Аудит гранту для донора
Аудит гранту: незалежна перевірка того, що кошти донора витрачені за бюджетом і правилами договору. Результат: звіт ISA 800 або ISRS 4400, який приймають ЄС, GIZ, ООН і міжнародні фонди. Строк 2-4 тижні.
- Перевірка витрат за бюджетом і договором
- Первинні документи, закупівлі, зарплата
- Звіт за форматом донора (ISA 800 / ISRS 4400)
- Management letter з рекомендаціями
- Відповіді на питання донора після подачі
ГО і БФ з грантом від 100 тис. євро
Більшість донорів вимагають аудит або узгоджені процедури на завершенні проєкту.
ISA 800, ISA 805, ISRS 4400
Обираємо за вимогою донора. Якщо не впевнені, подивимось договір безкоштовно.
ЄС, GIZ, агенції ООН, міжнародні фонди
Знаємо формати звітів і вимоги до документів основних донорів, з якими працюють українські організації.
Чотири кроки, без сюрпризів у кінці
Уточнюємо завдання і надсилаємо комерційну пропозицію.
Список документів. Захищене сховище, дистанційно.
Питання по ходу, не в кінці. Ви встигаєте виправити.
Двома мовами. Відповідаємо на запити донора й перевіряючих.
Кому ми вже допомогли пройти перевірку
Організації, з якими працювали наші аудитори і бухгалтери. Рекомендаційні листи є на сторінці відгуків.
Донори, чиї вимоги знаємо: ЄС, GIZ, агенції ООН, Sida, посольства, Глобальний фонд, міжнародні благодійні фонди
Відповідаємо критеріям, які донори ставлять до аудиторської фірми
Внесені до реєстру суб’єктів аудиторської діяльності, які мають право проводити обов’язковий аудит.
ISA 800, ISA 805, ISAE 3000 або ISRS 4400 англійською й українською: формат обираємо за технічним завданням донора.
Донори часто вимагають аудитора з міжнародної мережі: DFK International представлена у понад 90 країнах.
З 2000 року: річні аудити організацій, аудити грантів і донорських проєктів, звіти англійською й українською.
Безкоштовна перевірка технічного завдання донора
Надішліть грантову угоду або технічне завдання на аудит. Протягом 1 робочого дня скажемо, який формат звіту потрібен (ISA 800, ISA 805, ISAE 3000 чи ISRS 4400), які документи готувати і скільки це займе.
Що аудитор перевіряє у грантовому проєкті
Склад процедур залежить від технічного завдання донора, але сім блоків повторюються майже завжди.
Звіряємо фактичні витрати з затвердженим бюджетом за кожною статтею, перевіряємо перерозподіли між статтями і чи були вони погоджені з донором письмово.
Чи належать витрати до періоду проєкту, чи передбачені угодою, чи не оплачені вони вдруге з іншого джерела. Неприйнятні витрати донор просить повернути.
Договори, акти, накладні, рахунки, банківські виписки, авансові звіти. Перевіряємо наявність, реквізити і звʼязок кожного документа з витратою у звіті.
Чи дотримано порогів і процедур донора: збір комерційних пропозицій, тендер, обґрунтування вибору постачальника, відсутність конфлікту інтересів.
Трудові договори і договори ЦПХ, табелі, розподіл ставок між проєктами, нарахування податків і ЄСВ, підтвердження фактичного виконання робіт.
Рух коштів за проєктним рахунком, залишок на кінець періоду, курс перерахунку валюти гранту і те, як курсові різниці відображені у звіті донору.
Облік обладнання, придбаного за грант, інвентаризація, маркування, а також виконання вимог щодо згадки донора у матеріалах проєкту.
Звіт у форматі донора плюс management letter: перелік знайдених відхилень і рекомендації, що виправити в обліку до наступного проєкту.
Які документи підготувати до початку аудиту
Повний список надсилаємо після договору, під конкретний проєкт. Базовий набір однаковий у більшості донорів.
- Грантова угода з усіма додатками і змінами
- Затверджений бюджет і всі його перезатвердження
- Листування з донором про зміни в бюджеті й діяльності
- Технічне завдання на аудит, якщо донор його надав
- Проміжні та фінальний фінансові й наративні звіти
- Оборотно-сальдові відомості та регістри за проєктом
- Виписки за банківським рахунком проєкту за весь період
- Договори з постачальниками, акти, накладні, рахунки
- Документи закупівель: запити цін, протоколи вибору
- Кадрові документи, табелі, відомості нарахування зарплати
- Авансові звіти, документи на відрядження і заходи
Детальний чек-лист із поясненнями: як підготуватися до аудиту гранту. Документи приймаємо дистанційно, у захищене сховище, оригінали возити не потрібно.
