Донор не прийняв аудиторський звіт: що робити

Донор повернув аудиторський звіт: що це означає

Ситуація рідкісна, але дорога: проєкт закінчено, аудит проведено, звіт надіслано, а донор його не приймає. Гроші за аудит уже сплачені, строк звітування минає, і організація не розуміє, що робити.

Нижче шість причин, через які це трапляється, порядок дій і те, що треба перевірити до вибору аудитора, щоб не потрапити в цю ситуацію взагалі.

Шість причин відмови

Не той стандарт. Донор просив звіт про фактичні процедури за ISRS 4400, а отримав аудит фінансової звітності за ISA 800. Або навпаки. Це різні за змістом документи, і один не замінює інший.
Аудитор не відповідає вимогам донора. Частина донорів вимагає членства в міжнародній мережі, певного досвіду аудиту донорських проєктів або відсутності фірми у своїх списках обмежень.
Порушена незалежність. Та сама фірма вела бухгалтерію проєкту і потім його перевіряла. Для донора це автоматична відмова незалежно від якості роботи.
Не той період або не той обсяг. Перевірено рік, а донор просив весь період проєкту. Або перевірено лише грантові кошти, а треба було і співфінансування.
Немає обов’язкових додатків. Найчастіше бракує management letter, таблиці відхилень за статтями бюджету або переліку процедур у форматі, який просив донор.
Мова і форма. Звіт українською, коли потрібен англійською, або без підпису і печатки у форматі, прийнятному для донора.

Порядок дій

Отримати відмову письмово з причинами. Усна відмова на дзвінку не дає жодної підстави для розмови з аудитором. Просіть перелік зауважень пунктами.
Звірити з технічним завданням. Відкрийте ToR або пункт угоди про аудит і порівняйте з тим, що написано у звіті. Часто виявляється, що аудитор зробив рівно те, що замовили, а замовили не те.
Визначити, чия це помилка. Якщо ToR передали аудитору і він від нього відхилився, доопрацювання за його рахунок. Якщо ToR йому не давали або дали неповний, це питання організації.
Обрати шлях: доопрацювання чи новий аудит. Відсутність додатка, мова, формат це доопрацювання за кілька днів. Не той стандарт або невідповідність аудитора вимогам це новий аудит, іншою фірмою.
Попросити у донора продовження строку. Пишеться одразу, з поясненням причини і новою датою. Донори зазвичай дають час, якщо бачать рух.
Зберегти листування. Воно знадобиться і донору, і наступному аудитору, і при наступній заявці.

Що перевірити до підписання договору з аудитором

Який саме стандарт просить донор. Знайдіть у ToR формулювання і перенесіть його в договір дослівно.
Період і обсяг. Весь проєкт чи рік, лише грантові кошти чи разом зі співфінансуванням.
Вимоги до аудитора. Реєстр, досвід донорських проєктів, членство в мережі, мова звіту.
Незалежність. Фірма не повинна вести ваш облік у перевіряному періоді.
Перелік додатків. Management letter, таблиця відхилень, перелік процедур, формат підпису.
Зразок звіту. Попросіть знеособлений приклад звіту для цього типу донора до підписання договору. Це найшвидший спосіб зрозуміти, чи та фірма.

П’ять помилок організацій

ToR аудитору не передали. Найчастіша причина. Аудитор робить стандартну роботу, донор чекає свою.
Обрали за ціною без перевірки вимог. Економія перетворюється на подвійну оплату.
Аудит замовили за два тижні до дедлайну. Часу на доопрацювання не лишається.
Бухгалтерію і аудит замовили в одній фірмі. Зручно, але для донора це відмова.
Не повідомили донора про затримку. Мовчання гірше за саму затримку.

Чи можна оскаржити відмову

Можна, якщо ви впевнені, що звіт відповідає ToR. Пишете донору з посиланням на конкретні пункти завдання і відповідні сторінки звіту. Іноді причина в тому, що звіт читала людина, яка не бачила ToR. Але якщо розбіжність реальна, швидше домовитися про доопрацювання, ніж доводити свою правоту.

Хто платить за повторний аудит

Залежить від причини. Якщо аудитор відхилився від переданого йому технічного завдання, доопрацювання за його рахунок, і це варто прописати в договорі заздалегідь. Якщо завдання йому не передали або воно було неповним, витрати несе організація, і донор такий повторний аудит зазвичай не фінансує.

Чи може та сама фірма вести облік і робити аудит проєкту

Ні. Це порушення незалежності, і донор відмовляє незалежно від якості роботи. Якщо бухгалтерію веде зовнішня фірма, аудит замовляється в іншої.

Чим ISRS 4400 відрізняється від ISA 800

ISRS 4400 це звіт про фактичні процедури: аудитор виконує погоджений перелік дій і описує знайдене без висловлення думки. ISA 800 це аудит фінансової звітності, складеної за спеціальною концептуальною основою, з аудиторською думкою. Донор просить щось одне, і підміна є підставою для відмови.

Що робити, якщо строк звітування вже минув

Написати донору того ж дня, пояснити причину, назвати реальну нову дату і додати підтвердження, що робота триває. Прострочення з поясненням сприймається значно легше, ніж мовчання, і рідше впливає на наступні заявки.

Якщо потрібна перевірка

Ми з 2000 року робимо звіти за ISA 800, ISA 805, ISAE 3000 і ISRS 4400 українською та англійською. Надішліть технічне завдання донора до того, як обирати аудитора, і ми скажемо, який саме формат там описаний і що має бути в додатках. Комерційна пропозиція після ознайомлення із завданням.