Учёт грантов по проектам в НКО: расходы, курсовые разницы, отчёт донору

Грант в некоммерческой организации почти никогда не бывает один. В один и тот же месяц бухгалтер ведёт два, три, а иногда десять проектов разных доноров, и у каждого свой бюджет, валюта, отчётный период и правила приемлемости расходов. Если учёт ведётся «одним котлом», первый же запрос донора на детальный отчёт превращается в несколько бессонных ночей.

Эта статья о том, как построить проектный учёт грантов так, чтобы отчёт донору формировался из данных бухгалтерии, а не собирался вручную из выписок и таблиц. Мы опираемся на практику аудита грантов, которую МК Аудит накапливает более 20 лет, с 2000 года, и на замечания, чаще всего встречающиеся в аудиторских отчётах.

Почему учёт должен быть именно проектным

Грант по своей природе является целевым финансированием. Средства поступают под конкретный бюджет, и организация не может использовать их по своему усмотрению. В бухгалтерском учёте такие поступления отражают как целевое финансирование на счёте 48, а доход признают по мере осуществления расходов, на которые средства предоставлены. Такой подход следует из НП(С)БУ 15 «Доход»: доход от целевого финансирования признают в тех периодах, в которых признаны расходы, связанные с выполнением условий финансирования.

Отсюда практическое следствие: чтобы правильно признать доход, нужно точно знать, какие расходы относятся к какому гранту. Без проектной аналитики бухгалтер либо признаёт доход «на глаз», либо вообще не может подтвердить, что средства конкретного донора потрачены именно на его проект. Для аудитора это красный флаг, для донора основание признать часть расходов неприемлемыми.

Вторая причина: донор смотрит на отчёт в разрезе своего бюджета, а не плана счетов. Ему важно, сколько аренды или зарплаты отнесено на его проект, по какому правилу и по какому документу.

Прямые расходы: как разделить между проектами

Прямые расходы легко связать с конкретным проектом: гонорар тренера за мероприятие проекта, печать материалов с логотипом донора, командировка координатора. Главное правило одно: код проекта должен появляться на первичном документе или в сопроводительном распоряжении до оплаты, а не после, когда бухгалтер «раскидывает» расходы перед отчётом.

• в каждом договоре, счёте и акте указывают название или код проекта;
• заявку на платёж согласует менеджер проекта, подтверждая бюджетную линию;
• в бухгалтерской программе платёж проводят с заполненной аналитикой «Проект» и «Статья бюджета»;
• для смешанных документов (один счёт на несколько проектов) составляют бухгалтерскую справку с распределением.

Отдельного внимания требует оплата труда. Если сотрудник работает на несколько проектов, распределение его зарплаты должно опираться на табель учёта времени или приказ о доле занятости. Суммарная нагрузка сотрудника по всем проектам не может превышать 100 процентов, а изменение долей в середине проекта оформляется документально.

Косвенные (административные) расходы

Аренда офиса, коммунальные услуги, связь, бухгалтерское сопровождение, зарплата директора и бухгалтера обслуживают все проекты одновременно, и их невозможно прямо отнести на один грант. Доноры решают это двумя способами.

Фиксированный процент

Многие доноры разрешают включать в бюджет административные расходы как процент от прямых расходов (часто 7, 10 или 15 процентов в зависимости от правил донора). В этом случае организация не обязана подтверждать каждую гривну документами, но должна быть готова показать, что эти средства действительно пошли на содержание организации, а не на расходы, уже покрытые другим донором.

Распределение по базе

Другие доноры требуют фактических расходов с обоснованным распределением. Тогда организации нужна письменная методика распределения косвенных расходов, утверждённая приказом или как часть учётной политики. Базой могут быть:

• доля прямых расходов проекта в общих прямых расходах организации;
• доля рабочего времени персонала, занятого в проекте;
• доля площади или количества рабочих мест (для аренды и коммунальных услуг).

