Типові помилки НПО при звітуванні донору і як їх уникнути

Фінансовий звіт донору читають щонайменше двічі: спершу програмний менеджер донора, потім незалежний аудитор, якого донор або організація залучає для перевірки витрат. Обидва шукають одне й те саме: чи витрачено кошти на цілі проєкту, у межах бюджету, за правилами донора і чи можна це підтвердити документами.

За понад 20 років роботи з донорськими проєктами команда МК Аудит бачила сотні звітів, і перелік зауважень у них повторюється з разу в раз. Нижче зібрано найпоширеніші помилки, згруповані за темами, які найчастіше потрапляють до аудиторського звіту, а також практичні способи їх уникнути.

Помилки в первинних документах

Це найбільша група зауважень. Аудитор під час аудиту гранту перевіряє кожну вибрану витрату за ланцюжком: договір, рахунок, документ про виконання (акт, накладна), документ про оплату, підтвердження використання за призначенням. Розрив у будь-якій ланці означає, що витрату не підтверджено.

Найчастіші проблеми:

• є платіж, але немає акта або накладної, або документ датовано пізніше звітного періоду;
• акт містить формулювання «послуги надано» без деталізації, що саме, коли і в якому обсязі;
• документи виписано на іншу організацію або на фізичну особу (наприклад, квитки на ім’я працівника без авансового звіту);
• замість оригіналів у справі лише копії або скани без відмітки про звірку;
• витрати на заходи не підкріплено списками учасників, програмами, фото або підписаними реєстраційними формами;
• відсутні наказ про відрядження, звіт про відрядження або підтвердження участі у заході.

Як уникнути: складіть для кожного типу витрат перелік обов’язкових документів і перевіряйте його при оплаті, а не при звітуванні. Для заходів заведіть окрему папку з програмою, реєстраційними листами та актами на кожен вид витрат.

Відхилення від бюджету

Бюджет гранту є частиною договору, і будь-яке відхилення від нього потребує підстави. Типові зауваження:

• перевищення статті понад дозволену гнучкість (у багатьох донорів це 10 відсотків від статті або від загального бюджету) без письмового погодження;
• витрати за статтями, яких у бюджеті немає, або перекваліфікація витрат «під бюджет» (обладнання проведено як витратні матеріали);
• витрати до дати початку або після дати завершення проєкту;
• неприйнятні витрати: штрафи, пені, представницькі витрати, алкоголь, ПДВ, який організація має право відшкодувати, витрати, вже профінансовані іншим донором.

Як уникнути: щомісяця порівнюйте факт із бюджетом по кожній статті. Якщо бачите, що стаття буде перевищена, звертайтесь до донора за перерозподілом заздалегідь: більшість донорів погоджують перерозподіл до закінчення періоду, але майже ніхто не робить цього заднім числом.

Закупівлі

Донори вимагають, щоб товари та послуги закуповувалися прозоро і за розумною ціною. Аудитор перевіряє, чи дотримано процедуру, встановлену правилами донора або внутрішньою політикою організації. Найчастіші порушення:

• відсутність цінових пропозицій від кількох постачальників, якщо сума перевищує поріг донора;
• дроблення однієї закупівлі на кілька менших, щоб не проводити конкурс;
• немає протоколу або службової записки про вибір постачальника з обґрунтуванням;
• постачальник пов’язаний із членами правління або працівниками організації, і конфлікт інтересів не задекларовано;
• обладнання не внесено до реєстру основних засобів, не марковано і не передано за актом.

Як уникнути: затвердіть внутрішню політику закупівель із порогами та процедурами і слідкуйте, щоб вона була не м’якшою за правила донора. Для кожної закупівлі понад поріг зберігайте запити, отримані пропозиції, порівняльну таблицю та рішення.

Оплата праці

Зарплата зазвичай є найбільшою статтею бюджету і найчастішим джерелом зауважень. Аудитори звертають увагу на такі речі:

• немає табелів робочого часу або вони заповнені формально (100 відсотків на проєкт при паралельній роботі на інші гранти);
• сумарна зайнятість працівника за всіма проєктами перевищує 100 відсотків;
• розмір оплати перевищує ставку, закладену в бюджеті, або суттєво відрізняється від ринкової без обґрунтування;
• відсутні наказ про прийняття, посадова інструкція, договір або додаткова угода з прив’язкою до проєкту;
• виплати за цивільно-правовими договорами оформлено без актів виконаних робіт або з актами без змісту;
• податки та ЄСВ нараховано, але до звіту включено суму, що не відповідає обліку.

Як уникнути: заведіть щомісячні табелі для всіх працівників, які фінансуються з грантів, із зазначенням часток по проєктах, підписані працівником і керівником. Звіряйте частки з наказами та бюджетами перед кожним звітом.

Курс валют

Помилки з курсом рідко є навмисними, але саме вони спричиняють розбіжності між звітом і обліком, які аудитор зобов’язаний описати. Типові ситуації:

• у звіті застосовано курс, що не відповідає грантовій угоді (наприклад, курс НБУ на дату витрати замість курсу конвертації траншу);
• курсовий прибуток не відображено або використано на непроєктні цілі без погодження;
• курсові втрати включено до звіту як витрату проєкту, хоча угода цього не дозволяє;
• по різних звітних періодах застосовано різні підходи до перерахунку.

Як уникнути: зафіксуйте правило перерахунку письмово ще до першої витрати і ведіть таблицю траншів із курсами. Детальніше про облік валютних операцій по проєктах ми писали в статті про облік грантів по проєктах.

Зведена таблиця: помилка, наслідок, запобіжник

Помилка	Що напише аудитор	Що зробити заздалегідь
Немає акта до платежу	Витрата не підтверджена	Чек-лист документів при оплаті
Перевищення статті понад 10 %	Неузгоджене відхилення від бюджету	Щомісячний контроль план/факт, запит на перерозподіл
Одна цінова пропозиція	Порушення процедури закупівлі	Політика закупівель із порогами
Табель 100 % на кілька проєктів	Подвійне фінансування оплати праці	Єдиний табель з частками по проєктах
Курс не за угодою	Розбіжність звіту з обліком	Правило перерахунку в справі проєкту

Як підготуватися до аудиту, щоб зауважень не було

1. Проведіть внутрішню звірку: сума витрат по проєкту в обліковій системі має дорівнювати сумі у звіті; усі різниці пояснено довідкою.
2. Складіть реєстр первинних документів у розрізі статей бюджету з посиланням на номер папки або файлу.
3. Перевірте вибірково 10-15 найбільших витрат за повним ланцюжком документів.
4. Перечитайте грантову угоду: період, гнучкість бюджету, пороги закупівель, правила курсу, вимоги до аудиту (аудит за ISA 800/805 чи узгоджені процедури за ISRS 4400).
5. Зберіть в одному місці протоколи, накази, політики, на які посилаєтесь у звіті.

Якщо організація не має ресурсу вести облік у такій деталізації, варто розглянути бухгалтерське обслуговування НПО у компанії, яка щодня працює з донорськими правилами: тоді підготовка до аудиту стає рутиною, а не авралом.

Потрібен аудит гранту, попередня перевірка звіту або консультація перед поданням? Залиште заявку: після ознайомлення із завданням ми підготуємо комерційну пропозицію та відповімо протягом 1 дня.