ISA 800, ISA 805, ISAE 3000 і ISRS 4400: у чому різниця
Донор називає потрібний формат у грантовій угоді або технічному завданні. Якщо формулювання нечітке, ми уточнюємо його перед договором.
| Стандарт | Що перевіряють | Що отримує організація | Коли вимагають |
|---|---|---|---|
| ISA 800 | Повний комплект фінансової звітності проєкту, складений за правилами донора | Аудиторський висновок із думкою про звітність у цілому | Великі проєкти, вимога річного аудиту проєкту |
| ISA 805 | Окремий звіт про витрати або окремі статті бюджету | Висновок з думкою щодо цього звіту, а не всієї звітності | Коли донор хоче думку аудитора саме про витрати |
| ISAE 3000 | Дотримання умов угоди й правил витрачання, не лише цифри | Звіт із впевненістю щодо відповідності вимогам | Compliance, перевірки за правилами програми |
| ISRS 4400 | Конкретні процедури зі списку, погодженого з донором | Звіт про фактичні результати, без думки аудитора | Найчастіший формат для грантів ЄС і фондів |
Докладніше: аудит проєктів за ISA 800, ISA 805 та ISAE 3000 і звіт про узгоджені процедури ISRS 4400.
Через що донор найчастіше повертає звіт
Це зауваження, які ми бачимо у грантових проєктах щороку. Майже всі виправляються до подачі, якщо помітити їх вчасно.
Оплата є у виписці, а договору чи акта немає. Або документ виписаний на фізичну особу без договору ЦПХ. Такі суми донор визнає неприйнятними.
Фактичні витрати за статтею більші за затверджені, а письмового погодження перерозподілу з донором немає.
Куплено вище порогу без збору комерційних пропозицій або без протоколу вибору постачальника.
Один працівник зайнятий у кількох проєктах, а розподіл ставки не показаний ні в наказі, ні в табелі.
Витрати перераховані за курсом на дату звіту замість дати операції, через що звіт не сходиться з випискою.
Оплата пройшла до старту або після завершення проєкту, а угода такі витрати не дозволяє.
Розбір із прикладами: типові помилки НПО при звітуванні донору.
ЄС, агенції ООН і GIZ вимагають різне
ЄС здебільшого вимагає expenditure verification: перевірку витрат за фіксованим списком процедур у власному шаблоні технічного завдання. Формат звіту заданий наперед, самодіяльність там не приймають. Аудитор має бути незалежним від виконавця і працювати за міжнародними стандартами.
UNDP, UNICEF, UNFPA і ВПП працюють за підходом HACT. Це три різні речі: мікрооцінка партнера перед фінансуванням, spot check протягом року і плановий аудит проєкту. Кожна має власний формат і власний перелік процедур.
GIZ і посольства зазвичай просять підтвердження цільового використання коштів із детальним переліком витрат і поясненням відхилень від бюджету. Звіт потрібен англійською, часто разом з українською версією для внутрішньої звітності організації.
Якщо ви не впевнені, який формат вимагає ваш донор, надішліть угоду: усі формати аудиту проєктів зібрані на окремій сторінці, а конкретний висновок дамо за 1 робочий день.
Що кажуть організації після аудиту
Цитати з рекомендаційних листів. Оригінали листів на бланках організацій є на сторінці відгуків.
Аудитори «МК Аудит» виконали роботу вчасно і показали високий рівень професіоналізму та компетентності.
Спираючись на досвід нашої співпраці і результати роботи, можу рекомендувати фахівців «МК Аудит» як високоякісних спеціалістів в області аудиту і моніторингу.
Перевірка була проведена з високою якістю та оперативно. Звіт детально і доступно відображає всю інформацію, що вимагалася донором.
Що запитують найчастіше
Чим аудит відрізняється від звіту ISRS 4400?
Аудит дає висновок про звітність у цілому. ISRS 4400 це перевірка конкретних процедур за списком донора, без висновку. Що саме потрібно, написано у вашому договорі з донором.
Скільки коштує?
Готуємо комерційну пропозицію після ознайомлення із завданням: договір з донором, бюджет, обсяг документів. Відповідь протягом 1 дня.
Що робити, якщо знайдете помилки?
Кажемо одразу, а не в звіті. Більшість помилок можна виправити до подачі донору.
Чи приймуть звіт за кордоном?
Так. Міжнародні стандарти, звіт англійською, фірма в реєстрі ОСНАД і мережі DFK International.
Скільки триває аудит гранту?
Від 2 до 4 тижнів від передачі документів. Строк залежить від кількості операцій, кількості проєктів в одному звіті й від того, наскільки впорядкований облік. Точний строк називаємо у пропозиції.
Чи можна пройти аудит дистанційно?
Так. Документи приймаємо сканами у захищене сховище, питання ставимо письмово, звіт надсилаємо в електронному вигляді й окремо в паперовому, якщо цього вимагає донор.
Хто обирає аудитора: організація чи донор?
Зазвичай організація обирає сама, часто через тендер, а донор перевіряє відповідність аудитора вимогам: наявність у реєстрі, досвід перевірок неприбуткових організацій, звіт англійською.
Отримати пропозицію на аудит гранту
Комерційна пропозиція після ознайомлення із завданням. Відповідь протягом 1 дня.