Благодійник повинен отримувати та зберігати документи, які підтверджують надання благодійної допомоги
Published on 18.12.2023. Figures, deadlines and links are as of the publication date and the rules may have changed. Current 2026 figures: minimum wage UAH 8,647, subsistence minimum for working-age persons UAH 3,328 (Law No. 4695-IX). Check the current version of the law before relying on it, or write to us.
Short answer
Must a registered volunteer in Ukraine keep documents proving charitable aid given
Yes. Under article 44 of the Tax Code taxpayers keep records of income and expenses on the basis of source documents, and reporting figures may not be based on data without supporting documents. A volunteer listed in the Register must therefore obtain and keep documents confirming aid given to the persons named in items (a) and (c) of subclause 165.1.54. A source document is one that contains details of the transaction and confirms it took place.
Головне управління ДПС у Луганській області роз’яснює, що благодійник, фізична особа, який внесений до Реєстру волонтерів, повинен отримувати та зберігати документи, які підтверджують надання благодійної допомоги особам, визначеним п.п. «а» та «в» п.п. 165.1.54 п. 165.1 ст. 165 ПКУ?
Вимоги до підтвердження даних, визначених у податковій звітності, а також документального підтвердження виконання вимог податкового та іншого законодавства, контроль за виконанням якого покладено на контролюючі органи, встановлені ст. 44 Податкового кодексу України.
Згідно з абзацом першим п. 44.1 ст. 44 ПКУ для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим п. 44.1 ст. 44 ПКУ.
При цьому, первинним документом вважається документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення.
Which documents confirm charitable aid given by an individual
Any source document with the details of the transaction: a handover act, a distribution list signed by the recipient, a payment document, the recipient’s request letter. The tax service requires documentary proof under article 44 of the Tax Code.
How long to keep documents on charitable aid
At least the general retention period for source documents under the Tax Code: 1,825 days from the filing of the return for corporate income tax payers, NGOs and simplified-system companies, 1,095 days for others (Tax Code clause 44.3).