Аудит проекта GIZ: требования к отчётности, документы и сроки

GIZ (Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit): один из самых активных доноров в Украине. Немецкое общество международного сотрудничества финансирует проекты громад, НПО, образовательных и бизнес-объединений через договоры о финансировании (грантовые соглашения, местные субсидии) и договоры о предоставлении услуг.

Условия GIZ по финансовой отчётности известны своей детализацией. Организация должна вести отдельный учёт, соблюдать бюджет по статьям, документировать каждую закупку и во многих случаях подать отчёт независимого аудитора. Ошибки в этих вещах приводят к возврату средств, и именно поэтому стоит разобраться в требованиях на старте проекта, а не за месяц до дедлайна.

В этой статье мы обобщили опыт «МК Аудит» по проверке проектов GIZ: какие документы нужны, что смотрит аудитор, какие замечания встречаются чаще всего и как спланировать сроки.

Какие договоры заключает GIZ и где возникает аудит

Для украинской организации чаще всего речь идёт о трёх форматах сотрудничества:

• Договор о финансировании (Financing Agreement, Zuschussvertrag). GIZ предоставляет средства на реализацию проекта организации-партнёра. Организация отчитывается об использовании по статьям бюджета, а GIZ возмещает или авансирует расходы.
• Местная субсидия (Local Subsidy). Упрощённый формат для меньших сумм, часто с более коротким периодом и меньшим пакетом отчётности.
• Договор о предоставлении услуг. Организация выступает подрядчиком и получает оплату за результат. Финансовая отчётность о расходах здесь обычно не нужна, вместо этого проверяются акты выполненных работ.

Обязанность аудита возникает в договорах о финансировании. Условия договора определяют, нужен ли аудит для промежуточных отчётов или только для итогового, и кто оплачивает услуги аудитора (как правило, расходы на аудит закладывают в бюджет проекта). Требования к аудитору и объёму проверки изложены в техническом задании, которое GIZ прилагает к договору.

Требования GIZ к финансовой отчётности

Формат отчёта

Финансовый отчёт подаётся по форме GIZ: перечень расходов по статьям бюджета со сравнением плановых и фактических сумм, расчёт остатка аванса, доходов (включая банковские проценты) и суммы к перечислению или возврату. Отчёт сопровождается перечнем первичных документов с указанием номера, даты, контрагента, суммы в валюте платежа и в валюте договора.

Ведение учёта

GIZ ожидает, что средства проекта учитываются отдельно: отдельный банковский счёт или, как минимум, отдельная аналитика в бухгалтерской системе. Каждый расход должен прослеживаться от бюджетной статьи до платёжного документа. Смешение средств нескольких доноров на одном счёте без аналитического разделения: типичная причина замечаний.

Бюджетная дисциплина

Расходы признаются только в пределах утверждённого бюджета. Договор предусматривает определённую гибкость между статьями; превышение сверх разрешённого процента требует письменного согласия GIZ до момента осуществления расходов, а не после.

Закупки

Договоры GIZ содержат правила закупок для партнёра: для закупок свыше установленного порога нужно получить несколько сопоставимых предложений (как правило, не менее трёх), задокументировать оценку и выбор. Для крупных сумм процедура усложняется. Пороговые значения указаны в договоре или в общих условиях GIZ, которые к нему прилагаются.

Валюта и курс

Договор фиксирует валюту (обычно евро) и метод пересчёта расходов в гривне. Курсовые разницы должны быть рассчитаны последовательно и задокументированы. Положительные курсовые разницы, как и проценты на остаток, обычно уменьшают сумму к перечислению от GIZ.

Хранение документов

Оригиналы первичных документов хранятся в течение срока, определённого договором, и должны быть доступны для проверок GIZ, немецких государственных органов и аудиторов. На практике речь идёт о многолетнем периоде после завершения проекта.

