Облік грантів по проєктах у НПО: витрати, курсові різниці, звіт донору

Грант у неприбутковій організації майже ніколи не буває один. У той самий місяць бухгалтер веде два, три, а іноді десять проєктів від різних донорів, і кожен з них має власний бюджет, валюту, звітний період та правила прийнятності витрат. Якщо облік ведеться «одним котлом», уже перший запит донора на детальний звіт перетворюється на кілька безсонних ночей.

Ця стаття про те, як побудувати проєктний облік грантів так, щоб звіт донору формувався з даних бухгалтерії, а не збирався вручну з виписок і таблиць. Ми спираємось на практику аудиту грантів, яку МК Аудит накопичує понад 20 років, з 2000 року, і на зауваження, які найчастіше з’являються в аудиторських звітах.

Чому облік має бути саме проєктним

Грант за своєю природою є цільовим фінансуванням. Кошти надходять під конкретний бюджет, і організація не може використовувати їх на власний розсуд. У бухгалтерському обліку такі надходження відображають як цільове фінансування на рахунку 48, а дохід визнають у міру здійснення витрат, на які кошти надано. Такий підхід випливає з НП(С)БО 15 «Дохід»: дохід від цільового фінансування визнають у тих періодах, у яких визнано витрати, пов’язані з виконанням умов фінансування.

Із цього правила є практичний наслідок: щоб правильно визнати дохід, потрібно точно знати, які витрати належать до якого гранту. Без проєктної аналітики бухгалтер або визнає дохід «на око», або взагалі не може підтвердити, що кошти конкретного донора витрачено саме на його проєкт. Для аудитора це червоний прапорець, а для донора підстава визнати частину витрат неприйнятними.

Друга причина: донор дивиться на звіт у розрізі свого бюджету, а не в розрізі плану рахунків. Його цікавить, скільки оренди чи зарплати віднесено на його проєкт, за яким правилом і за яким документом.

Прямі витрати: як розділити між проєктами

Прямі витрати легко ідентифікувати з конкретним проєктом: гонорар тренера за захід у межах проєкту, друк матеріалів з логотипом донора, відрядження координатора. Тут головне правило одне: код проєкту має з’являтися на первинному документі або в супровідному розпорядженні ще до оплати, а не після, коли бухгалтер «розкидає» витрати перед звітом.

• у кожному договорі, рахунку та акті вказують назву або код проєкту;
• заявку на платіж погоджує менеджер проєкту, підтверджуючи бюджетну лінію;
• у бухгалтерській програмі платіж проводять із заповненою аналітикою «Проєкт» і «Стаття бюджету»;
• для змішаних документів (один рахунок на кілька проєктів) складають бухгалтерську довідку з розподілом.

Окремої уваги потребує оплата праці. Якщо співробітник працює на кілька проєктів, розподіл його зарплати має спиратися на табель обліку часу або наказ про частку зайнятості. Сумарне навантаження працівника за всіма проєктами не може перевищувати 100 відсотків, а зміна часток посеред проєкту має бути оформлена документально.

Непрямі (адміністративні) витрати

Оренда офісу, комунальні послуги, зв’язок, бухгалтерський супровід, зарплата директора та бухгалтера: ці витрати обслуговують усі проєкти одночасно, і їх неможливо прямо віднести на один грант. Донори вирішують це двома способами.

Фіксований відсоток

Багато донорів дозволяють включати до бюджету адміністративні витрати як відсоток від прямих витрат (часто 7, 10 або 15 відсотків, залежно від правил донора). У такому разі організація не зобов’язана підтверджувати кожну гривню документами, але має бути готова показати, що ці кошти дійсно пішли на утримання організації, а не на витрати, які вже покрито іншим донором.

Розподіл за базою

Інші донори вимагають фактичних витрат з обґрунтованим розподілом. Тоді організації потрібна письмова методика розподілу непрямих витрат, затверджена наказом або як частина облікової політики. Базою можуть бути:

• частка прямих витрат проєкту в загальних прямих витратах організації;
• частка робочого часу персоналу, зайнятого на проєкті;
• частка площі або кількості робочих місць (для оренди та комунальних послуг).