Главное требование аудитора к любой методике: она утверждена до начала периода, применяется последовательно и не приводит к двойному финансированию одного и того же расхода из двух источников.

Курсовые разницы

Большинство грантов поступает в долларах или евро, а учёт ведётся в гривне. Здесь возникают две разные задачи, которые часто путают.

Первая задача бухгалтерская. По НП(С)БУ 21 «Влияние изменений валютных курсов» операции в иностранной валюте отражают в гривне по курсу НБУ на дату операции, а монетарные статьи (остатки на валютном счёте, валютная задолженность) пересчитывают на дату баланса и на дату погашения. Курсовые разницы по таким статьям признают в составе доходов или расходов периода.

Вторая задача отчётная. Донор хочет видеть расходы в валюте гранта, и правило пересчёта задаёт именно он: курс на дату получения транша, курс на дату каждого расхода, средний курс за период или курс, зафиксированный в договоре. Это правило нужно выяснить на этапе подписания соглашения и закрепить в учётной политике проекта. Курсовую прибыль, возникающую, когда гривневые расходы «стоили» меньше валюты, чем получено, большинство доноров требуют либо вернуть, либо использовать на цели проекта по согласованию. Курсовой убыток, напротив, покрывают за счёт проекта только тогда, когда это прямо разрешено соглашением.

Аналитика в BAS

Типовая конфигурация BAS для некоммерческой организации позволяет настроить проектный учёт без доработок программиста. Достаточно нескольких решений на старте.

1. Создать справочник «Проекты» (или использовать «Направления деятельности») и сделать его обязательным субконто на счетах расходов (23, 92, 949) и на счёте 48.
2. Создать справочник «Статьи бюджета» с иерархией, повторяющей бюджет донора, и привязать его как второе субконто к тем же счетам.
3. Для каждого гранта открыть отдельный субсчёт или аналитику на банковских счетах, чтобы движение средств по проекту читалось из оборотно-сальдовой ведомости.
4. Запретить проведение расходных документов без заполненного проекта (в настройках обязательности реквизитов).

После такой настройки отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость» или «Анализ субконто» с отбором по проекту и группировкой по статьям бюджета даёт готовую основу для финансового отчёта донору. Остаток на счёте 48 по проекту показывает неиспользованные средства, а обороты по статьям соответствуют строкам бюджета.

Отчёт донору в формате бюджета

Финансовый отчёт донору почти всегда имеет форму «план против факта» по каждой статье бюджета. Независимо от шаблона донора, в нём должны быть такие колонки:

Статья бюджета	Бюджет	Израсходовано за период	Израсходовано нарастающим итогом	Остаток	Отклонение, %
Оплата труда	40 000	9 800	29 500	10 500	-26
Мероприятия и тренинги	25 000	7 200	26 100	-1 100	+4
Административные расходы	6 500	1 700	5 560	940	-14

Несколько правил, которые избавляют от замечаний:

• отчёт сверяется с учётными данными: сумма расходов по проекту в BAS и в отчёте совпадают до копейки, а разницы (например, из-за курса) объяснены отдельной справкой;
• каждая строка отчёта подкреплена реестром первичных документов с номерами, датами, контрагентами и суммами в валюте гранта;
• отклонения сверх разрешённого предела (часто 10 процентов от статьи) согласованы с донором письменно до окончания периода;
• расходы за пределами периода проекта в отчёт не включаются, даже если они оплачены с грантового счёта.

Если в организации нет собственного бухгалтера, знающего специфику донорских проектов, разумно передать проектный учёт на аутсорсинг: бухгалтерское сопровождение НКО с отдельной аналитикой по каждому гранту обходится организации значительно дешевле, чем возврат неприемлемых расходов донору.

Если вам нужна помощь с настройкой проектного учёта, подготовкой отчёта донору или независимым аудитом гранта, оставьте заявку. Мы ознакомимся с задачей, подготовим коммерческое предложение и ответим в течение 1 дня.