаётся в сумме.
• Организация стала плательщиком НДС посреди проекта и никому об этом не сказала. Донор узнаёт на аудите.
• В отчёте суммы с НДС, а в учёте без. Расхождение между отчётом и учётом само по себе повод для дополнительных вопросов ко всему проекту.

Что сделать на старте проекта

1. Зафиксировать письменно свой налоговый статус и отправить подтверждение донору вместе с первым отчётом.
2. Если проект подпадает под МТП, зарегистрировать его и составить план закупки до того, как начались закупки.
3. Внести в шаблон договора с поставщиком пункт об освобождении от НДС со ссылкой на регистрационную карточку.
4. Заложить в бюджет суммы в той же логике, в которой будет вестись отчёт, и не смешивать.

Если нужна проверка

Мы с 2000 года проверяем проекты международной технической помощи и видим НДС среди снятых расходов постоянно. Напишите, какой у вас донор, зарегистрирован ли проект как МТП и каков ваш налоговый статус, и мы скажем, что именно проверять в первую очередь. Коммерческое предложение после ознакомления с заданием.