Что проверяет аудитор проекта GIZ

В зависимости от технического задания аудит проводится как аудит финансового отчёта специального назначения по МСА 800/805 с выражением мнения либо как задание по согласованным процедурам по ISRS 4400. В первом случае аудитор выражает мнение, составлен ли финансовый отчёт проекта во всех существенных аспектах в соответствии с условиями договора с GIZ. Во втором: сообщает фактические результаты по перечню процедур.

В обоих случаях аудитор:

1. сверяет финансовый отчёт с данными бухгалтерского учёта и банковскими выписками;
2. проверяет соответствие расходов бюджету и периоду реализации;
3. проверяет первичные документы выборочно или сплошь: договоры, счета, акты, накладные, платёжные поручения;
4. оценивает соблюдение правил закупок GIZ для каждой закупки свыше порога;
5. проверяет расходы на персонал: договоры, табели, начисление налогов и взносов;
6. проверяет корректность пересчёта валют и учёт процентов;
7. проверяет, отражены ли доходы, остатки аванса и оборудование, приобретённое за средства проекта;
8. формирует отчёт по структуре, предусмотренной техническим заданием GIZ, на украинском и при необходимости английском языке.

О нашем подходе к таким заданиям читайте на странице аудит грантов и донорских проектов.

Документы для аудита: чеклист

Группа	Что подготовить
Договорная база	Договор с GIZ со всеми приложениями, бюджет, переписка об изменениях и согласованиях
Отчёт	Финансовый отчёт по форме GIZ, перечень расходов, сверка с учётом, предыдущие отчёты и комментарии GIZ
Банк и касса	Выписки по счёту проекта за весь период, кассовая книга, авансовые отчёты
Персонал	Договоры, приказы, табели, расчётные ведомости, подтверждение уплаты НДФЛ, военного сбора, ЕСВ
Закупки	Запросы, предложения, протоколы оценки, договоры с поставщиками, акты, накладные, платёжки
Мероприятия	Программы, списки участников с подписями, договоры с тренерами, счета за аренду и питание
Активы	Реестр оборудования, приобретённого по проекту, акты ввода в эксплуатацию, инвентаризация
Партнёры и субгранты	Договоры с партнёрами, их отчёты и первичные документы

Типичные замечания аудиторов

• Расходы не соответствуют бюджетной статье или превышают её без согласования с GIZ.
• Нет доказательств сравнения предложений для закупок свыше порога.
• Табели отсутствуют, подписаны задним числом или не совпадают с расчётом зарплаты.
• Проценты на остаток средств не отражены в отчёте.
• Использован курс, не соответствующий условиям договора.
• Наличные выплаты участникам без подписанных ведомостей.
• Список участников мероприятия не совпадает с количеством оплаченных мест или питания.
• НДС включён в расходы, хотя организация имеет право на возмещение.
• Документы партнёров предоставлены только в виде сводной таблицы без первички.

Большинство замечаний можно устранить ещё до финализации отчёта, если аудитор работает с организацией в режиме диалога, а не «приехал, зафиксировал, уехал». Мы направляем предварительный перечень исключений и даём время на пояснения и поиск документов.

Сроки: как спланировать

Договор с GIZ определяет срок подачи финансового отчёта после завершения отчётного периода или проекта, и этот срок обычно составляет несколько недель или месяцев. Аудиторский отчёт подают вместе с финансовым или вскоре после него. Практическая рекомендация:

1. Выбирайте аудитора и подписывайте договор ещё до завершения проекта, чтобы аудитор мог ознакомиться с договором и бюджетом.
2. Закладывайте на аудит две-четыре недели с момента передачи полного пакета документов.
3. Оставляйте одну-две недели на устранение исключений и внесение исправлений в отчёт.
4. Согласуйте с менеджером GIZ, нужен ли отчёт на английском языке.

Если учёт проекта ведётся неидеально, целесообразно заказать бухгалтерскую проверку или передать бухгалтерский учёт проекта специалистам, которые уже работали с формами GIZ.

Готовите отчёт для GIZ и нужен аудит? Оставьте заявку: мы ознакомимся с задачей и направим коммерческое предложение. Отвечаем в течение 1 дня.