Оформлення в бухгалтерському обліку безкоштовної роздачі товарів
Наближаються новорічні свята, і разом з ним чудова пора радості та подарунків. Напередодні свят багато компанії організовують рекламні акції, однією із яких є безкоштовна роздача товарів.
Вона регламентується нормами Цивільного кодексу України (далі — ЦКУ). Адже це — ніщо інше як «дарування».
Згідно до ч. 1 ст. 717 ЦКУ, за договором дарування одна сторона (дарувальник) передає чи зобов’язується передати в майбутньому другій стороні (обдаровуваному) безоплатно майно (дарунок) у власність.
Звертаємо Вашу увагу!
Укладати договір з кожним кому підприємство дарує товар не потрібно, адже згідно з ЦКУ є можливість укладання договору усно (ч.1 ст. 719 ЦКУ). Звичайно, якщо ми уклали договір усно це не означає відсутність юридичних наслідків. Під юридичними наслідками мається на увазі передача права власності на товар від підприємства фізичні особі.
Таке право виникає в отримувача з моменту його прийняття (ч. 1 ст. 722 ЦКУ). А отже, підприємство із цього моменту втрачає право власності на такий товар.
Звертаємо Вашу увагу!
Згідно (ч.1 ст. 719 ЦКУ) дарування товарів без укладання договору можливо коли даруються предмети особистого користування та побутового призначення, тобто, не дуже цінні речі. Для прикладу згідно ч.2 ст. 719 ЦКУ при дарування нерухомості потрібно обов’язково укладати письмовий договір та завіряти нотаріально, згідно ч. 4 ст. 719 ЦКУ при даруванні рухомих речей, які мають особливу цінність, потрібно укладати письмовий договір.
Як документально оформити дарування товару
Для початку потрібно оформити наказ керівника. У ньому потрібно вказати головні деталі: дату (період), відповідальних осіб, також потрібно зазначити що таке дарування відбувається в рекламних цілях з метою реклами та пропагування господарської діяльності підприємства. Далі його потрібно доповнювати залежно від специфіки діяльності підприємства.
Наступним документом може бути програма безкоштовної роздачі товарів (надалі-програма). Програму можна робити як самостійний документ або ж як додаток до наказу керівника. Вона обов’язково має бути затверджена керівником. Інформація в програмі повинна бути як можливо більш інформативною, краще чітко та детально розписати в документі всі технологічні аспекти проведення акції. Наприклад, місце й точний час(період) проведення акції, кількість та найменування товару що буде приймати участь в акції, критерії визначення переможців акції, права та обов’язки що виникають в учасників та організатора акції і.т.д.
Потім, на основі програми можна скласти кошторис витрат які необхідні для її проведення.
Далі, потрібно прослідкувати щоб в наявності були всі первині документи, що будуть підтверджувати факт придбання або виготовлення продукції, виконання робіт чи надання послуг.
Це можуть бути: акт, податкова накладна, товарна накладна, внутрішні документи (відомість, акт, накладна) про переміщення товарів, готової продукції, ТМЦ і.т.д
Оформлення передачі акційних товарів відповідальному працівнику здійснюють оформленням накладної на відпуск( внутрішнє переміщення) товарно-матеріальних цінностей за формою М-111. Вона має бути складена щонайменш у двох примірниках. Один з яких залишається у відповідальної особи інший передається на склад.
По закінченню акції відповідальні особи мають скласти звіт про фактично понесені витрати на проведення акції. Документ складається в довільні формі, але деякі реквізити варто обов’язково зазначити: кількість товарів що були роздані, документ на підставі якого вони були надані, витрати що були понесені на проведення акції та інші деталі. Якщо не всі акційні товари були роздані, то працівнику якому вони надавались під звіт, їх потрібно повернути назад на підприємство для цього оформлюємо накладну за формою М-11.
Також, деякі обережні бухгалтера додатково складають акт списання безкоштовно розданих товарів. Даний акт затверджує комісія її склад може бути визначено в наказі проведення рекламної роздачі або окремим документом. Форма такого акту затверджена тільки для бюджетних установ, тому можна або скористатись нею або взяти за зразок та розробити для свого підприємства свою форму.