Головна вимога аудитора до будь-якої методики: вона має бути затверджена до початку періоду, застосовуватися послідовно і не призводити до подвійного фінансування однієї й тієї самої витрати з двох джерел.

Курсові різниці

Більшість грантів надходить у доларах або євро, а облік ведеться у гривні. Тут з’являються дві різні задачі, які часто плутають.

Перша задача бухгалтерська. За НП(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів» операції в іноземній валюті відображають у гривні за курсом НБУ на дату операції, а монетарні статті (залишки на валютному рахунку, валютна заборгованість) перераховують на дату балансу та на дату погашення. Курсові різниці за такими статтями визнають у складі доходів або витрат періоду.

Друга задача звітна. Донор хоче бачити витрати у валюті гранту, і правила перерахунку задає саме він: курс на дату отримання траншу, курс на дату кожної витрати, середній курс за період або курс, зафіксований у договорі. Це правило потрібно з’ясувати ще на етапі підписання угоди і закріпити в обліковій політиці проєкту. Курсовий прибуток, який виникає, коли гривневі витрати «коштували» менше валюти, ніж отримано, більшість донорів вимагають або повернути, або використати на цілі проєкту за погодженням. Курсовий збиток, навпаки, як правило, покривають за рахунок проєкту лише тоді, коли це прямо дозволено угодою.

Аналітика в BAS

Типова конфігурація BAS для неприбуткової організації дозволяє налаштувати проєктний облік без доопрацювань програміста. Достатньо кількох рішень на старті.

1. Створити довідник «Проєкти» (або використати «Напрями діяльності») і зробити його обов’язковим субконто на рахунках витрат (23, 92, 949) та на рахунку 48.
2. Створити довідник «Статті бюджету» з ієрархією, що повторює бюджет донора, і прив’язати його як друге субконто до тих самих рахунків.
3. Для кожного гранту відкрити окремий субрахунок або аналітику на банківських рахунках, щоб рух коштів по проєкту зчитувався з оборотно-сальдової відомості.
4. Заборонити проведення витратних документів без заповненого проєкту (у налаштуваннях обов’язковості реквізитів).

Після такого налаштування звіт «Оборотно-сальдова відомість» або «Аналіз субконто» з відбором за проєктом і групуванням за статтями бюджету дає готову основу для фінансового звіту донору. Залишок на рахунку 48 по проєкту показує невикористані кошти, а обороти по статтях відповідають рядкам бюджету.

Звіт донору у форматі бюджету

Фінансовий звіт донору майже завжди має форму «план проти факту» по кожній статті бюджету. Незалежно від шаблону донора, у ньому мають бути такі колонки:

Стаття бюджету	Бюджет	Витрачено за період	Витрачено накопичено	Залишок	Відхилення, %
Оплата праці	40 000	9 800	29 500	10 500	-26
Заходи та тренінги	25 000	7 200	26 100	-1 100	+4
Адміністративні витрати	6 500	1 700	5 560	940	-14

Кілька правил, які позбавляють від зауважень:

• звіт має звірятися з обліковими даними: сума витрат по проєкту в BAS і в звіті збігаються до копійки, а різниці (наприклад, через курс) пояснено окремою довідкою;
• кожен рядок звіту підкріплено реєстром первинних документів із номерами, датами, контрагентами та сумами у валюті гранту;
• відхилення понад дозволену межу (часто 10 відсотків від статті) погоджено з донором письмово до закінчення періоду;
• витрати, здійснені за межами періоду проєкту, до звіту не включаються, навіть якщо їх оплачено з грантового рахунку.

Якщо власного бухгалтера, який знає специфіку донорських проєктів, у організації немає, розумно передати проєктний облік на аутсорсинг: бухгалтерський супровід НПО з окремою аналітикою по кожному гранту обходиться організації значно дешевше, ніж повернення неприйнятних витрат донору.

Якщо вам потрібна допомога з налаштуванням проєктного обліку, підготовкою звіту донору або незалежним аудитом гранту, залиште заявку. Ми ознайомимось із завданням, підготуємо комерційну пропозицію та відповімо протягом 1 дня.